Государственный архив Российской Федерации - ГАРФ - Обращения граждан

Уважаемый пользователь! Вы обратились к разделу сайта, информирующему о работе ГА РФ с обращениями граждан социально-правового характера.

Эта страница позволяет обратиться в Государственный архив РФ с запросом о предоставлении архивной справки, архивной выписки, информационного письма:

• О подтверждении заработной платы и трудового стажа граждан, работавших в учреждениях и ведомствах высших органов власти бывшего СССР и РСФСР, а также Российской Федерации* .

• О переименованиях и реорганизациях министерств и ведомств союзного и республиканского значения.

• О подтверждении награждения государственными и ведомственными наградами** .

• О жертвах нацизма (подтверждения фактов: насильственного вывоза в Германию или на территорию стран ею оккупированных; пребывания в местах принудительного содержания и труда).

• О применении политических репрессий к гражданам в 20-50 годы XX века, проживавших на момент ареста в г. Москве и Московской области.

Вашему вниманию предлагаются бланки типовых анкет-заявлений с учетом тематики запросов социально-правового характера, поступающих в ГА РФ. До их заполнения просим Вас ознакомиться с ПАМЯТКОЙ.

Анкета может быть отправлена с сайта в электронной форме, распечатана и отправлена почтой, а также передана в архив через приемную федеральных архивов, расположенную по адресу: г. Москва, ул. Большая Пироговская, 17 (тел. (8-499) 246-08-05).

Все поля анкеты являются обязательными для заполнения (в случае отсутствия сведений укажите "не имею").

Анкеты без указания сведений о лице (учреждении) запрашивающем архивную справку, архивную выписку, информационное письмо и без сведений об адресе, по которому необходимо отправить ответ, к рассмотрению НЕ ПРИНИМАЮТСЯ.

• Лица, запрашивающие архивную информацию, касающуюся третьих лиц, должны прилагать к анкете расписку, с указанием цели, запрашиваемой информации, а также степени родства по отношению к лицу, о котором она запрашивается *** .

(Фамилия, имя, отчество)

действуя от имени и по поручению ______________________________________________________,

ФИО (для родственников указать степень родства)

проживающ ___ по адресу________________________________________________________ прошу предоставить архивную справку (архивную выписку, информационное письмо и.т.д.) для представления в пенсионный фонд, органы соцзащиты и.т.д. (другое указать)_______________________________

Анкета-заявление, заполненная от имени _________________________________________________ прилагается. (Фамилия, имя, отчество)

(При необходимости архив вправе требовать у запрашивающих архивную информацию, затрагивающую права, свободы и законные интересы других лиц, нотариально оформленные документы, подтверждающие степень родства или полномочия заявителя).

Результаты работы над запросом в архиве оформляются в виде архивных справок, архивных выписок или информационных писем и направляются по указанному в анкете-заявлении адресу обычным письмом или по просьбе заявителя выдаются на руки.

Ответы, предназначенные для выдачи на руки заявителю, хранятся в архиве в течение 15 дней с момента готовности. Далее направляются заявителю по адресу, указанному в анкете.

Памятка о порядке ознакомления с архивными уголовными делами

• На основании законов Российской Федерации «О реабилитации жертв политических репрессий», «О государственной тайне», федеральных законов «Об архивном деле в Российской Федерации», «О Федеральной службе безопасности», совместного приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации № 375, МВД России № 584 и ФСБ России № 352 от 25.07.2006 «Об утверждении Положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел» в соответствии с приказом № 37 от 27.08.2008 г. в ГА РФ действует следующий порядок использования архивных уголовных дел:

• Перед выдачей исследователям архивных уголовных дел в помещении Государственного архива Российской Федерации сотрудниками службы регистрации и архивных фондов (далее: службы РАФ) УФСБ и сотрудниками ГА РФ проводится обязательная предварительная экспертная оценка, содержащейся в них информации.

• Выявленные сотрудниками службы РАФ УФСБ документы, доступ к которым ограничен в соответствии с действующим законодательством, вкладываются в конверты с пометками: «Служебная переписка», «Сведения с персональными данными других лиц», прошиваются в центре и опечатываются бумажной печатью ГА РФ.

