Рейтинг: 4.5/5.0 (1841 проголосовавших)Категория: Инструкции
Основная цель должностной инструкции – привести работу специалиста в соответствие с целями компании. Здесь нет стандартов, но есть основные правила, которые имеют практическое значение.
Включите в перечень сведений все виды деятельности, которые необходимо совершать специалисту; служебное взаимодействие с сотрудниками из своего и других отделов. Обозначьте характер этого взаимодействия; перечень оборудования, с которым должен будет иметь дело специалист – сюда же включаются сведения о материалах и знаниях, необходимых для квалифицированной деятельности. Опишите нормативные показатели деятельности, за что и в каком размере будет производиться оплата труда; условия труда.
Должностные обязанности работника не могут быть представлены внушительным томом – это обычно 2-3 листа машинописного текста, поэтому опишите все виды работ емко и точно, чтобы в дальнейшем избежать непонимания со стороны работника. Употребите применительно к обязанностям собирательные выражения, если вопрос стоит о работе в офисе. Абсолютно конкретные инструкции необходимы, если должностные обязанности пишутся для работников на производстве.
В список должностных обязанностей внесите пункт подчиненности работника.
Должностная инструкция обязательно содержит сведения о субординации на предприятии – данное положение в документе снимает в дальнейшем претензии работников по поводу того, кто и чем может распоряжаться. Возможны варианты двойного подчинения – по одним вопросам специалист находится в распоряжении одного руководителя, по другим – в ведомстве другого.
Следующий пункт – рабочее время. Обязательно опишите возможность привлечения к работе в случае форс-мажорных обстоятельств. Также пропишите оплату за работу в выходные дни и праздники.
Важный момент: в должностной инструкции оговорите несение ответственности сторон за соблюдение указанных в перечисленных выше пунктах обязанностей. За несоблюдение пропишите меры взыскания в рамках действующего законодательства.
Оформляйте должностную инструкцию строго в официально-деловом стиле. Каждый пункт пропишите с новой строки и отметьте следующей по счету цифрой. Документ подписывается сторонами в двойном экземпляре – один остается у сотрудника, второй – в отделе кадров предприятия.
Совет 2: Как написать должностную инструкциюРаботник, занимая определенную должность, обязан знать, какие требования предъявляются к его работе, что и как ему нужно выполнять. Для этого существуют должностные инструкции. Но их составление, оформление и изменение никак не регламентируется нормативными правовыми актами, это делается по желанию работодателя. Что в таком случае необходимо указывать в должностной инструкции?
Оформите шапку должностной инструкции, в которой укажите:
- полное название организации (если это филиал, то пропишите его наименование) в левом верхнем углу;
- в правом верхнем углу грифы утверждения и согласования (должность полностью, подпись и расшифровка утверждающего (согласующего), дата утверждения (согласования)). Инструкция вступает в силу с даты утверждения документа;
- ниже с правой стороны напишите наименование документа и должности (например, «Должностная инструкция мастера участка котельных и тепловых сетей»), дату составления и номер.
В первой главе «Общие положения» укажите наименование должности по штатному расписанию; требования к образованию, стажу работы и возрасту (если есть); место в иерархии предприятия (кому подчиняется должностное лицо и кто подчиняется ему); по каким условиям назначается, замещается, освобождается от должности; возможность совмещения; какими документами руководствуется при работе.
В главе «Должностные обязанности» определите направление деятельности работника, цели его работы для предприятия. Здесь же укажите и его функции, формы участия специалиста в управлении организацией (предприятием, отделом и т.п.): согласовывает, контролирует, исполняет, курирует и т.д.
В следующей главе «Права» определите, какие права имеет должностное лицо в соответствии с трудовым договором и трудовым законодательством Российской Федерации (например, «давать подчиненным ему работникам участка обязательные к исполнению поручения», «знакомиться с проектами решений руководителя, касающимися деятельности соответствующего структурного подразделения или участка выполняемой им работы» и т.д.).
В четвертой главе «Ответственность» укажите, за что несет ответственность работник, в каких случаях на него может быть наложено взыскание (например, «мастер участка котельных и тепловых сетей несет ответственность за недостоверную информацию о состоянии выполнения планов работ возглавляемого участка» и т.д.).
Ознакомьте работника с должностной инструкцией под роспись. Лист ознакомления, где ставятся дата и подпись должностного лица, прилагается к инструкции.
1. Для лучшего восприятия текста должностной инструкции разбейте его на главы и пункты, которые пронумеруйте римскими и арабскими цифрами соответственно.
2. Используйте «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» в редакции постановления Министерства труда России от 21.01.2000 г. № 7, в котором указаны квалификационные характеристики многих должностей.
Во-первых, это информирование вновь поступившего работника о его обязанностях.
Во-вторых, ДИ определяет периметр ответственности должности. В тексте указывается пошаговый алгоритм исполнения трудовых обязанностей. Наличие данного периметра предполагает не только ограничения, но и трудовую свободу. То есть в документе указывается о том, какие шаги могут быть сделаны работником самостоятельно.
Стоит отметить, что для руководителей структурных подразделений ДИ не оформляют. Для государственных структур оформление данного документа является обязательным. А вот для коммерческих (негосударственных) такого требования Законодательство не выдвигает.
Если принять решение не оформлять этот документ для нанятых работников, в трудовом соглашении должна быть соответствующая запись.
Ниже приведены бесплатные примеры и образцы должностных инструкций. Стоит учитывать, что каждая должность несет в себе особенности, а каждая структура имеет свои отличия в организации рабочего процесса.
Если при составлении документа возникнут трудности, можно обратиться за помощью к нашим профессионалам.
Ниже расположен типовой бланк и образец должностной инструкции, вариант которого можно скачать бесплатно.
Охрана труда и пожарная безопасность
в учреждениях здравоохранения N 7, 2013
Коренков Г.П.. юрисконсульт
Центр изучения проблем здравоохранения и образования
С 1 июля текущего года вступили в силу новые квалификационные характеристики должностей специалистов, осуществляющих работы в области охраны труда, утв. приказом Минздравсоцразвития РФ от 17.05.2012 N 559н. Соответственно, подлежат пересмотру должностные инструкции этой категории работников.
Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, функции, обязанности, права и ответственность работников. Четкая организационно-правовая регламентация служебной деятельности способствует рациональной организации и повышению производительности труда, более полному использованию профессионального и творческого потенциала кадровых ресурсов, обеспечивает большую объективность при аттестации работника, его поощрении и наложении на него дисциплинарного взыскания.
Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности, носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового контракта (договора), в т.ч. при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.
В должностной инструкции указывают наименование учреждения, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения (.
Должностная инструкция состоит из четырех основных разделов:
В разделе "Общие положения" указывают:
- уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;
- требования к стажу работы по специальности;
- основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно-правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей;
- основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия;
- перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников, непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются);
- порядок замещения работника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.
В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.
В разделе "Должностные обязанности" указывают обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения с подробным изложением основных направлений его трудовой деятельности. Перечень должностных обязанностей может быть дополнен или сокращен в зависимости от внешних и внутренних условий деятельности учреждения.
Как правильно написать должностную инструкцию специалиста в области охраны труда?
