Бланк документа виды бланков по доу

13. Каковы назначения и область применения ГОСТ Р6.30-2003? 14. Бланк документа; виды бланков 15. Что такое устав? ДОУ- документационное обеспечение управления.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации- авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. Применение бланков ускоряет процесс создания док-та. Для изготовления бланков используют форматы А4 и А5 (для док-ов небольшого объема).Шрифты в бланках от 6-16 кегля. Реквизит наименование организации от 6-24 кегля. Формы бланков установлены: 1)Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти..2)Постановлением Государственного комитета РФ по статистике 2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по труду и его оплаты».3).ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ГОСТ Р 6.30-2003. классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам: 1.расположению реквизитов,2.по автору документа, 3.виду документа..

Главная › Документы › ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ › Должностная инструкция старшего воспитателя доу образец бланк и должностные обязанности.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой; продольный.
В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: бланк организации; бланк структурного подразделения; бланк должностного лица.
В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Расположение реквизитов на бланке бывает продольным и угловым(в левом верхнем углу). Угловой бланк используют для размещения в верхнем правом углу реквизита грифа утверждения (положения, акты, инструкции и т.д), для грифа адрессования ( в письмах, докладных записках), для написания резолюции. Обычно угловые бланки используют для писем, а продольные для распорядительных документов.
Для внутренних документов в организации используют общий бланк, т.к состав его реквизитов является одинаковым для таких документов как приказ, акт ит .д. Общий бланк-заготовка для создания многих видов документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком конкретного вида документа( например, пиказа, протокола). Бланки конкретного вида документа создают, тогда, когда в организации применяется большое кол-во документов этих видов. Существуют бланки на двух языках.В оранизациях субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком, свой собственный язык субъекта. Такие реквизиты как «наименование орг-ии», «справочные данные об орг-ии» печатают на двух языках на русском и национальном. Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений. Отличие этих бланков состоит в размещении ниже наименования организации-автора документа наименования структурного подразделения. Бланки должностных лиц создаются для руководителей организации или крупного структурного подразделения, обладающих правом подписи. При этом наименование должности размещается ниже наименования организации ( или структурного подразделения)-автора.Для оформления писем используются бланки для писем, включающие в себя название вышестоящей организации, полное и сокращенное название данной организации, ее почтовый и телеграфный адреса, коды ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, номер справочного телефона, номер факса и, по усмотрению организации, номер счета в банке. В бланке предусмотрены места (в виде ограничительных отметок) для проставления номера и даты составленного письма, номера и даты входящего письма, заголовка к тексту и адресата. На бланке для писем слово «письмо» не указывается, также нельзя писать коммерческое предложение.

комбинированного вида. г. Североморска. Бланки документов. Договор с родителями МБДОУ д/с № 8. Заявление о переносе даты зачисления. Заявление на сохранность места в ДОУ.

Аналогичные записи:
Принцип разделения труда в процессе управления документацией
Должностные инструкции сотрудников
Понятие контроля за исполнением документов и его цель.
Понятие документооборота, его количественные и качественные параметры.

Один из видов административного наказания, закрепленного в коап рф 11. мера административного наказания,выраженная в официальном порицании физического или юридического лица 12

Виновные в некачественной организации уборки снега в Мегионе будут привлечены к дисциплинарной ответственности. Михаил Игитов потребовал от лиц, ответственных за уборку улиц, публично объясниться перед горожанами.18 декабря 2015

Дополнительные виды деятельности ООО "АРХИВЫ, ДОКУМЕНТЫ И СЕРВИС": Деятельность библиотек, архивов, учреждений клубного типа Оптовая торговля, включая торговлю через агентов

22.04.2015 22:10 - Аналитика, Избранное, Казахстан. В конце февраля этого года в Астане представили проект административного процессуального кодекса. Одним из таких проектов является Закон об административных процедурах.

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ И ВИДЫ БЛАНКОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ СОГЛАСНО ГОСТ Р -2003

Тема 2. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ И ВИДЫ БЛАНКОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ СОГЛАСНО ГОСТ Р 6.30-2003

Вопрос 1. ГОСТ Р 6.30-2003. Классификация организационно-распорядительных документов

ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы (ОРД), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) — постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК. 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Стандарт устанавливает: состав и схемы расположения реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

• 
  организационно-правовая документация (учредительный договор, уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);
  

— информационно-справочная документация, которая, в свою очередь, может быть условно подразделена на:

• оперативно-информационную (письма, телеграммы, факсы, докладные и служебные записки и т. п.);

• справочно-информационную (акты, протоколы, отчеты и др.);

— документация по личному составу (заявления, трудовые договоры, характеристики, личные карточки, учетные формы и др.).