* Внимание! ГА РФ документов организаций и предприятий местного подчинения не хранит.

** Внимание! ГА РФ не располагает информацией о военных и юбилейных наградах.
*** Внимание! Запросы от третьих лиц по электронной почте не принимаются.

ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной информации по факту эвакуации в годы Великой Отечественной войны

ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной информации по факту насильственного вывоза на принудительные работы в период Великой Отечественной войны

ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
о поиске сведений, подтверждающих пребывание в плену в годы II мировой войны (или Великой Отечественной войны)

ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной информации о ТРУДОВОМ СТАЖЕ

ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной информации о награждении знаком «ПОБЕДИТЕЛЬ СОЦИАЛИСТИЧЕСКОГО СОРЕВНОВАНИЯ», «УДАРНИК ПЯТИЛЕТКИ»

ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной информации о ПЕРЕИМЕНОВАНИЯХ ОРГАНИЗАЦИИ

ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной информации о награждении почетными грамотами, знаками, дипломами, вымпелами и др.

ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной информации о награждении государственными наградами СССР и РСФСР и РФ

ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной информации о ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ

ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для ознакомления с архивным делом

Как составлять запрос в архив?

На первый вопрос ответить легко, потому что практически во всех странах архивы фондируются по региональному признаку. Если перевести эту мудреную фразу на нормальный человеческий язык - архивы принимают и хранят документы тех организаций, которые расположены на данной территории (область, город, район и т.д.)
То есть, если Вы сейчас проживаете в Украине, а справка Вам нужна о Вашей работе в Казахстане, то запрос нужно направлять в Казахстан, в архив той области, где Вы работали. Если Вы живете в России, и Вам нужно получить метрическую запись о рождении деда, который родился в Харькове, то запрос нужно направить в Государственный архив Харьковской области.

Запрос лучше отправлять заказным письмом с уведомлением о вручении, чтобы быть уверенным - Ваше письмо дойдет до адресата.

Что касается второго вопроса - в какой форме составляется запрос - тут еще проще. В произвольной! Вот только не нужно много писать. Архив отвечает на конкретный запрос. Поэтому оптимальными будут такие:

"Прошу выслать мне выписку из метрической книги о рождении такого-то (полные фамилия, имя, отчество). Родился тогда-то там-то". Всё!
Или: "прошу выслать мне архивную справку - выписку из приказа о приеме на работу. Был принят в такую-то организацию (обязательно полное название и подчиненность) тогда-то (месяц, год) на такую-то должность.

Ну а если все-таки у Вас возникают трудности с составлением запроса, то можно проконсультироваться у специалистов. В каждом городе и районе есть государственный архив, где Вам подробно объяснят, как и куда нужно отправить письмо, помогут найти адрес нужного архива.

Что касается архивов ЗАГС, то тут есть определенные сложности: ЗАГСы в большинстве стран СНГ справки по метрическим книгам частным лицам выдают с большими оговорками. Поэтому если Вам нужна справка из архива ЗАГСа, то в этом случае лучше всего подойти в ближайший к Вам отдел ЗАГС и проконсультироваться там.

Как можно мне получить справку-подтверждение, о том что я 1991 году работала в г.Экибастузе в штате райкома комсомола техничкой

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, как можно получить выписку из Метрической книги о рождении? Уже в течении 2-х лет посылаю запросы и нет никакого ответа, может я делаю что то не так? Посылала различные варианты названий и архивная справка о рождении, и Метрическая справка о рождении, но ответа нет, что делать? Спасибо!

Обычно приказ не состоит из одного пункта и не содержит указания на действия только одного работника. В итоге объем документа может получиться солидным, а потому делать копию всего приказа, чтобы предоставить по месту требования данные только об одном сотруднике, абсолютно нецелесообразно ни с точки зрения практичности, ни с точки зрения конфиденциальности внутренней информации.
скрыто://mosadvokat.org/kak-oformit-vypisku-iz-prikaza/

Боднар Лидия Владимировна

Здравствуйте,хочу отправить запрос на подтверждение стажа в государственный архив Казахстана, Акмолинская область, Жаксынский район, п. Жаксы. Совхоз "Дружба", проработала с 25.09.1985 по 02.11.1986. Спасибо.