Несмотря на отсутствие в Трудовом кодексе обязанности по составлению и ведению должностных инструкций, во многих учреждениях без них никак не обойтись. А для отдельных категорий работников (гражданские, муниципальные служащие) она является одним из значимых документов, на основании которых осуществляется профессиональная служебная деятельность. Образцы некоторых инструкций установлены нормативными правовыми актами. Как составить должностную инструкцию в учреждении, если для нее не предусмотрена типовая форма, как ее разработать и утвердить, как внести изменения? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в статье.
В Трудовом кодексе не уделяется внимания должностной инструкции, однако о ней часто упоминается в письмах Роструда. Определим, что представляет собою эта инструкция и так ли уж она нужна.
Согласно Современному экономическому словарю [1] должностной считается инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме. А в Письме Роструда от 09.08.2007 № 3042?6?0 говорится, что должностная инструкция – это документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника и являющийся неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений.
Должностная инструкция необходима и работодателю, и работнику. Ее следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Обратите внимание, что инструкция разрабатывается именно для конкретной должности, а не для конкретного работника.
Согласно указанному письму отсутствие должностной инструкции в отдельных случаях мешает работодателю обоснованно отказать в приеме на работу (поскольку именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника), объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, распределить трудовые функции между сотрудниками, временно перевести работника на другую работу, оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Внесем ясность в данную формулировку. В соответствии со ст. 64 ТК РФ запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора, то есть отказ, обусловленный обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами работника. Под деловыми качествами согласно Постановлению Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 [2] понимаются способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств (например, состояние здоровья, определенный уровень образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли). Таким образом, наличие должностной инструкции позволит обоснованно отказать в приеме на работу лицу, не имеющему достаточного стажа или квалификации.
Согласно ст. 71 ТК РФ при неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом не позднее чем за три дня, с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Таким образом, должностная инструкция, где перечислены обязанности, которые должен был выполнять работник, может стать основанием для его увольнения как не выдержавшего испытание.
В силу ст. 192 ТК РФ дисциплинарный проступок – это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Таким образом, прежде, чем привлечь работника к дисциплинарной ответственности, работодатель должен обратиться к должностной инструкции.
Кроме этого, в должностной инструкции предусматривается возможность замещения работником другого, отсутствующего работника, например, когда заместитель начальника отдела временно исполняет обязанности начальника отдела во время его отсутствия или врач одной специализации замещает должность врача другой специализации.
В организации также могут быть работники, занимающие одинаковые должности, но имеющие разные оклады. Это неправильно, поскольку в соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель должен обеспечить равную плату за труд равной ценности. И в этом случае именно должностные инструкции будут доказательством того, что права работников не нарушены. Для этого в инструкциях следует отразить показатели качества труда, влияющие на заработную плату: разные должностные обязанности, разный объем выполняемой работы, квалификационные требования и др. (Но все же во избежание сложностей с контролирующими органами в названия одинаковых должностей рекомендуем вводить слова «старший», «ведущий» и т. п.)
Должностные инструкции также помогают обосновать некоторые расходы – транспортные (для лиц, чья работа имеет разъездной характер), на сотовую связь и т. п. Большое значение имеют инструкции в случаях привлечения работников по гражданско-правовым договорам для выполнения задач, которые не входят в должностные обязанности штатных сотрудников.
Таким образом, основными целями создания должностных инструкций являются:
Некоторые работодатели ограничиваются тем, что указывают трудовую функцию (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации) в трудовом договоре, даже не прописывая должностные обязанности. При этом работодатель ссылается на существование тарифно-квалификационных справочников, в которых установлены требования к различным категориям работников. И это не будет нарушением трудового законодательства. Но, используя должностные инструкции, работодатель облегчает жизнь в первую очередь самому себе, ведь преимущества, как говорится, налицо.
Порядок разработки должностной инструкцииПри разработке должностных инструкций можно воспользоваться Рекомендациями, утвержденными Приказом Госкомэкологии РФ от 10.12.1997 № 552 [3]. Руководством по оформлению и структурированию инструкций послужит ГОСТ Р 6.30?2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [4] .
В состав реквизитов должностных инструкций должны включаться наименование организации и наименование документа, дата и номер, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись разработчика и визы согласования.
За основу квалификационных характеристик каждой должности применяются следующие нормативные акты:
При этом с учетом специфики организации форма, структура и содержание инструкции могут иметь свои особенности.
Как правило, должностная инструкция состоит из следующих разделов:
1. Общие положения. Включают в себя:
2. Должностные обязанности. Раздел включает в себя описание конкретных ежедневных, еженедельных, ежемесячных и т. д. обязанностей, которые работник должен выполнять в рамках возложенных на него функций, а также обязанности, предполагающие использование определенных форм и методов работы, порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
3. Права работника. Приводится перечень прав, предоставляемых работнику для успешного выполнения возложенных на него обязанностей, которые вытекают как из функций организации, так и из функций структурного подразделения. К таким правам, например, относятся следующие: принимать решения в соответствии с должностными обязанностями, принимать участие в разработке различного вида программ, вносить предложения по совершенствованию рабочего процесса, повышать свою квалификацию.
4. Связи по должности. Перечисляется круг лиц, с которыми работник взаимодействует, осуществляя трудовую деятельность, указывается функциональное и линейное подчинение или руководство, в том числе сроки и порядок предоставления информации, порядок подписания и согласования документов и др.
5. Ответственность. Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение работником своих должностных обязанностей согласно трудовому законодательству. В данном разделе могут перечисляться конкретные виды нарушений, за которые применяются конкретные виды ответственности. Прописывая меры ответственности, нужно делать ссылку на статью соответствующего нормативного правового акта – ТК РФ, ГК РФ, КоАП РФ или УК РФ.
6. Оценка работы. Здесь устанавливаются:
7. Заключительные положения. В этом разделе может быть прописан порядок вступления данного документа в силу, внесения в него изменений и т. д.
Отметим, что работодатель не может включать в должностную инструкцию положения, не установленные Трудовым кодексом, в частности, дополнительные основания увольнения работника. В Письме Роструда от 30.11.2009 № 3520?6?1 (далее – Письмо № 3520-6-1) было дано разъяснение, что положение о возможности увольнения по определенным основаниям, в том числе по собственному желанию, не является предметом должностной инструкции, поскольку не относится к трудовой функции работника.
Как правило, должностные инструкции разрабатываются сотрудником отдела кадров совместно с руководителем структурного подразделения.
Инструкция может иметь форму отдельного документа или приложения к трудовому договору. Мы рассматриваем должностную инструкцию как отдельный документ, поскольку такая форма более удобна и чаще применяется на практике.
Согласование должностной инструкцииИтак, первоначально разрабатывается проект инструкции. Затем он, как правило, согласовывается с юридическим отделом, проходя проверку соответствия законодательству, с финансовой службой и другими подразделениями организации, с которыми сотрудник, занимающий данную должность, будет взаимодействовать. Мнение согласовывающих лиц может быть зафиксировано на листе согласования, прилагаемом к инструкции, с учетом которых в нее в последующем вносятся (не вносятся) изменения. После внесения изменений инструкция вновь проходит процедуру согласования.
