Категория: Бланки/Образцы
Главная » Акты » Акт приема-передачи дел
Акт приема-передачи делДанный акт представляет собой документ, который содержит заключение аудиторской проверки или полный перечень документов финансового учета организации. Он может передаваться от одного лица к другому во избежание возможных споров.
В оформлении данного документа заинтересованы следующие лица: руководитель организации, бухгалтера. Один – заинтересован в увольнении, другой – в освобождаемой вакансии.
СоставлениеСтрого установленных правил и унифицированной формы для составления акта приема-передачи нет. Акт – это некоторая опись конкретных дел бухгалтерии, а именно:
Для передаче дел необходимо созвать комиссию, которая будет заниматься рассмотрением объяснительных записок, приложенных к акту, и заключения аудиторов. На документе должна стоять виза, подписанная руководителем организации, бухгалтерами и членами комиссии.
В акт могут быть добавлены некоторые пункты, в большей степени раскрывающие ведение бухгалтерского учета.
Поделитесь с коллегами:
Общество с ограниченной ответственностью "Компания" ИНН 77034500296 117345, Москва, пр-т Вернадского, д. 116, корп. 2
Согласно приказу от 17.04.2012 N 30 в период с 18 апреля по 2 мая 2012 г. главный бухгалтер И.А. Сидорова передала, а заместитель главного бухгалтера Е.А. Петрова приняла следующие документы:
Также переданы и приняты: печать организации, банковская чековая книжка (неиспользованные чеки с N АЕ 15812 по N АЕ 15840), ключи от сейфа, ключи от системы "клиент - банк", наличность в сумме 5000 руб.
Выявленные ошибки в учете и отчетности:
- не представлена отчетность по НДС за I квартал 2011 г.;
- неверно посчитана сумма авансовых платежей по налогу на прибыль, подлежащая уплате в I квартале 2012 г.
Приложения к акту:
1. Акт инвентаризации денежных средств в кассе, дебиторской и кредиторской задолженности по состоянию на 2 мая 2012 г.
2. Копия аудиторского заключения за 2011 г.
3. Копия акта сверки расчетов с налоговой инспекцией по состоянию на 18 апреля 2012 г.
4. Опись первичных документов, содержащихся в передаваемых папках документов.
Источник: "Российский налоговый курьер", 2012, N 3
Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) кредитной организации об освобождении от должности руководителя (или: главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера) кредитной организации, руководителя (или: заместителя руководителя, главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера) филиала кредитной организации
Протокол общего собрания акционеров (участников) кредитной организации об освобождении от должности руководителя кредитной организации (или: главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера кредитной организации; руководителя, заместителя руководителя, главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера филиала кредитной организации)
Уведомление кредитной организации в Банк России об освобождении от должности руководителя (или: главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера) кредитной организации, руководителя (или: заместителя руководителя, главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера) филиала кредитной организации
Согласно приказу от 17.04.2012 N 30 в период с 18 апреля по 2 мая 2012 г. главный бухгалтер И.А. Сидорова передала, а заместитель главного бухгалтера Е.А. Петрова приняла следующие документы:
Также переданы и приняты: печать организации, банковская чековая книжка (неиспользованные чеки с N АЕ 15812 по N АЕ 15840), ключи от сейфа, ключи от системы "клиент - банк", наличность в сумме 5000 руб.
Выявленные ошибки в учете и отчетности:
- не представлена отчетность по НДС за I квартал 2011 г.;
- неверно посчитана сумма авансовых платежей по налогу на прибыль, подлежащая уплате в I квартале 2012 г.
Приложения к акту:
1. Акт инвентаризации денежных средств в кассе, дебиторской и кредиторской задолженности по состоянию на 2 мая 2012 г.
2. Копия аудиторского заключения за 2011 г.
3. Копия акта сверки расчетов с налоговой инспекцией по состоянию на 18 апреля 2012 г.
4. Опись первичных документов, содержащихся в передаваемых папках документов.
Новое за 28 сентября 2016
Договоры по тегам
Советы работнику офиса
Плохие привычки, которые способны стать хорошими
Почему вы не любите свою работу?
В процессе функционирования любого предприятия могут возникнуть ситуации, когда обязательно потребуется передача документов другому лицу. При этом осуществляется отправка кадровых, ЖСК и других из рук в руки. Определенные файлы оформляются при смене учредителя, главы компании и других лиц.