Уважаемые работники архива,я разыскиваю своего отца.Со слов мамы мне стало известно,что он уроженец Рязанской области,Гуреев Василий,с мамой познакомился в октябре 1948году под Выборгом с.Сандаёки или Сертимиляк. По непредвиденными обстоятельствами мама с Василием рассталась. Сохранилась фотография 3 на 4. Служил в воздушных войскаах.Мне 67лет.У меня двое детей ,уже взрослые. Моя история изложена на сайте телепрограммы "Жди меня" Номер заявки 1043817 Бушуева Светлана.Помогите.

Чумаков Валерий Николаевич

Как получить или заказать справку о заработной плате за 1983 по1989г Я работал в СМУ1 ДСК1 монтажником жел.бет.конструкций.

Чумаков Валерий Николаевич

Здравствуйте.Хочу отправить в архив гКиев о подтверждении стажа работы с 1983 по1989г в г киев СМУ1 ДСК1 монтажником. Также о заработной плате для оформления пенсии.тел.+789608801602

Возможно найти своего отца,зная фамилию(Гуреев ), имя(Василий),дату рождения(1927г.р.), (уроженца Рязанской области,сохранилось фото)?

Образец запроса в госархив

Документы архива имеют большое социально-правовое значение для населения города. Если вы подаете запрос на человека живущего, вам никто документы в органах ЗАГС не выдаст. Подробнее… В связи с возникшей необходимостью адвокат просит выдать ему сведения. Подробнее… Заявитель просит БТИ сообщить ему кому принадлежит квартира и на основании каких правоустанавливающих документов. Подробнее… Запрос о предоставлении информации на основании каких данных внесена актовая запись о расторжении брака. Также заявитель просит сообщить конкретно, кто является пользователем земельного участка. Подробнее… В связи с возникшей необходимостью заявитель просит поступал ли гражданин в больницу. Далее направляются заявителю по адресу, указанному в анкете. Подробнее… В связи с необходимостью подачи в Пенсионный фонд информации о получаемой заработной плате, заявитель просит выдать справку 2-НДФЛ за указанный период. Значит родственникам тех, чьи родители, бабушки, отцы, деды родились в Чембарском районе после 1927 года в Пензенском архиве сведений о них не найдут. Им прямая дорога в г. Белинский.

Запрос принимается к исполнению при получении от заявителя заполненной анкеты и оплаты исполнения запроса по предъявленному счету. В случае неуплаты запрос снимается с контроля и не исполняется. Порой общая картина складывается из совсем незначительных деталей. Подробнее… Запрос о предоставлении информации является ли гражданин студентом университета. Запомните, никто на почтовый адрес вам выписку не пришлет! Напомню, что еше со времен правления президента Ельцина, в России таковым документов является паспорт гражданина(ки) России. Подробнее… Заявитель просит сообщить работает ли в ровд в должности участкового уполномоченного гражданин. Также запрещен доступ к документам ЗАГС и метрикам, если им не минуло сто лет. В органах записи актов гражданского состояния можно запросить повторное свидетельство о рождении, браке, смерти, расторжении брака. Если по объективным причинам этот срок продлевается, вас обязаны об этом уведомить.В некоторых ситуациях ваш запрос могут не принять.Если у вас нет права а получение запрашиваемой информации.