Может возникнуть вопрос: а нужно ли должностные инструкции согласовывать с профсоюзным органом, если он есть? В силу ст. 8 ТК РФ в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такового). Но является ли должностная инструкция локальным нормативным актом? Поскольку Трудовой кодекс не дает определения, что конкретно относится к данным актам, мнения специалистов по этому вопросу расходятся: одни считают, что если должностная инструкция является отдельным документом, а не приложением к трудовому договору – то это локальный нормативный акт, другие называют должностную инструкцию «подлокальным» нормативным актом, по разъяснению же Роструда должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ (Письмо № 3520?6?1).
В любом случае ни ТК РФ, ни другими федеральными законами и нормативными правовыми актами согласование должностных инструкций с представительным органом работников не установлено. И если коллективным договором или соглашением это не предусмотрено – согласование не требуется.
Итак, после утверждения инструкции руководителем она заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации должностных инструкций. Оригинал инструкции обычно хранится в отделе кадров, а заверенная надлежащим образом копия – у руководителя подразделения.
Вводить инструкцию в действие приказом руководителя не нужно, если только при изменении ее положений не придется вносить изменения в трудовой договор. Но об этом позже.
Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией. Если работник знакомится с инструкцией до подписания трудового договора, в договоре необходимо предусмотреть строку «С должностной инструкцией до подписания трудового договора ознакомлен», под которой работник ставит подпись. Если же инструкция вступила в силу в период трудовой деятельности, факт ознакомления фиксируется в листе ознакомления, который прилагается к инструкции и заверяется подписью работника с указанием даты. В обоих случаях копия инструкции передается работнику. Если работник отказывается подписывать инструкцию, составляется соответствующий акт.
Вносим изменения в инструкциюВ процессе деятельности организации постоянно происходят какие?либо изменения: кадровые, структурные, в производственном процессе и т. п. Зачастую такие изменения отражаются на функциональных обязанностях работников, установленных должностной инструкцией. Тогда возникает необходимость внести в нее изменения. Как правильно это сделать?
Прежде всего отметим, что инициировать внесение изменений может любое заинтересованное лицо: работодатель, руководитель структурного подразделения, в котором работает работник, руководитель подразделения, которое взаимодействует с работником, и, наконец, сам работник.
Предложение оформляется в виде заявления работника, предложения работодателя или служебной записки начальника отдела. Если сторона, которой было направлено предложение, согласна на такие изменения, остается их только оформить. Здесь важно определить, повлекут ли изменения должностной инструкции изменения должностных обязанностей, которые, в свою очередь, могут повлечь изменение трудовой функции работника, определенной трудовым договором. Поскольку при изменении трудовой функции работника должен осуществляться перевод его на другую работу – постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя (ст. 72.1 ТК РФ). А перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ.
Таким образом, работодатель не может в одностороннем порядке изменить должностные обязанности работника или дополнить инструкцию новыми обязанностями. Это возможно только в порядке ст. 72 ТК РФ – заключается письменное соглашение сторон, о чем работник предупреждается заранее. В Письме Роструда от 31.10.2007 № 4412?6 по этому поводу говорится следующее: внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Кроме этого, в письме разъясняется, что если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно одновременно вносить изменения в договор и инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения. Если же должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее утвердить инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Например, когда требуется уточнить или конкретизировать некоторые обязанности работника: вместо «обеспечивать сохранность документов» – «хранить документы в специальном шкафу, выдавать на основании служебной записки» и т. п.
Должностной регламентГоворя о должностной инструкции, нельзя не отметить категорию работников, для которых документ, устанавливающий должностные обязанности, является обязательным. Это гражданские служащие, а называется такой документ должностным регламентом. Он является основным нормативным документом, регламентирующим содержание и результаты деятельности государственного служащего. В нем содержатся требования, предъявляемые к служащему, замещающему соответствующую государственную должность. Должностные регламенты призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда между руководителями и специалистами при выполнении ими задач, определенных положением об органе, структурном подразделении, а также используются при оценке результатов служебной деятельности государственного служащего.
Согласно ст. 47 Федерального закона от 27.07.2004 № 79?ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» профессиональная служебная деятельность гражданского служащего осуществляется в соответствии с должностным регламентом, утверждаемым представителем нанимателя и являющимся составной частью административного регламента государственного органа. В данной статье установлены конкретные положения, которые должны включаться в должностной регламент:
Положения должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, аттестации, квалификационного экзамена, планировании профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.
Результаты исполнения служащим должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, включении служащего в кадровый резерв, оценке его профессиональной служебной деятельности при проведении аттестации, квалификационного экзамена либо поощрении гражданского служащего.
Примерные должностные регламенты утверждаются соответствующим органом по управлению государственной службой. Например, должностной регламент государственного гражданского служащего таможенного органа РФ утвержден Приказом ФТС РФ от 11.08.2009 № 1458.
Подводя итог, отметим: несмотря на то, что отсутствие должностных инструкций не является нарушением трудового законодательства и не влечет для работодателя никакой ответственности, не стоит пренебрегать данным документом. Лучше затратить немного сил и времени на его разработку, причем не ограничиваться образцами типовых инструкций, а подойти к этому процессу со всей серьезностью и ответственностью. Это позволит оградить себя от многих ненужных проблем и споров с контролирующими органами.
[1] Современный экономический словарь / Б. А. Райзберг, Л. Ш. Лозовский, Е. Б. Стародубцева. – М. ИНФРА-М, 2006.
[2] «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».
[3] «Об утверждении Положения о системе управления охраной труда в организациях Государственного комитета РФ по охране окружающей среды».
[4] Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65.
Как оформляется должностная инструкция образец
Должностные инструкции: типовые образцы
Исходными данными для разработки должностных инструкций являются: - сфера деятельности предприятия, его организационная и функциональная структура, бизнес-процессы. Главный специалист-администратор базы данных автоматизированной информационной системы управления налогообложением аис налог госналогинспекции по району городу. Заведующий канцелярией начальника отдела делопроизводства в составе службы доу книга рогожинаю. Заведующий начальник научно-исследовательским сектором лабораторией, входящим в состав научно-исследовательского отдела отделения, лаборатории. Должностная инструкция составляется в трех экземплярах на каждого работника: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй - у руководителя отдела подразделения, третий - у работника. Правильно составленные должностные инструкции позволяют: - рационально распределить функциональные обязанности и определить связи между работниками, повышение, на что необходимо ориентироваться для повышения уровня квалификации- провести оценку деятельности работника и принять решение о его дальнейшей судьбе увольнение, повысив тем самым своевременность и надежность выполнения стратегических, тактических и оперативных задач - конкретизировать права и ответственность - повысить личную и коллективную ответственность - агрегировать информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, по каким критериям будут оценивать результаты его труда, каких действий от него ожидают, контролирующих органах и суде, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности - дать каждому сотруднику знание того, переподготовка и др - служить доказательной базой при трудовых спорах в соответствующих комиссиях. Инспектор, осуществляющий машинописные работы отдела отделения, группы документационного обеспечения таможенного органа. Заместитель начальника общего отдела по хозяйственным вопросам - заведующего хозяйством организации предприятия. Инспектор отдела отделения документационного обеспечения таможенного органа, ответственный за ведение делопроизводства по обращениям граждан. Должностные инструкции разрабатываются руководителем или его заместителями для своих подчиненных и согласовываются с юристами юридическим отделом. Должностная инструкция - это внутренний организационно-распорядительный документ, регламентирующий полномочия, ответственность и должностные обязанности работника на занимаемой должности в определенной организации. Инспектор отдела отделения документационного обеспечения, осуществляющий регистрацию приказов, докладных записок и других внутренних документов таможенного органа, распоряжений. Заведующий группы учета и отчетности по продаже пассажирских билетов на железнодорожном транспорте. Инспектор, ответственный за работу копировально-множительного отдела отделения, группы документационного обеспечения таможенного органа.