Внедрение ГОСТ Р 6.30-2003 в организации предполагает разработку инструкции по документационному обеспечению управления, оформление бланков, проведение учебных занятий с работниками, имеющими отношение к вопросам подготовки документов.

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 являются рекомендуемыми, что следует истолковывать как требования, допускающие некоторые послабления в оформлении документов по сравнению с жесткими требованиями ранее действовавших и ныне отмененных стандартов (ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-92).

Вопрос 2. Состав реквизитов ОРД

При подготовке и оформлении документов использу­ют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

16 — гриф утверждения документа;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Предусмотренный стандартом состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке документов одного и того же наименования в различных управленческих ситуациях может быть различным.

Состав реквизитов подразделяют на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования. Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.

При работе с электронными (машиночитаемыми) документами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливает обязательные реквизиты машиночитаемых документов; код и наименование организации — создателя документа; местонахождение организации — создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий электронных документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).

^ Вопрос 2. Схема расположения реквизитов (формуляры)

Схемы расположения реквизитов (формуляры) для наиболее широко применяемого формата бумаги А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов (составляющих «штамп» документа) приведены соответственно на рис. 2.1, 2.2.

На рисунках цифрами от 01 до 30 обозначены реквизиты в границах зон, очерченных штриховыми линиями. Использование штриховых линий символизирует возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата. Такие перемещения в основном связаны с колебаниями числа строк текста (реквизит 20).

Все поле формата, кроме разбиения на зоны размещения реквизитов, условно разделяют на три части: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная — большая часть площади формата — составляет рабочее поле документа.

Рис. 2.2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Бланк документа — это стандартный лист бумаги (формат), с нанесенными на нем постоянными реквизитами. На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут также размещаться символические знаки («уголки», «отрезки прямой линии», «крестики»), которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм). В делопроизводстве также находит применение формат АЗ (297 х 420 мм), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов — письмам, постановлениям и др.

Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

На верхнем поле посередине (см. рисунок) при составлении многостраничных документов на второй и последующих страницах наносится номер страницы. Номер пишется арабскими цифрами без указания слова «страница» и его сокращенных вариантов («с.», «стр.»), знаков «тире» (черточек).

Бланки документов проектируют и оформляют в соответствии с приложением А к ГОСТ Р 6.30-2003 (в пособии см. рис. 2.1, 2.2).

Стандартом установлены следующие виды бланков документов:

• 
  бланк письма;
  
• 
  бланк конкретного вида документа.
  

Общий бланк согласно учредительным документам организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14. Образец бланка — см. рис. 2.3.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, в целях ускорения оформления, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Для бланков писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны — угловое и продольное. Образцы соответствующих бланков см. рис. 2.4, 2.5, 2.6.

Б

ланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, 10, 14, и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. Образец бланка см. рис. 2.7.

Р
ис. 2.4. Образец углового бланка письма организации

Рис. 2.5. Образец продольного бланка письма организации

Рис. 2.6. Образец продольного бланка письма должностного лица

Бланки документов, как уже было сказано, следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов (плотность не менее 80 г/м 2. белизна — не менее 90 %). Бумага должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся. Воспроизведение реквизитов на бланках производится типографским способом.

При изготовлении бланков размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяют наименование организаций и видов документов. При этом следует соблюдать следующие правила: простое и удобное их расположение, соблюдение пропорций между толщиной линий типографского набора и компьютерного текста. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, обеспечивающими не затруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях помещения и получение качественных копий с помощью копировальной техники.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок.

Реквизиты 01, 02,03 располагаются над серединой реквизита 08.

Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08 слева от него, включая поле для подшивки. Реквизиты 08, 09, 10, 14, трафаретные места для реквизитов 11, 12, 13 могут размещаться в пределах границ зон расположения реквизитов одним из способов:

— центровочным, рекомендованным ГОСТ Р 6.30-2003 (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым, нередко используемым на практике (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Ц
ентрованный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизитом 11, 12, 13 оставляются трафаретные места (см. пример на рис. ниже).

