Категория: Инструкции
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем структурного подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения сотрудникам войскового правления, должны быть завизированы.
Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
Ректор ФГОУ ВПО
академия государственной службы»
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др. гриф согласования оформляют следующим образом:
от 05.06.2007 № 430-162
Протокол заседания Правления
страховой компании «Росгосстрах»
от 05.06.2007 № 10
Если согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания оформляют следующим образом, например:
Начальник юридического отдела
На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне визового документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Начальник юридического отдела
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны визовой копии отправляемого документа.
Образец листа согласования приведен в приложении № 13.
Допускается, по усмотрению руководства, полистное визирование документа и его приложения.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Документы войскового казачьего общества заверяются печатью войскового казачьего общества, если иное не предусмотрено уставом.
Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Начальник отдела кадров
Копия документа может заверяться штампами структурных подразделений войскового правления, на которые возложены функции:
по документационному обеспечению (при наличии подлинника заверяет любую копию);
кадрового обеспечения (кадровые документы и документы по личному составу);
обеспечения безопасности (документы ограниченного доступа и секретные документы);
бухгалтерского учета и сводной отчетности (финансовые и отчетные документы).
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Исп. Кравченко В.В.
Тел. (863) 240-25-47
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении: слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения войскового правления, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в войсковое казачье общество проставлять в виде штампа, например:
Иркутское войсковое казачье общество
от «__»____________20___ г.
Проекты служебных писем на официальных бланках с изображением герба войскового казачьего общества оформляются согласно следующим требованиям:
каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое, 20 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее;
реквизит «Адресат» печатается с отступлением в 4 см от верхнего края листа (для угловых бланков), 8 см от верхнего края листа (для продольных бланков) и 11-12 см от левого края листа (2, 4 и 9-10 на отметках верхней и боковой линеек текстового редактора Microsoft Word 6.0). Строки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке;
краткое содержание (если есть) пишется с отступлением в 11 см
от верхнего края листа (отметка 9 на боковой линейке тестового редактора Microsoft Word 6.0) шрифтом Times New Roman размер 11 в интервале от 2 см до 8 см от левого края листа (в интервале отметок от 0 до 8 на верхней линейке текстового редактора Microsoft Word 6.0) не более 4-5 строк;
обращение «Уважаемый …» с указанием имени и отчества печатается шрифтом Times New Roman размер 14 и отделяется от краткого содержания (при его наличии) 1 межстрочным интервалом с выравниванием по центру;
текст письма печатается шрифтом Times New Roman размер 14. При наличии краткого содержания и/или обращения текст отделяется
от реквизитов 1 межстрочным интервалом. В случае их отсутствия текст пишется с отступлением в 11 см от верхнего края листа (отметка 9 на боковой линейке текстового редактора Microsoft Word 6.0). Отступ красной строки по всему тексту должен быть одинаковым и составлять 1,25 – 1,5 см;
в первом абзаце текста наименование войскового казачьего общества пишется полностью, далее по тексту возможно использование сокращенного наименования в соответствии с уставом;
при оформлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без точки;
отметка о наличии приложения оформляется с пропуском одной строки от основного текста с красной строки, шрифтом Times New Roman размером 14;
строка с указанием должности подписавшего, подписи и расшифровки подписи располагается от левого края страницы и отделяется
от основного текста (приложения) двумя однострочными интервалами, при использовании бланка войскового казачьего общества без указания названия войскового казачьего общества; при использовании бланков войскового атамана, первого заместителя (товарища) войскового атамана, заместителя войскового атамана – должность не указывается;
расшифровка подписи (инициалы и фамилия) располагаются у правого края страницы;
отметка об исполнителе и его телефон оформляется в 2 строки
в нижней части страницы от левого края страницы шрифтом Times New Roman размером 9, либо в нижнем левом углу с обратной стороны бланка.
Образец оформления служебного письма приведен в приложениях
№ 14 и № 15.
Акты распорядительного характера издаются войсковым казачьим обществом в пределах его компетенции в виде приказов и распоряжений.
Приказами войскового атамана оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы войскового казачьего общества в соответствии с уставом.
Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения войскового правления на основании поручений войскового атамана и заместителей войскового атамана, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции кадрового обеспечения, на основании соответствующих представлений.
Приказы подписываются войсковым атаманом, либо лицом, временно исполняющим обязанности войскового атамана в соответствии с уставом.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений войскового правления, которые готовят и вносят проект.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов, за исключением кадровых, возлагается на структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.
Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения войскового правления, внесшим проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также начальником структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции юридического сопровождения деятельности войскового казачьего общества. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию.
Проекты приказов, представляемые войсковому атаману на подпись, визируются заместителями войскового атамана в соответствии с распределением обязанностей.
Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются последовательно в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.
Копии приказов заверяются руководителем структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю. Оригиналы приказов, за исключением кадровых, хранятся в структурном подразделении войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.
Проект приказа во исполнение решения Совета при Президенте Российской Федерации по делам казачества, требований органов государственной власти, осуществляющих контрольно-надзорные функции, должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.
Приказ печатается на бланке установленной формы
со следующими реквизитами:
герб войскового казачьего общества;
наименование войскового казачьего общества;
наименование вида документа – ПРИКАЗ .
Дата и номер проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов и оформляются словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2010 г. № 21.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, например:
Об утверждении инструкции по делопроизводству
Терского войскового казачьего общества
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Заголовок, преамбула и содержание приказа отделяются 2 межстрочными интервалами.
Текст приказа печатается шрифтом Times New Roman 14 размером
через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии
1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю », которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения с указанием фамилии их руководителей в скобках или конкретные исполнители. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении войскового правления или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу. ».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения. ». Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Лист согласования включает должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.