Образец оформления должностных инструкций Порядок разработки и структура должностной инструкцииДолжностная инструкция - это правовой акт, регламентирующий организационно-правовое положение работника, его обязанности, права и ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Инструкция представляет собой описание должностных обязанностей каждой единицы штатного расписания. т.е. описание конкретных видов работ, а не индивидуальные требования, предъявляемые к отдельной личности (хотя и содержит требования к профессиональной подготовке).
Разрабатывается данный документ сотрудниками отдела кадров, согласовываются с руководителями структурных подразделений и юридической службой.
Инструкции содержат характеристики должностей и профессий, описанные в "Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих" (Постановление Минтруда РФ № 37 от 21 августа 1998 года) и "Тарифно-квалификационных характеристиках по общеотраслевым профессиям рабочих" (Постановление Минтруда РФ № 31 от 10 ноября 1992г.), а также в отраслевых нормативных документах.
Обычно для рабочих должностные инструкции не создаются. Работник, принимаемый на работу по определенной специальности должен обладать и соответствующей квалификацией, требования к которой должны содержаться в трудовом договоре. Для рабочих квалификационные требования содержатся а "Тарифно-квалификационных характеристиках по общеотраслевым профессиям рабочих" (Постановление Минтруда РФ № 31 от 10.11.92 г.), а также в отраслевых нормативных актах.
Текст должностной инструкции может состоять из следующих разделов:
1. "Общие положения", указывается:
3. "Должностные обязанности", указываются конкретные виды работ.
4. "Права", указываются закрепляемые за работником полномочия, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей.
5. "Ответственность", устанавливается персональная ответственность работника.
Кроме перечисленных, в должностную инструкцию могут включаться и другие разделы, например: "Взаимоотношения (служебные связи)", "Поощрения" и др.
Оформление должностной инструкции должно осуществляться в соответствии с ГОСТом.
Работник должен быть ознакомлен с инструкцией, о чем ставится его виза об ознакомлении на самом документе, либо на специальном бланке. В этом случае лист ознакомления является приложением к документу.
Приведенные в этих документах требования к уровню квалификации работника, его функциональные обязанности по занимаемой должности, являются общими и должны быть адаптированы к требованиям Вашего производства (организации). Однако существенное изменение объема или содержания содержащихся в нормативных актах требований, может привести к тому, что сформулированные Вами должностные обязанности работника не будут соответствовать названию занимаемой им должности или профессии выполняемой им работы.
В качестве примера приведем несколько образцов типовых инструкций для различных должностей:
ОФОРМЛЕНИЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙЗапись к адвокату (812) 981-28-46, (495) 645-18-27
В целях соответствия содержания и внешнего вида должностных инструкций требованиям,
принятым Государственным стандартом <1> и разработанным в развитие этого Стандарта
Методическим рекомендациям ВНИИДАД ФАС РФ ОРД. Требования к оформлению документов
при разработке шаблона должностных инструкций предлагаем воспользоваться нижеследующей
- отметка о наличии приложения
- гриф согласования документа
- визы согласования документа
- отметка о заверении копии документа
- отметка об исполнителе
- идентификатор электронной копии документа.
Наименование организации - автора (разработчика) документа должно указываться
полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в ее учредительных
документах. Уточним, что наименования организаций, относящихся к ведению субъектов
Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации
(русским) собственный государственный язык, должны указываться на обоих языках.
Непосредственно над полным наименованием организации - автора (разработчика)
указывается сокращенное либо, в отсутствие такового, полное наименование вышестоящей
организации (органа управления (власти)) (при их наличии). Сокращенное наименование
организации - автора (разработчика) указывается в тех случаях, когда оно закреплено в ее
Наименование обособленного структурного подразделения организации - филиала,
территориального отделения, представительства и пр. - указывается, если именно оно является
автором (разработчиком) документа.
Наименование вида документа должно соответствовать видам документов,
предусмотренным ОКУД (класс 0200000 - Организационно-распорядительная документация). Код
должностной инструкции, как элемента организационно-распорядительной документации:
Наименование вида документа располагается ниже последней строки реквизита
Наименование организации на одну-две строки. Для отображения наименования вида документа
может быть использован шрифт в полужирном и (или) прописном начертании: ДОЛЖНОСТНАЯ
ИНСТРУКЦИЯ (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ).
Дата документа - это реквизит, в котором зафиксировано время утверждения, подписания и
т.п. документа. В рассматриваемом нами случае это дата утверждения должностной инструкции
(об утверждении документа и соответствующем реквизите см. ниже). Дата документа указывается
непосредственно после его утверждения должностным лицом с соответствующими полномочиями.
Дата документа располагается на одну - две строки ниже реквизита Наименование вида
документа с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.
Регистрационный номер документа - это номер, присвоенный ему в соответствии с
правилами регистрации документов в организации. Уточним, что регистрационный номер
должностной инструкции, помимо порядкового номера, присвоенного документу в составе
функциональной подгруппы (подгруппы инструкций в составе группы организационно-нормативной
документации), может включать и иные условные цифровые обозначения, как-то: индекс дела (в
составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по
номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа,
информация об исполнителе документа и др. Регистрационный номер документа дополняется
условным обозначением номера N и указывается на одной строке с реквизитом Дата документа
(правее последнего) непосредственно после утверждения проекта должностной инструкции - с
поступлением на регистрацию с учетом вида бланка, на котором производится оформление
Место составления документа указывается в том случае, если это не представляется
возможным определить по реквизиту Наименование организации - например, если в
наименовании организации не упоминается соответствующая информация. Напротив, из
наименования Негосударственное образовательное учреждение Тверской центр детского
творчества следует, что местом составления должностной инструкции является г. Тверь и,
следовательно, в этом случае нет необходимости применять данный реквизит при оформлении
Место составления или издания должностной инструкции указывается в соответствии с
принятой системой административно-территориального деления, при этом для юридических лиц
местом составления документа, как правило, является место его нахождения, определяемое по
месту государственной регистрации (по так называемому юридическому адресу) организации.
Наименования населенных пунктов, указываемые в качестве места составления должностной
инструкции, в необходимых случаях могут быть дополнены общепринятыми сокращениями.
Гриф утверждения документа - это реквизит, придающий нормативный или правовой
характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает:
слово УТВЕРЖДАЮ (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица,
уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи
(инициалы, фамилия, а также дата утверждения, оформленная в соответствии с
вышеизложенными правилами, но чаще словесно-цифровым способом). В отношении
должностных инструкций применение подобного подхода оправданно, если необходимо
одновременно ввести в действие более чем одну должностную инструкцию. Кроме того, приказами
вышестоящих организаций (органов управления (власти)), могут утверждаться должностные
инструкции первых лиц (руководителей) организаций, занимающих по отношению к указанным
организациям (органам) подчиненное положение.