Существуют специальные общепринятые формы для этого, которые нужно заполнить и отправить по месту требования. Если в месячный срок решить затронутые в обращении вопросы невозможно, руководитель архива или его заместитель устанавливают необходимый срок для его рассмотрения, о чем сообщается лицу, подавшему обращение. Подробнее… В связи с возникшей необходимостью адвокат просит главного врача больницы сообщит поступал ли к ним гражданин. Нормативным сроком исполнения запросов социально-правового характера считается 30 дней с момента регистрации. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным письменным уведомлением об этом пользователя. Подробнее… Запрос о предоставлении сведений кому принадлежала земля находившаяся в пользовании совхоза, и на каких правах земля находилась на балансе совхоза. Подробнее… В связи с возникшей необходимостью адвокат просит направить на его адрес копию медицинской карты. Подробнее… В связи с рассмотрением гражданского дела по иску истца к ответчику о признании постоянной регистрации по месту жительства незаконной судья просит выдать представителю данного запроса документы. Ответы, предназначенные для выдачи на руки заявителю, хранятся в архиве в течение 15 дней с момента готовности. Обращаем внимание граждан при необходимости получения уточняющих справок о стаже или справок о зарплате направлять запросы заблаговременно в письменном виде по адресу архива.

Государственный Архив Амурской области

по определенной проблеме, теме, событию, факту

I. Общие положения

1.1. Сфера действия настоящего Административного регламента

Настоящий Административный регламент регулирует отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги между государственным учреждением Амурской области «Государственный архив Амурской области» по исполнению запросов о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы) и заявителями, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур).

1.2. Права заявителей при получении

В качестве заявителей выступают физические и юридические лица. От имени физических и юридических лиц заявления могут подавать представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре.

При получении государственной услуги заявители имеют право на:

- получение государственной услуги своевременно и в соответствии со стандартом предоставления государственной услуги;

- получение полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления государственной услуги, в том числе в электронной форме;

- получение государственной услуги в электронной форме, а также в иных формах, предусмотренных законодательством Российской Федерации, по выбору заявителя;

- досудебное (внесудебное) рассмотрение жалоб (претензий) в процессе получения государственной услуги.

1.3. Обязанность органа,

предоставляющего государственную услугу

Государственное учреждение Амурской области «Государственный архив Амурской области» (далее - госархив) обязан:

- предоставлять государственную услугу в соответствии с Административным регламентом;

- обеспечивать возможность получения заявителем государственной услуги в электронной форме, а также в иных формах, предусмотренных законодательством Российской Федерации, по выбору заявителя;

- предоставлять в государственные органы, органы местного самоуправления, организации документы и информацию, необходимые для предоставления государственной услуги, а также получать от государственных органов, органов местного самоуправления, организаций такие документы и информацию.

1.4. Порядок информирования о правилах предоставления

1.4.1. Информация о государственной услуге может предоставляться непосредственно в помещении министерства культуры и архивного дела области (далее - министерство) и госархива, а также по телефону, электронной почте, посредством размещения на официальном портале Правительства Амурской области www.amurobl.ru в разделе «Административная реформа», на сайте госархива www.amurarhiv.ru .

1.4.2. Местонахождение министерства и его почтовый адрес:

ул. Шевченко, 24, г. Благовещенск, 675000.

Электронный адрес министерства: mail@cult.amurobl.ru.; orgmetod.arh @mаil.ru.

Справочные телефоны: (4162) 22-39-33, 22-39-51.

График работы министерства: ежедневно с 9 00 до 18 00. перерыв на обед с 13 00 до 14 00. Выходные дни: суббота, воскресенье.

1.4.3. Местонахождение и график приема посетителей госархива:

ул. Шевченко, 46, г. Благовещенск, 675000.

Электронный адрес госархива: gaao12@mail.ru

Справочные телефоны: (4162) 52-53-01, 33-19-38

График приема посетителей:

Приемные дни: вторник, среда с 900 до 1730, перерыв на обед с 1300 до 1400.

Не приемные дни: понедельник, четверг, пятница.

Выходные дни: суббота, воскресенье.

1.4.4. Информирование по процедуре предоставления государственной услуги производится:

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения в госархив.

1.4.5. При ответах на телефонные звонки ответственный сотрудник подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, информирует заявителей по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

1.4.6. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования (с учетом графика работы).

1.4.7. При информировании посредством личного обращения сотрудник обязан принять заявителя в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы.

1.4.8. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

1.4.9. При обращении по электронной почте ответ направляется в виде электронного документа. Досылки адресату копии ответа на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с действующим законодательством заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги

Административный регламент по предоставлению госархивом государственной услуги «Исполнение запросов о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы)».