Приказы подписывает войсковой атаман, а в его отсутствие – первый заместитель (товарищ) войскового атамана в соответствии с уставом.
Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения войскового правления, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.
Виза ставится на лицевой стороне последнего листа приложения.
Совместные приказы войсковых казачьих обществ печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования войсковых казачьих обществ располагаются на одном уровне;
наименование вида документа (приказ) располагается по центру;
дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается по центру;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более войсковыми казачьими обществами, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих войсковых казачьих обществ, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
подписи руководителей войсковых казачьих обществ располагаются ниже текста одна под другой в порядке перечисления этих войсковых казачьих обществ.
Образец оформления приказов приведен в приложении № 16.
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, обозначенным уставом.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности.
Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются войсковым атаманом, или как акты, утверждаемые советом атаманов; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении войскового казачьего общества.
Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке войскового казачьего общества. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается без бланка.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностной регламент начальника штаба).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность
за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться
на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Образец оформления положения приведен в приложении № 17.
Протокол составляется на основании записей, произведенных
во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями и другими организациями,
на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или организационно-протокольный отдел и сотрудников структурных подразделений войскового правления, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен, как правило, в течении суток после окончания заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку.
Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании вместе с выпиской из протокола о принятых решениях, направляются
в структурное подразделение-исполнитель для исполнения с последующей подшивкой в дело.
Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов – по акту.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка:
Для служебного пользования
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Место и дата проведения мероприятия.
Председатель или Председательствующий.
Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Повестка дня – перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.
Докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
^ Общие обязанности атаманов (командиров) казачьих подразделений
158. Атаман Войска (отдела, станицы, хутора) является единоначальником и несет личную ответственность перед государством и Кругом за состояние вверенного ему подразделения и выполнения поставленных задач и наказов казаков. Он отвечает: за боевую и мобилизационную подготовку, воспитание, дисциплину и моральное состояние личного состава; за состояние и сохранность техники, имущества и материальных средств; за финансово-экономическое состояние подразделения; хозяйственно-производственную деятельность структурных подразделений.
159. Атаман должен всесторонне знать действительное состояние вверенного ему подразделения и принимать меры по его совершенствованию.
160. Атаман должен твердо и последовательно проводить в жизнь политику государства и решений Круга, быть организатором и руководителем обучения и воспитания подчиненных; постоянно совершенствовать методы и формы управления казачьим обществом; настойчиво работать над развитием своих организаторских способностей и совершенствованием методических навыков; изучать и внедрять в практику все новое передовое, способствующее повышению эффективности работы казачьих обществ, обучение и воспитание подчиненных; сочетать высокую требовательность и принципиальность, а также непримиримость к недостаткам с доверием и уважением к казакам, постоянной заботой о них, не допускать грубости и не унижать их личного достоинства. Он должен служить для подчиненных примером строгого соблюдения традиций и присяги, моральных и этических норм поведения, выполнения требований законов, уставов и своих служебных обязанностей.
161. Атаман обязан непосредственно руководить деятельностью казачьих обществ (подразделений), поддерживать высокую дисциплину во вверенном ему подразделении; всесторонне изучать личный состав путем личного общения, как на службе, так и в быту; учитывать в работе их предложения и просьбы. Он должен знать их деловые и моральные качества; повседневно заниматься правовым и воинским воспитанием личного состава, опираясь в своей деятельности на Советы Атаманов, Советы Стариков, священнослужителей и в полной мере используя их влияние для выполнения задач, стоящих перед казачьей организацией.174. Атаманы станиц и хуторов, командиры структурных подразделений прием и сдачу дел и должности производят на основании приказа атамана отдела. О приеме и сдаче дел и должности рапортом докладывают атаману отдела. Принимающий должность при своем рапорте представляет акт о приеме станицы (хутора).
175. Срок для приема и сдачи дел и должности Войскового Атамана устанавливается не более 10 дней, заместителей Войскового Атамана и атаманов отделов не более 5 дней, заместителей атаманов отделов не более 3-х дней. Другим должностным лицам срок приема и сдачи дел и должности определяется старшим атаманом (начальником) и указывается в приказе.
176. Вновь избранные (назначенные) атаманы отделов, станиц и хуторов при приеме должности производят опрос казаков в целях выявления и удовлетворения их заявлений и жалоб. О времени и порядке опроса объявляется за 2-3 дня до начала опроса. Лица, производящие опрос, обязаны до его начала ознакомиться с книгой предложений, заявлений и жалоб отдела.
^ ГЛАВА 7
Обязанности должностных лиц казачьих обществ
Войсковой Атаман
177. Атаман войскового казачьего общества (Войсковой Атаман) в мирное и военное время несет полную персональную ответственность перед Кругом и Государством за состояние вверенного ему Войска. Войсковой Атаман является прямым начальником всего личного состава Войска.
178. Войсковой Атаман осуществляет свою деятельность на основе Конституции РФ, федеральных законов, Указов Президента РФ, Постановлений Правительства РФ, законов и нормативных правовых актов субъектов РФ, уставов войскового казачьего общества, а также настоящего Устава.
179. Войсковой Атаман избирается Большим отчетно-выборным Кругом войскового казачьего общества и утверждается Указом Президента РФ по представлению Полномочного представителя Президента РФ в федеральном округе.
180. Войсковой Атаман обязан:Начальник штаба подчиняется Войсковому Атаману (отдела), является его первым заместителем и прямым начальником всего личного состава Войска (отдела). При проведении в жизнь решений Войскового Атамана, имеет право отдавать распоряжения (приказания) от его имени, подписывать документы, в случае крайней необходимости, за Атамана, за исключением финансовых.
О наиболее важных отданных распоряжениях (приказаниях) докладывать Войсковому Атаману.
^ Заместитель Войскового Атамана