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу лицевой стороны
первого (титульного) листа должностной инструкции.
Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать содержание и функциональное
назначение документа. Заголовок к тексту должностной инструкции должен быть согласован с
наименованием документа и обычно формулируется в родительном падеже (например,
должностная инструкция бухгалтера).
Заголовок к тексту располагается на одну или две строки ниже реквизита Место
составления документа. При расположении реквизита принимается во внимание вид бланка, на
котором выполнено оформление документа.
Текст должностной инструкции содержит основное смысловое содержание документа. В
соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации
текст должностной инструкции может составляться на государственном языке Российской
Федерации либо на государственных языках субъектов Российской Федерации.
Как отмечалось ранее, для должностной инструкции наиболее типично изложение ее
основного смыслового содержания в виде связного текста, представляющего собой грамматически
и логически согласованную информацию о полномочиях, взаимоотношениях и ответственности
соответствующего должностного лица (категории работников). При включении таблиц в текст
должностной инструкции следует:
- снабдить графы и строки таблицы заголовками, выраженными именами существительными
в именительном падеже
- согласовать имеющиеся в таблице подзаголовки граф и строк с заголовками.
Основные элементы структуры текста должностной инструкции - разделы - должны иметь
названия и нумерацию, выполненную римскими цифрами. Для отображения названий разделов
может быть использован шрифт в прописном начертании: ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. Точки в конце
заголовков не проставляются.
Пункты и подпункты названий не имеют и нумеруются в составе соответствующих разделов
Если должностная инструкция разработана на основании (во исполнение) документов
(например, организационно-распорядительных) других организаций (органов управления (власти))
либо ранее изданных документов (к примеру, типовой должностной инструкции), то об этом
следует сделать соответствующее упоминание в тексте.
Текст должностной инструкции располагается на одну или две строки ниже последней строки
реквизита Заголовок к тексту с выравниванием по ширине. При расположении текста
должностной инструкции на двух и более страницах последние, за исключением титульной
(первой), снабжаются нумерацией. Нумерация страниц документа производится в возрастающем
порядке арабскими цифрами. Номера страниц указываются посередине верхнего поля. Точки
после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся.
Отметка о наличии приложения применяется при оформлении должностной инструкции в
следующих двух случаях:
1. Должностная инструкция, выполняющая функцию основного документа, имеет приложение
(приложения). Если приложение (приложения) к документу упоминаются по тексту должностной
инструкции, то отметка о наличии приложения оформляется одной-двумя строками ниже
последней строки реквизита Текст, например, следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1
Если же должностная инструкция имеет приложение, не упоминаемое по тексту, то отметка о
его наличии оформляется следующим образом: Приложение: график обхода и осмотра
охраняемого объекта на 1 л. в 1 экз..
Отметка о наличии приложения, в свою очередь, имеющего приложение, оформляется
следующим образом: Приложение: график обхода и осмотра охраняемого объекта и приложение
к нему, всего на 2 л..
Отметим также, что приложения в составе документа должны быть подписаны
исполнителями (разработчиками) приложений или их непосредственными начальниками
(руководителями структурных подразделений, в которых разрабатывались те или иные
приложения). Подпись (подписи) под приложением оформляется в соответствии с правилами,
предусмотренными для оформления реквизита Подпись (см. ниже).
2. Должностная инструкция является приложением к другому документу, например
организационно-распорядительному (приказу), в соответствии с которым она утверждена и (или)
введена в действие. В этом случае соответствующая отметка располагается в правом верхнем
углу титульного листа должностной инструкции.
Отметка включает слово Приложение, отделенное от него пробелом знак N, дополненный
через пробел арабской цифрой, указывающей на порядковый номер приложения, наименование
вида документа, к которому прилагается должностная инструкция, его дата и регистрационный
Для отображения отметки, как это предусмотрено ГОСТом, может быть использован шрифт
в прописном начертании: ПРИЛОЖЕНИЕ. Допускается центрировать это слово, а также
наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки
реквизита в пределах зоны его расположения.
Подпись - реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом
собственноручную роспись уполномоченного должностного лица. Элементами данного реквизита,
помимо собственноручной росписи (личной подписи), являются: наименование должности лица,
подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на
документе, оформленном на соответствующем бланке), а также расшифровка подписи,
включающая инициалы и фамилию лица, подписавшего документ.
Подпись располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита Отметка о
Гриф согласования документа - реквизит, выражающий согласие организации, не
являющейся автором документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется
только в тех случаях, когда проект должностной инструкции по тем или иным обстоятельствам
подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами, в том числе в целях оценки
обоснованности содержания проекта, соответствия его законодательству, нормативно-правовым
актам и управленческим решениям, принятым ранее соответствующими организациями (органами
Гриф согласования документа включает слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными
буквами), наименование должности лица, с которым производится согласование, включая
наименование организации, интересы которой данное лицо уполномочено представлять, его
подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений по
содержанию проекта должностной инструкции гриф согласования документа не подписывается до
урегулирования этого вопроса между организацией - автором (разработчиком) и организацией, с
которой производится согласование.
Гриф согласования документа располагается одной-двумя строками ниже последней строки
реквизита Подпись. В отдельных случаях (например, при необходимости одновременного
согласования значительного количества однотипных документов, объединенных в один
документационный пакет) допускается оформление реквизита на отдельном листе - так
называемом листе согласования.
В подобном случае на проекте документа непосредственно перед реквизитом Подпись (на
свободном месте) указывается: Лист согласования прилагается. Заполненный лист согласования
подписывается и датируется уполномоченным должностным лицом организации - автора
(разработчика) документа, после чего прилагается к проекту документа и вместе с последним
представляется на подпись.
Визы (виза) согласования документа - реквизит, выражающий согласие или несогласие
должностного лица организации - автора (разработчика) документа с содержанием последнего.
Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции по тем
или иным обстоятельствам подлежит внутреннему согласованию с заинтересованными
должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия, в том числе в целях оценки
обоснованности содержания проекта, соответствия его локальным актам и управленческим
решениям, принятым ранее организацией.
Виза согласования документа включает наименование должности лица, с которым
производится согласование, включая наименование структурного подразделения, его подпись, а
также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений (замечаний,
предложений и т.п.) по содержанию проекта должностной инструкции (в целом или его отдельным
положениям) об этом делается соответствующая отметка.
Виза согласования документа располагается на одну или две строки ниже последней строки
реквизита Гриф согласование, а в его отсутствие - ниже последней строки реквизита Подпись.
В крупных организациях с развернутыми организационными структурами проекты
документов организации, как правило, направляются на внутреннее согласование должностным
лицам финансовой, экономической и иных служб, юристу организации, а также заместителю
руководителя организации, в ведении которого находится вопрос (направление) деятельности,
затрагиваемое в содержании проекта документа. Замечания (предложения) к проекту документа
могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к
проекту документа и предварительно подписанных и датированных соответствующими
должностными лицами организации.