2.2. Наименование органа,

предоставляющего государственную услугу

Предоставление государственной услуги «Исполнение запросов о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы)» осуществляется госархивом, подведомственным министерству культуры и архивного дела Амурской области.

2.3. Результат предоставления государственной услуги

Конечным результатом предоставления государственной услуги является:

1. Архивная справка: документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основе которых она составлена;

2. Архивная выписка: документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий части текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

3. Архивная копия: дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

4. Тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный госархивом по запросу заявителя.

5. Тематические обзоры: систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного или группы архивных фондов одного или нескольких архивов по определенной теме.

6. Тематический перечень архивных документов: систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров.

7. Информационное письмо: письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме.

8. Отрицательный ответ. Составляется при:

- отсутствии в архивных документах запрашиваемых сведений. Оформляется на бланке госархива, при необходимости ответ может быть заверен печатью госархива.

- отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. Оформляется на бланке госархива, при необходимости ответ может быть заверен печатью госархива.

2.4. Срок предоставления государственной услуги

2.4.1. Срок исполнения тематического запроса в госархиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства госархива этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя.

2.4.2. Тематический запрос органа государственной власти и органов местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, госархив рассматривает в первоочередном порядке в течение 15 дней, либо в согласованные с ними сроки.

2.4.3. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов госархив письменно извещает заявителя о промежуточных результатах работы.

2.4.4. Срок исполнения запроса по научно-справочному аппарату госархива – не более 15 дней с момента его регистрации.

2.4.5. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в госархиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация, куда следует направить запрос.

2.4.6. Срок исправления технических ошибок, допущенных при оказании государственной услуги, не должен превышать 3 рабочих дней с момента обнаружения ошибки или получения в письменной форме заявления об ошибке в записях.

2.4.7. По просьбе заявителя предусматривается срочное исполнение запроса от 5 до 10 дней.

2.5. Правовые основания для предоставления государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации (Российская газета, 25.12.1993, № 237);

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. Ст. 4169);

Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 02.08.2010, № 31, ст. 4179);

Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ч.1, ст. 3448);

Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 31.07.2006, № 31 (1 ч.), ст. 3451);

Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006. № 19. Ст.2060);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059);

Законом Амурской области от 27.06.2005 № 21-ОЗ «Об управлении архивным делом в Амурской области» (Амурская правда, 01.07.2005 № 128);

Положением «О министерстве культуры и архивного дела Амурской области», утвержденным постановлением губернатора Амурской области от 03.08.2007 № 448 (Вестник Администрации Амурской области от 14.08.2007 № 11).

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги

2.6.1. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос заявителя. Запрос может быть подан в госархив по почте, по электронной почте, через Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Правительства Амурской области, при личном обращении.

2.6.2. В запросе указываются: наименование юридического лица; для граждан - фамилия, имя, отчество (при наличии), год рождения, почтовый и/или электронный адрес заявителя, интересующие заявителя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации, а также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения. Запрос оформляется на утвержденном бланке в соответствии с Приложениями 2, 3.

Перечень дополнительных сведений, требуемых от заявителей, необходимых для предоставления государственной услуги:

о рождении – фамилия, имя, отчество лица, о котором запрашиваются сведения, дата рождения, место рождения, фамилия, имя, отчество родителей; для женщины - девичья фамилия;

· о бракосочетании – фамилия, имя, отчество лиц, о которых запрашиваются сведения, дата бракосочетания, место бракосочетания; для женщины – девичья фамилия;

· о смерти – фамилия, имя, отчество лица, о котором запрашиваются сведения, дата смерти, место смерти;

· о проживании, о составе семьи – фамилия, имя, отчество лица, о котором запрашиваются сведения; для женщины - девичья фамилия, фамилия, имя, отчество главы семьи, место проживания (указать город, село, район, название сельского Совета), годы проживания;

· об образовании организации, населенного пункта, истории учреждения – год возникновения организации (населенного пункта), переименования и т.п. В запросе необходимо изложить первичные сведения по интересующему запросу, которыми располагает заявитель;

· имущественные (отвод земельного участка, распределение индивидуальных гаражей, выделение квартиры, об актах ввода в эксплуатацию объектов и др.)- вид документа (решение, постановление, нотариальный документ и т.п.), дата, номер запрашиваемого документа, орган принявший решение (издавший документ).