^ ПРОКУРАТУРА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРОКУРАТУРА г. МОСКВЫ Прокуратура Центрального административного округа ТВЕРСКАЯ МЕЖРАЙОННАЯ

ул. Петровка, д. 10, стр. 6, Москва, 103031 _________________№__________________

На № ____________ от __________________

Флаговый вариант расположения реквизитов (см. пример на рис. ниже) используется в основном при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при подготовке документа. При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов является обязательным. Для документов внутреннего хождения часть реквизитов (01—07, 14) не воспроизводится, опускается.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПРОЕКТНЫЙ ИНСТИТУТ

Нижняя Первомайская ул. 46, Москва, 105203 Телеграфный адрес: Москва, Е-203, Сантехпроект

Телетайп: № 111788, «Вилла», тел.165-47-41 ОКПО 028933807, ОГРН 2019901492768, ИНН/КПП 6890046801/682533081

На № _____________ от ___________________

На бланках организации субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 08, 09, 14 печатаются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Особые требования к изготовлению, учету, использованию и хранению предъявляются к гербовым бланкам. Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб Российской Федерации) оговорены Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.). Основные требования к гербовым бланкам приведены ниже

^ Вопрос 5. Требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Пример оформления гербового бланка см. на рис. 2.8. Гербовые бланки в организациях подлежат специальному учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале). Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводит не реже одного раза в год комиссия, назначаемая распорядительным документом руководителя организации. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

Требования к бланкам управленческих документов - Документоведение - Учебные материалы для студентов

Культура оформления официальных документов начинается с бланка организации.

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон, идентифицирующий автора официального документа [1] .

Состав и порядок расположения реквизитов на бланках организаций установлен ГОСТ Р 6.30–2003 и Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов федерального органа исполнительной власти утверждаются его руководителем.

При разработке бланка организации сначала необходимо выбрать формат бумаги. Бланки могут быть изготовлены на формате бумаги А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм). Допускается также изготавливать бланки на бумаге форматов А3 (297 × 420 мм) и А6 (105 × 148 мм). Бланки формата А3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы (например, бухгалтерские и финансовые отчеты, планы). На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюций (поручений, указаний).

Бумага, применяемая для изготовления бланков должна быть белого, кремового или желтого цвета. Применение других цветов нецелесообразно, так как темные цвета затрудняют прочтение документа. Однако следует помнить, что документы постоянного срока хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, желательно белого цвета.

На бланках левое ноле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – нс менее 20 мм.

В свою очередь, в п. 5.3 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 предусмотрено, что организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ. Также отмечается, что формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа, и на практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка. При этом при подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

Бланки могут выполняться с помощью средств полиграфии или на персональном компьютере. Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ, так как они являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

– общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

– бланк конкретного вида документа (кроме письма);

– бланк должностного лица;

– бланк для писем.

Каждый бланк имеет строго определенный перечень реквизитов и схему расположения их на бланке. Расположение реквизитов бланка может быть продольным и угловым. При продольном расположении реквизиты размещаются вдоль верхнего поля листа и выравниваются либо по ширине, либо по центру.

Хотя организация сама выбирает расположение реквизитов бланка, которое считает более удобным, однако угловое расположение реквизитов является более рациональным при изготовлении бланка для писем.

При угловом расположении реквизиты размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Бланки с продольным расположением реквизитов применяют в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков или когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.

Если в соответствии с уставом, организация имеет наименование на иностранном языке, то наименование организации (включая название формы собственности) и ее адрес не переводятся на иностранные языки (кроме названия страны и крупных городов), а даются только в латинской транслитерации. Например, название организации "Международная книга" в таком бланке будет выглядеть так: Mezhdunarodnaia kniga (а не International book), а почтовый адрес: 27, Mayakovskaya St. (либо street), Moscow, 113456, Russia (либо Russian Federation).

Общий бланк. Каждая организация в обязательном порядке должна иметь общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма), входящего в систему УСОРД. Оформлять организационно-распорядительные документы на бланке, предназначенном для писем, не допускается и является нарушением ГОСТ.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 и Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти для изготовления общего бланка используются следующие реквизиты:

– Государственный герб РФ или герб субъекта РФ;

– эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

– код организации по ОКПО;

– свободное место для размещения наименования вида документа;

– место составления или издания документа.

Бланк также должен иметь ограничительные отметки (наносятся в виде уголков или других обозначений) для расположения реквизитов:

– регистрационный номер документа;

– заголовок к тексту;

– отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов (например, справок, протоколов, приказов). При разработке этих бланков в общий бланк типографским способом вносятся реквизиты:

– наименование вида документа;

– код формы документа по ОКУД.