В связи с тем что должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-
нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которой применяется
исключительно в организации, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 допускается оформление виз
согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Кроме
того, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.
Отметка о заверении копии документа оформляется только на копиях должностных
инструкций. Реквизит включает заверительную надпись Верно, наименование должности лица,
заверившего копию, его подпись, а также дату заверения. Применение оттиска печати для
заверения копий документов допускается по усмотрению организации. Отметка об исполнителе
включает инициалы и фамилию исполнителя документа, а также номер телефона, по которому с
ним при необходимости можно связаться. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или
оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Идентификатор электронной копии документа включает наименование файла на машинном
носителе, а также дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Идентификатор электронной копии документа располагается в левом нижнем углу каждой
страницы документа, например:
Правила оформления должностных инструкцийДолжностная инструкция является важнейшим локальным нормативным документом, регламентирующим трудовые отношения. В ней приводятся квалификационные требования, предъявляемые к данной конкретной должности, перечисляются трудовые обязанности и устанавливаются пределы ответственности. Оформление должностной инструкции не является обязательным, в трудовом законодательстве даже отсутствует такой термин, но этот документ окажется очень полезен в случаях возникновения трудовых споров и облегчит взаимоотношения с налоговиками, когда потребуется оправдать расходы на заработную плату.
Популярное по темеВ данной статье рассмотрены такие вопросы:
Зарегистрируйтесь. чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов
Прежде всего отметим, что должностная инструкция может быть оформлена в качестве приложения к трудовому договору или же отдельным организационно-распорядительным документом. Ниже мы рассмотрим порядок оформления должностной инструкции в виде отдельного документа.
До того, как оформить должностную инструкцию, следует разработать ее текстовую часть, содержащую основные сведения о трудовой функции, присущей данной должности. Должностная инструкция разрабатывается, как правило, на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37). Квалификационные требования для каждой позиции в этом справочнике описываются в трех разделах:
И, поскольку эти требования имеют рекомендательный характер, их можно и нужно дополнить с тем, чтобы максимально адаптировать под те реальные трудовые обязанности, которые предполагает конкретная должность на конкретном производстве.
К составлению должностной инструкции нельзя относиться формально - этот документ в равной степени необходим как руководству компании, так и самим сотрудникам, в его написании и составлении должны принимать участие руководители всех рангов. Их опыт позволит составить этот документ с учетом специфики каждого рабочего места и сделает должностную инструкцию действенным инструментом регулирования взаимоотношений между работодателем и работником. Цели, которые достигаются при разработке и внедрении должностных инструкций, приведены на схеме.
Порядок составления должных инструкций не регулируется никакими нормативными правовыми актами. Работодатель вправе самостоятельно разрабатывать и устанавливать на предприятии требования к составлению этих документов. Правила составления и оформления должностных инструкций могут быть утверждены, например, в виде методических рекомендаций.
Общие правила оформления должностных инструкцийСтрогие требования к оформлению должностной инструкции отсутствуют. При оформлении должностной инструкции можно воспользоваться стандартами оформления организационно-распорядительной документации ГОСТ Р 6.30-2003. Если инструкция состоит из нескольких страниц, они должны быть пронумерованы. Нумерация страниц - сквозная по всему документу. Текст инструкции лучше напечатать только с одной стороны листа стандартного формата А4.
Вполне логичны такие правила оформления должностных инструкций: установить название и пронумеровать основные элементы структуры текста - разделы и подразделы. Для нумерации в этом случае можно использовать римские цифры. Названия разделов можно отобразить прописными буквами. Названия для пунктов и подпунктов не нужны, в составе разделов их можно пронумеровать арабскими цифрами.
Образец оформления должностной инструкцииНа схеме приведен образец оформления должностной инструкции.
В поле 1 указывается полное наименование организации. Поле 2 предназначено для грифа утверждения. При этом слово УТВЕРЖДАЮ следует писать прописными буквами, не используя кавычки. Утверждает должностную инструкцию руководитель организации или лицо, у которого есть на это официальные полномочия. В этом поле размещается наименование его должности, подпись и дата утверждения документа. С этой даты должностная инструкция вступает в силу и становится документом, обязательным к ознакомлению и подписанию для всех сотрудников. При приеме на работу, еще до того, как с соискателем будет подписан трудовой договор, он должен ознакомиться со своей должностной инструкцией, чтобы иметь полное представление о трудовой функции, соответствующей данной должности.
Поле 3 - текст самой должностной инструкции. Как правило, он состоит из нескольких разделов:
Поле 4 - содержит ссылку на локальный нормативный акт (пункт коллективного договора, приказ), в соответствии с которым разработана должностная инструкция. Поле 5 предназначено для подписи руководителя структурного подразделения, для которого разработана инструкция. Этом поле указывается полное наименование должности руководителя, его фамилия и инициалы, размещается подпись и дата подписания. Поле 6 - согласующее. В верхней строке размещается надпись СОГЛАСОВАНО, ниже под ним - должность лица, имеющего полномочия на согласование такого рода документов, его фамилия и инициалы, место для подписи и даты согласования. В поле 7 размещается надпись С инструкцией ознакомлен. фамилия и инициалы работника, место для подписи и даты.
Приведенный образец должностной инструкции имеет все необходимые признаки, делающие его юридически значимым документом. Правильное оформление должностной инструкции позволяет использовать ее как правовую норму локального характера, помогающую объективно оценивать то, как человек выполняет свои трудовые обязанности. Нарушение должностной инструкции, подписанной сотрудником, может повлечь за собой ответственность, вплоть до увольнения, это неоспоримый аргумент, с помощью которого и работодатель, и сотрудник могут доказать свою правоту и в трудовом споре. и в суде. Оригиналы согласованных и утвержденных должностных инструкций должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены печатью организации. Хранятся они в отделе по работе с персоналом, в соответствии с порядком ведения делопроизводства.
Вам будут полезны и другие материалы по данной теме:
Должностные инструкции: нюансы оформления"Кадровый вопрос", 2012, N 8
ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ: НЮАНСЫ ОФОРМЛЕНИЯ
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД ОК 011-93) должностные инструкции отнесены к группе документов организационно-нормативного регулирования деятельности предприятия. Они являются частью унифицированной системы организационно-распорядительной документации, т. е. комплекта документов, в котором фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности отдельных должностных лиц или категорий должностных лиц.
Современное делопроизводство определяет должностную инструкцию как письменный организационно-нормативный документ, четко регламентирующий вопросы управления, взаимодействия, отчетности, обеспечения и регулирования деятельности конкретного должностного лица предприятия и устанавливающий порядок применения указанными лицами в своей деятельности как положений соответствующих законодательных актов, так и внутренних нормативных актов предприятия (приказов, распоряжений и т. п.).
Правильно разработанные, согласованные между собой должностные инструкции обеспечивают:
- рациональное разделение труда между работниками предприятия
- равномерную "загрузку" работников
- оптимальное распределение работ (заданий, поручений) между работниками с учетом квалификации последних и в зависимости от их сложности
- возможность своевременного и эффективного контроля работников
- понимание работниками своей ответственности за конкретные обязанности.