· биографический запрос - фамилия, имя, отчество лица, о котором запрашиваются сведения, дата и место рождения, образование, место работы и другие сведения, которыми располагает заявитель о конкретном лице.

К запросу могут быть приложены ксерокопии документов, связанных с темой запроса, а также указаны иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запросов.

2.6.3. При запросе информации о собственном имуществе предоставляется ксерокопия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

В случае смены собственника имущества, кроме документа удостоверяющего личность, предоставляется ксерокопия договора купли-продажи, ксерокопия свидетельства о праве на наследство, ксерокопия завещания или иные документы, подтверждающие право на запрашиваемое имущество.

Для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

2.7.1. Непредставление всех необходимых документов, перечисленных в пункте 2.6.

2.7.2. Не подлежат рассмотрению запросы и Интернет-обращения, не содержащие наименования юридического лица; для граждан - фамилии, имени и отчества (если имеется), почтового адреса и/или электронного адреса заявителя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Также не принимаются к рассмотрению запросы, не поддающиеся прочтению, содержащие ненормативную лексику или оскорбительные высказывания.

2.7.3. Основанием для приостановления предоставления государственной услуги является неполнота представленных сведений для исполнения запроса.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

2.8.1. Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является запрос о документах, не подлежащих опубликованию и содержащих сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законом тайну, или сведения конфиденциального характера, или информацию, которая затрагивает непосредственно права, свободы и интересы конкретного поименованного в тексте третьего лица.

2.8.2. Основанием для отказа является отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие данные о третьих лицах документов, подтверждающих его полномочия.

2.8.3. Отсутствие документов, подтверждающих факт оплаты предоставления государственной услуги.

2.8.4. Отсутствие в госархиве документов, необходимых для исполнения запроса.

2.9. Размер платы, взимаемый с заявителя при предоставлении государственной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами

2.9.1. Тематические запросы физических и юридических лиц исполняются госархивом в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) в соответствии с расценками на платные услуги, оказываемые государственным учреждением Амурской области «Государственный архив Амурской области».

2.9.2. Исполнение тематического запроса органов государственной власти и органов местного самоуправления, связанного с исполнением ими своих функций, осуществляется на безвозмездной основе.

2.9.3. Оплата за срочное исполнение запроса определяется в соответствии с расценками на платные услуги, оказываемые государственным учреждением Амурской области «Государственный архив Амурской области» и в предварительном порядке согласовывается с заявителем.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о

предоставлении государственной услуги и при получении результата

предоставления государственной услуги

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 30 минут. Время ожидания в очереди на прием к должностному лицу или для получения консультации не должно превышать 30 минут.

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении

Поступившее обращение подлежит обязательной регистрации в день поступления в орган или организацию, осуществляющие предоставление государственной услуги.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой государственной услуги

2.12.1. Предоставление государственной услуги специалистами госархива осуществляется на своих рабочих местах в кабинете.

Выбор здания, в котором расположен госархив, должно осуществляться с учетом пешеходной доступности (не более 10 минут пешком) от остановок общественного транспорта.

Вход в здание должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию об учреждении, осуществляющем оказание государственной услуги:

- режим приема граждан.

2.12.2. Кабинет приема получателей государственной услуги должен быть оборудован информационными табличками (вывесками) с указанием:

- фамилии, имени, отчества специалиста, осуществляющего предоставление государственной услуги.

Кабинет оборудуется информационными стендами, содержащими:

– формы документов для заполнения, образцы заполнения документов;

– режим работы соответствующего подразделения;

– телефонные номера и адрес электронной почты учреждения, оказывающего государственную услугу;

– банковские реквизиты для оплаты государственной услуги;

– адреса ближайших банковских учреждений, где можно оплатить государственную услугу;

– расценки на платные услуги, оказываемые государственным учреждением Амурской области «Государственный архив Амурской области».