Должностной бланк. В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти организация может также изготовить бланк должностного лица, тогда в бланк вносится дополнительный реквизит "наименование должности", расположенный ниже реквизита "наименование организации".

Бланк для писем используется в переписке между организациями. Бланк письма должен включать следующие реквизиты:

– Государственный герб РФ или герб субъекта РФ;

– эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

– код организации по ОКПО;

– справочные данные об организации;

На бланке для писем наименование вида документа (письмо) не указывается.

Кроме этих реквизитов, в бланке письма должны быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:

– регистрационного номера документа;

– ссылки на регистрационный номер и дату документа.

Дополнительно бланк для писем может содержать ограничительные отметки для следующих реквизитов:

– заголовок к тексту;

– отметку о контроле.

Согласно п. 4.6 ГОСТ Р 6.30–2003 рассмотренные виды бланков установлены для организации, структурного подразделения организации и должностного лица. Различие между таким бланками состоит лишь в указании автора документа – организации, се структурного подразделения или должностного лица. В случае, когда автором документа является филиал, представительство, иное структурное подразделение организации, должностное лицо и др. то их обозначение входит в состав наименования организации – автора документа. Отметим, что бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка. В бланках должностного лица дополнительный реквизит "Наименование должности" размещается ниже реквизита "Наименование организации" (п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003).

Требования по работе с бланками включаются в инструкцию по делопроизводству. Бланки организаций должны подлежать учету и строгой отчетности, особенно бланки с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. Учет бланков может осуществляться в специальном журнале, форма которого разрабатывается самостоятельно организациями. Форма журнала по учету бланков в федеральных органах исполнительной власти представлена в Методических рекомендациях по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Введение в обращение новых бланков документов осуществляется по предложениям подразделений распоряжением руководителя организации. Уничтожение бланков должно производиться по акту.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков необходимо возложить на подразделения, ответственные за делопроизводство в организации, а в небольших фирмах на лица, ответственные за делопроизводство. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительными документами руководителя организации.

Хранятся бланки обычно в запирающихся шкафах в структурном подразделении, ответственном за разработку, изготовление, учет и хранение бланков.

За утерю, нарушение порядка хранения и использования бланков и другие упущения в работе с документами применяются меры дисциплинарного воздействия. К ним относятся замечание, выговор, строгий выговор, увольнение и другие взыскания, предусмотренные уставами о дисциплине и правилами внутреннего трудового распорядка.

• [1] ГОСТ Р 7.0.8–2013 Делопроизводство и архивное дело.

Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter

Бланки документов. виды бланков

Требования к конструированию бланков документов. Виды бланков.

Бланк документа – набор реквизитов. идентифицирующих автора официального письменного документа. 1

Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию. 2

Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов. * ( Информационно-справочные документы (докладные записки, служебные записки, предложения, представления, заявления и т.д. кроме протоколов и актов), которые являются внутренними и не направляются в другие организации, создаются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Несмотря на это, для данных видов документов можно разработать электронные бланки и сохранить их в компьютере. Использование такого подхода позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание.
Некоторые организационно-правовые документы, например, устав, учредительный договор, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением всех необходимых реквизитов.
Если документ готовят несколько организаций, то он тоже оформляется на стандартном листе бумаге с нанесением всех необходимых реквизитов. Однако если подготовку совместных документов часто используют, то в таком случае можно разработать бланк.)

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать.

Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или слабо окрашена в светлые тона.

Несмотря на то, что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003. требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:

по автору документа;

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: 1

Документ - понятие и виды

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа .

Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации. документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Автор документа. Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит. раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

• личного происхождения;
• официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации .

• Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
• Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
• Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
• Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
• Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
• Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
• Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
• Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
• Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
• Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
• Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и хранением именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

• входящие (поступившие в организацию);
• исходящие (отправляемые из организации);
• внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
• Совокупность этих документов образует документооборот организации.

• простые;
• сложные.

Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, приказы. протоколы. постановления, решения, регламенты, инструкции).

• секретные;
• для служебного пользования;
• несекретные (простые).

Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

• индивидуальные;
• трафаретные;
• типовые.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

• подлинники (оригиналы);
• копии;
• дубликаты.

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки.

• документы постоянного;
• долговременного (свыше 10 лет);
• временного (до 10 лет) хранения.

Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

Правоведение