Кроме того, наличие должностной инструкции существенно ускоряет обучение вновь принятых на предприятие работников, а также работников предприятия, перемещенных на новые должности.
Очень важным характерным признаком должностной инструкции является ее тесная взаимосвязь с документами, относящимися к другим группам документации - в частности, с трудовым договором, а также с документами по оформлению дисциплинарных взысканий. Трудовой договор может и сам содержать основные положения должностной инструкции, и многие руководители довольствуются лишь этим документом. Однако, если в трудовом договоре при описании обязанностей работника имеется ссылка на то, что ему могут быть поручены не только обязанности, прямо указанные в договоре, но и иные, отнесенные к его компетенции должностной инструкцией и прочими локальными нормативными актами, в таком случае наличие должностной инструкции в системе документации предприятия - это необходимость. В случае трудовых споров (как решаемых внутри предприятия, так и в судебном порядке) при определении степени виновности в совершении дисциплинарного проступка, помимо прочего, как правило, принимается во внимание то, насколько полно и точно работник выполнял соответствующие положения должностной инструкции.
Должностная инструкция, являясь локальным нормативным актом предприятия, подразумевает наличие специфических требований к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению. Важнейшими требованиями, предъявляемыми к содержанию должностной инструкции, являются ясность, информационная емкость и убедительность. При этом ясность содержания достигается предельно точным его формулированием как отдельных предложений, так и всего текста в целом. Информационная емкость содержания обеспечивается посредством включения в текст предложений, сочетающих минимальное количество словарных единиц с максимальной смысловой нагрузкой. Что касается убедительности содержания, то выполнение этого требования в отношении должностной инструкции зависит прежде всего от того, насколько последовательно расположены в тексте его смысловые компоненты и насколько логически обоснованным выглядит построение всего текста документа.
В качестве основы для подготовки содержания проекта должностной инструкции рекомендуется использовать соответствующие положения Квалификационного справочника должностей служащих, адаптировав их к конкретным условиям функционирования предприятия и соответствующего структурного подразделения.
Существуют и общепринятые форматы должностных инструкций. В общем случае должностная инструкция должна максимально емко, однозначно и понятно освещать следующие вопросы, касающиеся деятельности работника:
- наименование должности и ее место в организационной структуре предприятия
- задачи, возлагаемые на работника
- статус работника, порядок его назначения на должность и освобождения от должности
- основные квалификационные требования, предъявляемые к работнику
- основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, положений законодательных и иных нормативно-правовых актов и т. п.
- трудовые функции, порученные работнику
- виды работ или операции, выполняемые работником в рамках порученных ему функций
- основные требования по охране труда, соблюдение которых является обязательным для работника
- полномочия работника, их краткая характеристика
- взаимоотношения работника с другими должностными лицами предприятия
- меры ответственности, применение которых предусмотрено в отношении работника в связи с невыполнением или ненадлежащим выполнением его трудовых функций
- порядок внесения изменений и дополнений в должностную инструкцию.
Оформление должностных инструкций
Состав реквизитов должностной инструкции в соответствии с предписаниями разд. 2 ГОСТа включает:
- наименование организации - автора (разработчика) документа
- наименование вида документа
- регистрационный номер документа
- место составления или издания документа
- гриф утверждения документа
- заголовок к тексту
- отметку о наличии приложения
- гриф согласования документа
- визы согласования документа
- отметку о заверении копии документа
- отметку об исполнителе
- идентификатор электронной копии документа.
Наименование организации - автора (разработчика) документа должно указываться полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в ее учредительных документах. Уточним, что наименования организаций, относящихся к ведению субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) собственный государственный язык, должны указываться на обоих языках.
Непосредственно над полным наименованием организации-автора (разработчика) указывается сокращенное либо в отсутствие такового полное наименование вышестоящей организации (органа управления (власти)) (при их наличии). Сокращенное наименование организации-автора (разработчика) указывается в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах.
Наименование обособленного структурного подразделения организации - филиала, территориального отделения, представительства и пр. - указывается, если именно оно является автором (разработчиком) документа.
Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000 - "Организационно-распорядительная документация"). Код должностной инструкции как элемента организационно-распорядительной документации - 0253051.
Наименование вида документа располагается ниже последней строки реквизита "Наименование организации" на одну-две строки. Для отображения наименования вида документа может быть использован шрифт в полужирном и (или) прописном начертании: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ).
Дата документа - это реквизит, в котором зафиксировано время утверждения, подписания и т. п. документа. В рассматриваемом нами случае это дата утверждения должностной инструкции (об утверждении документа и соответствующем реквизите см. ниже). Дата документа указывается непосредственно после его утверждения должностным лицом с соответствующими полномочиями. Дата документа располагается на одну-две строки ниже реквизита "Наименование вида документа" с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.
Регистрационный номер документа - это номер, присвоенный ему в соответствии с правилами регистрации документов в организации. Уточним, что регистрационный номер должностной инструкции, помимо порядкового номера, присвоенного документу в составе функциональной подгруппы (подгруппы инструкций в составе группы организационно-нормативной документации), может включать и иные условные цифровые обозначения, как то: индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа, информация об исполнителе документа и др. Регистрационный номер документа дополняется условным обозначением номера "N" и указывается на одной строке с реквизитом "Дата документа" (правее последнего) непосредственно после утверждения проекта должностной инструкции - с поступлением на регистрацию с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.
Место составления документа указывается в том случае, если это не представляется возможным определить по реквизиту "Наименование организации" - например, если в наименовании организации не упоминается соответствующая информация. Напротив, из наименования "Негосударственное образовательное учреждение "Тверской центр детского творчества" следует, что местом составления должностной инструкции является г. Тверь, и, следовательно, в этом случае нет необходимости применять данный реквизит при оформлении документа.
Место составления или издания должностной инструкции указывается в соответствии с принятой системой административно-территориального деления, при этом для юридических лиц местом составления документа, как правило, является место его нахождения, определяемое по месту государственной регистрации (по так называемому юридическому адресу) организации. Наименования населенных пунктов, указываемые в качестве места составления должностной инструкции, в необходимых случаях могут быть дополнены общепринятыми сокращениями.
Гриф утверждения документа - это реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает: слово УТВЕРЖДАЮ (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия, а также дата утверждения, оформленная в соответствии с вышеизложенными правилами, но чаще словесно-цифровым способом). В отношении должностных инструкций применение подобного подхода оправдано, если необходимо одновременно ввести в действие более чем одну должностную инструкцию. Кроме того, приказами вышестоящих организаций (органов управления (власти)) могут утверждаться должностные инструкции первых лиц (руководителей) организаций, занимающих по отношению к указанным организациям (органам) подчиненное положение.
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу лицевой стороны первого (титульного) листа должностной инструкции.
Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать содержание и функциональное назначение документа. Заголовок к тексту должностной инструкции должен быть согласован с наименованием документа и обычно формулируется в родительном падеже (например, "должностная инструкция бухгалтера").
Заголовок к тексту располагается на одну или две строки ниже реквизита "Место составления документа". При расположении реквизита принимается во внимание вид бланка, на котором выполнено оформление документа.
Текст должностной инструкции содержит основное смысловое содержание документа. В соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации текст должностной инструкции может составляться на государственном языке Российской Федерации либо на государственных языках субъектов Российской Федерации.