Помещения для непосредственного взаимодействия специалистов госархива и получателей государственной услуги должны размещаться на первом этаже здания. Места для ожидания и приема получателей государственной услуги должны быть оборудованы стульями, иметь место для письма и размещения документов.

Рабочее место должностного лица должно быть снабжено столом, стулом, персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных.

2.12.3. Руководство госархива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов заявителей.

2.13. Показатели доступности и качества государственной услуги

2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственных услуг в многофункциональных центрах и особенности предоставления государственной услуги

в электронной форме

При предоставлении государственной услуги в электронной форме осуществляется:

- предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о государственной услуге;

- подача заявителем запроса и иных документов, необходимых для предоставления государственной услуги, и прием таких запросов и документов с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг Амурской области;

- получение заявителем сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении государственной услуги;

- иные действия, необходимые для предоставления государственной услуги.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- поступление заявления (запроса) в госархив;

- анализ поступившего запроса и определение круга поиска архивных документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- подготовка ответа по запросу заявителя;

- направление результатов государственной услуги заявителю.

3.1. Поступление заявления (запроса) в госархив

3.1.1. Запрос заявителя рассматривается и исполняется при наличии в запросе наименование юридического лица; для граждан - фамилии, имени, отчества (при наличии), год рождения, почтового и/или электронного адреса заявителя, интересующие заявителя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации. При необходимости, для определения круга поисковых данных и определения правомочности получения запрашиваемой информации от заявителей могут быть затребованы дополнительные сведения, копии документов.

3.1.2. Все поступившие запросы подлежат регистрации в день поступления в Журнале регистрации тематических запросов.

При поступлении в госархив интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.1.3. Запрос заявителя рассматривается руководством госархива или уполномоченным должностным лицом (лицами) и направляется на исполнение непосредственно исполнителю.

3.2. Анализ поступившего запроса и определение круга поиска

архивных документов, необходимых для предоставления

3.2.1. Исполнитель осуществляет анализ тематики поступившего запроса с учетом имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала.

В результате анализа определяется:

- относится ли запрос к составу хранящихся в архиве архивных документов;

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

- степень полноты сведений, содержащихся в тематическом запросе необходимых для его исполнения;

- необходимость обращения к заявителю о дополнительной информации по существу запрашиваемых сведений;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение;

3.2.2. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в госархиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация, куда следует направить запрос.

3.2.3. Поступившие в госархив запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, возвращаются заявителю с сообщением об уточнении и дополнений запроса необходимыми для его исполнения сведениями. Предоставление услуги приостанавливается.

3.2.4. Отсутствие у заявителя документов, подтверждающих его полномочия на получение запрашиваемых сведений, является основанием для отказа в предоставлении государственной услуги. Запросы об имуществе третьих лиц принимаются к рассмотрению только при личном обращении или по почте.

3.2.5. Если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса, предоставления доверенности, оформленной в установленном порядке и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных, муниципальных и ведомственных архивов.

3.3. Подготовка ответа по запросу заявителя

3.3.1. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа «Архивная справка», «Архивная выписка».

3.3.2. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

В примечаниях к тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью госархива.

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается руководителем госархива и заверяется печатью госархива.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

3.3.3. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе».

После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя госархива или уполномоченного должностного лица и печатью госархива.

3.3.4. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью госархива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица.

3.3.5. При отсутствии в госархиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке госархива составляется ответ, в котором излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку. При необходимости ответ может быть заверен печатью госархива.

В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью госархива.

3.3.6. При отсутствии в архивных документах запрашиваемых сведений на бланке госархива составляется отрицательный ответ. При необходимости ответ заверяется печатью госархива.

3.3.7. Срок исправления технических ошибок, допущенных при оказании государственной услуги, не должен превышать 3 рабочих дней с момента обнаружения ошибки или получения в письменной форме заявления об ошибке в записях.

3.3.8. Ответ на запрос заявителя дается на государственном языке Российской Федерации.

3.4. Направление результатов государственной услуги заявителю

3.4.1. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы об отсутствии запрашиваемых сведений высылаются по почте простыми письмами.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в госархив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, квитанции, подтверждающей факт оплаты государственной услуги; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

Получатель государственной услуги расписывается на копии ответа или на обороте сопроводительного письма к нему, указывая дату получения.

3.4.2. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

IV. Формы контроля

за исполнением административного регламента

4.1. Должностным лицом, ответственным за выполнение настоящего регламента, является директор госархива.

4.2. Контроль за деятельностью госархива осуществляется посредством процедур внутреннего и внешнего контроля.

Внутренний контроль осуществляется директором госархива, а также лицом его замещающим, и подразделяется на:

- оперативный контроль (по выявляемым проблемным фактам и жалобам, касающимся качества предоставления услуги);

- плановый контроль (контроль в соответствии с графиками и планами, утверждаемыми директором госархива);

4.3. Министерство осуществляет внешний контроль за деятельностью госархива в части соблюдения качества предоставления услуги путем:

- проведения мониторинга основных показателей работы за определенный период;

- анализа обращений и жалоб граждан по вопросу оказания услуги, проведения по фактам обращения проверок по выявленным нарушениям;

- проведения проверок качества оказания государственной услуги.

4.4. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы госархива) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие министерства, сотрудники госархива. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.5. По итогам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав получателей государственной услуги, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) министерства культуры и архивного дела Амурской области, а также должностных лиц, государственных гражданских служащих

Действия (бездействие) должностных лиц, решения принятые ими в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего регламента, обжалуются в досудебном (внесудебном) и судебном порядке.

В досудебном (внесудебном) порядке могут обжаловаться действия (бездействия) и решения должностных лиц:

Основанием для начала досудебного (внесудебного) обжалования является поступление в госархив, предоставляющего государственную услугу, жалобы от получателя услуги, направленной в виде почтового отправления, по электронной почте или переданной лично.

Должностные лица госархива проводят личный прием получателей услуги (их представителей). В ходе личного приема получателю услуги может быть отказано в дальнейшем рассмотрении жалобы, если ему ранее был дан ответ по существу жалобы.

Срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 дней с момента ее регистрации.

Жалоба получателя услуги - физического лица должна содержать следующую информацию:

-фамилию, имя, отчество получателя услуги, которым подается сообщение, его место жительства или пребывания, контактный телефон (по желанию заявителя), личную подпись и дату;

- должность, фамилию, имя и отчество специалиста (при наличии информации), действия (бездействие) которого нарушают права и законные интересы получателя услуги;

- суть нарушения прав и законных интересов, противоправного действия (бездействия);

- сведения о способе информирования получателя услуги о принятых мерах по результатам рассмотрения его сообщения.

Жалоба получателя услуги - юридического лица должна содержать следующую информацию:

- наименование юридического лица, которым подается жалоба, адрес его места нахождения;

- наименование учреждения, предоставляющего государственную услугу, должность, фамилию, имя и отчество специалиста (при наличии информации), действия (бездействие) которого обжалуются;

- суть нарушения прав и законных интересов, противоправного действия (бездействия);

- сведения о способе информирования юридического лица о принятых мерах по результатам рассмотрения его жалобы.

По результатам рассмотрения жалобы принимается решение об удовлетворении требований получателя услуги либо об отказе в их удовлетворении. Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется получателю услуги - физическому или юридическому лицу.

Ответ на жалобу получателя услуги не дается, если:

- в письменной жалобе не указаны фамилия получателя услуги, направившего жалобу, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации жалобы сообщается гражданину, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- в жалобе содержится вопрос, на который получателю услуги уже неоднократно давались письменные ответы по существу и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы рассматривались в учреждении, предоставляющем государственную услугу. О данном решении получатель услуги, направивший жалобу, уведомляется в письменном виде.

- в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- от получателя услуги поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения.

Споры, связанные с действиями (бездействием) должностных лиц, а также решениями, осуществляемыми (принимаемыми) в ходе предоставления государственной услуги, разрешаются в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.