Как отмечалось ранее, для должностной инструкции наиболее типично изложение ее основного смыслового содержания в виде связного текста, представляющего собой грамматически и логически согласованную информацию о полномочиях, взаимоотношениях и ответственности соответствующего должностного лица (категории работников). При включении таблиц в текст должностной инструкции следует:
- снабдить графы и строки таблицы заголовками, выраженными именами существительными в именительном падеже
- согласовать имеющиеся в таблице подзаголовки граф и строк с заголовками.
Основные элементы структуры текста должностной инструкции - разделы - должны иметь названия и нумерацию, выполненную римскими цифрами. Для отображения названий разделов может быть использован шрифт в прописном начертании: ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. Точки в конце заголовков не проставляются.
Пункты и подпункты названий не имеют и нумеруются в составе соответствующих разделов арабскими цифрами.
Если должностная инструкция разработана на основании (во исполнение) документов (например, организационно-распорядительных) других организаций (органов управления (власти)) либо ранее изданных документов (к примеру, типовой должностной инструкции), то об этом следует сделать соответствующее упоминание в тексте.
Текст должностной инструкции располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита "Заголовок к тексту" с выравниванием по ширине. При расположении текста должностной инструкции на двух и более страницах последние, за исключением титульной (первой), снабжаются нумерацией. Нумерация страниц документа производится в возрастающем порядке арабскими цифрами. Номера страниц указываются посередине верхнего поля. Точки после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся.
Отметка о наличии приложения применяется при оформлении должностной инструкции в следующих двух случаях:
1. Должностная инструкция, выполняющая функцию основного документа, имеет приложение (приложения). Если приложение (приложения) к документу упоминается по тексту должностной инструкции, то отметка о наличии приложения оформляется одной-двумя строками ниже последней строки реквизита "Текст", например следующим образом: "Приложение: на 3 л. в 1 экз.".
Если же должностная инструкция имеет приложение, не упоминаемое по тексту, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: "Приложение: график обхода и осмотра охраняемого объекта на 1 л. в 1 экз.".
Отметка о наличии приложения, в свою очередь, имеющего приложение, оформляется следующим образом: "Приложение: график обхода и осмотра охраняемого объекта и приложение к нему, всего на 2 л.".
Отметим также, что приложения в составе документа должны быть подписаны исполнителями (разработчиками) приложений или их непосредственными начальниками (руководителями структурных подразделений, в которых разрабатывались те или иные приложения). Подпись (подписи) под приложением оформляется в соответствии с правилами, предусмотренными для оформления реквизита "Подпись" (см. ниже).
2. Должностная инструкция является приложением к другому документу, например организационно-распорядительному (приказу), в соответствии с которым она утверждена и (или) введена в действие. В этом случае соответствующая отметка располагается в правом верхнем углу титульного листа должностной инструкции.
Отметка включает слово "Приложение", отделенное от него пробелом, знак "N ", дополненный через пробел арабской цифрой, указывающей на порядковый номер приложения, наименование вида документа, к которому прилагается должностная инструкция, его дату и регистрационный номер.
Для отображения отметки, как это предусмотрено ГОСТом, может быть использован шрифт в прописном начертании: ПРИЛОЖЕНИЕ. Допускается центрировать это слово, а также наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки реквизита в пределах зоны его расположения.
Подпись - реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную роспись уполномоченного должностного лица. Элементами данного реквизита, помимо собственноручной росписи (личной подписи), являются: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на соответствующем бланке), а также расшифровка подписи, включающая инициалы и фамилию лица, подписавшего документ.
Подпись располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита "Отметка о наличии приложения".
Гриф согласования документа - реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции по тем или иным обстоятельствам подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами, в том числе в целях оценки обоснованности содержания проекта, соответствия его законодательству, нормативно-правовым актам и управленческим решениям, принятым ранее соответствующими организациями (органами управления (власти)).
Гриф согласования документа включает слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование организации, интересы которой данное лицо уполномочено представлять, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений по содержанию проекта должностной инструкции гриф согласования документа не подписывается до урегулирования этого вопроса между организацией-автором (разработчиком) и организацией, с которой производится согласование.
Гриф согласования документа располагается одной-двумя строками ниже последней строки реквизита "Подпись". В отдельных случаях (например, при необходимости одновременного согласования значительного количества однотипных документов, объединенных в один документационный пакет) допускается оформление реквизита на отдельном листе - так называемом листе согласования.
В подобном случае на проекте документа непосредственно перед реквизитом "Подпись" (на свободном месте) указывается: "Лист согласования прилагается". Заполненный лист согласования подписывается и датируется уполномоченным должностным лицом организации - автора (разработчика) документа, после чего прилагается к проекту документа и вместе с последним представляется на подпись.
Виза согласования документа включает наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование структурного подразделения, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений (замечаний, предложений и т. п.) по содержанию проекта должностной инструкции (в целом или его отдельным положениям) об этом делается соответствующая отметка.
Виза согласования документа располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита "Гриф согласование", а в его отсутствие - ниже последней строки реквизита "Подпись".
В крупных организациях с развернутыми организационными структурами проекты документов организации, как правило, направляются на внутреннее согласование должностным лицам финансовой, экономической и иных служб, юристу организации, а также заместителю руководителя организации, в ведении которого находится вопрос (направление) деятельности, затрагиваемый в содержании проекта документа. Замечания (предложения) к проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных соответствующими должностными лицами организации.
В связи с тем что должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которой применяется исключительно в организации, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 допускается оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Кроме того, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.
Отметка о заверении копии документа оформляется только на копиях должностных инструкций. Реквизит включает заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, а также дату заверения. Применение оттиска печати для заверения копий документов допускается по усмотрению организации. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа, а также номер телефона, по которому с ним при необходимости можно связаться. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Идентификатор электронной копии документа включает наименование файла на машинном носителе, а также дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Идентификатор электронной копии документа располагается в левом нижнем углу каждой страницы документа, например:
Sekretar:\\E:\Общие документы\Должностные инструкции\\Менеджер отдела продаж. rtf.
Общий порядок подготовки должностных инструкций
В зависимости от сложности и размеров организации разработкой должностных инструкций обычно занимаются руководители кадровых служб или непосредственные руководители, в чьем подчинении находится описываемая должность. Обычно задача подготовки должностных инструкций возникает в следующих ситуациях:
- при создании новой организации, филиала или подразделения
- при введении в организации новой должности, например в связи с вступлением в действие изменений к штатному расписанию организации
- при изменении порученной ранее кому-либо из работников организации трудовой функции или иных существенных условий трудового договора, например в связи с расширением полномочий работника в процессе развития организации или вследствие перераспределения полномочий одного работника между несколькими.
Технология подготовки должностной инструкции, опирающаяся на ГОСТ Р6.30-2003, наиболее детально описана, например, в справочнике Ю. М. Михайлова "Как правильно и быстро разработать должностные инструкции". Краткое изложение этой технологии можно привести в виде следующей последовательности действий:
- подготовка предварительного варианта текста должностной инструкции на основании требований непосредственного руководителя и Квалификационного справочника должностей служащих