При увольнении конкретного должностного лица информация переходит к новому работнику. Важно знать основную специфику оформления данных в определенных обстоятельствах. Необходимо правильно его составить. Для этого используется специальная форма. Применяя бланк, можно составить требуемый файл.
Акт приема-передачи документов бухгалтерииОбычно имеет место приказ о назначении комиссии по решению которой будет осуществлен акт передачи документации. При составлении файлов используют специальный бланк. Это имеет место, например, при увольнении главного бухгалтера, в распоряжении которого были важные документы. Касаемо, в первую очередь, бухгалтерских учетов. Они должны быть переданы другому лицу, которое заменит уволенного.
Для передачи ценных бумаг используется соответствующая форма. Касательно учета бухгалтерских записей составляются специальные акты. Передаваемые дела чаще оформляют таблицей. В ней указываются следующие данные:
Директор и главный бухгалтер занимаются заверением важной бухгалтерской документации. Если стоит задача – смена директора, в этом случае составляется акт о передаче его прав другому лицу.
При смене директора, как и главного бухгалтера, необходимо поставить в известность организации, занимающиеся контролем предприятий, а также банк, который обслуживает компанию. Для государственных предприятий, где имеет место смена директора, действует такое правило. Что касается частных организаций, они в этом случае принимают самостоятельное решение.
Для оформления акта потребуется специальный бланк, который нужно заполнить согласно общепринятым нормативам. Следует сказать, что при смене директора может возникнуть масса вопросов и проблем только в отношении бюджетных компаний. Но они вполне решаемы. Прием осуществляется комиссией, которая создается на основе приказа.
Акт приема-передачи кадровой документацииДля того чтобы правильно заполнить такой файл, необходим образец. При отправлении кадровых записей другому лицу на предприятии при увольнении, следует заполнить бланк. Всегда в процессе заполнения кадровых документов нужно обязательно указать такие моменты:
Если имеют место такие ситуации, как утрата личных дел, отсутствия заполнения личных карточек, это следует указать в примечании при передаче кадровых документов.
Передача информации, касающейся воинского учетаПри необходимости отправки документации, связанной с воинским учетом, составляется специальный акт, для заполнения которого существует образец. Для того чтобы правильно его составить, потребуется образец, который можно скачать. Данные, которые должна содержать форма:
При необходимости в смене учредителя на предприятии возникают определенные сложности. Учредителем назначаются исполнители, которые будут нести ответственность за процесс перевода файлов.
Действует приказ о составлении комиссии. При этом указывается период, в течение которого осуществляется отправка. При смене и назначении нового учредителя отправляются в его руки. Форму акта можно скачать без проблем.
Акт приема-передачи документов на хранение государством?
Нередко возникают ситуации, когда требуется изъять информацию с предприятий на государственное хранение. При этом необходима подготовка соответствующего акта, на базе которого будет осуществлена передача на постоянное хранение.
При приеме на государственное хранение следует обязательно указать такие данные, как название компании, передающей документы и наименование собственно архива, который их принимает. Пример, утеря важных бумаг, требует, чтобы данную ситуацию отметили в акте. В том случае, когда производится перенос на государственное хранение и имеют место определенные примечания, они должны быть указаны в акте.
Акт приема-передачи бухгалтерии ЖСКВ этой ситуации осуществляется отправка бухгалтерских файлов ЖСК по тому же принципу, что и в случае приема-передачи информации, связанной с бухгалтерией в других случаях. Это самые важные документы ЖСК и следует не допускать ошибок в процессе оформления акта, поэтому лучше использовать образец.
Следует скачать файл, на котором ставится дата и обозначается место. Согласно приказу формируется комиссия, состоящая из трех человек. Их имена, а также название предприятия, имя лица, принимающего и передающего, указываются в обязательном порядке.
Правильно составленная форма от одного лица к другому, поможет избежать недоразумений. В обязательном порядке такая процедура осуществляется по решению комиссии.
По данной ссылке вы можете бесплатно скачать «Образец акта передачи дел главного бухгалтера » в формате doc, размером 22 КБ.
Процедура приема и передачи дел главного бухгалтера нормативными документами не регулируется, поэтому рекомендуем использовать пошаговую инструкцию, учитывающую большинство факторов. Вы можете воспользоваться приемлемыми для вас рекомендациями.
1. ПриказКаждая компания может самостоятельно устанавливать правила приема-передачи дел, закрепив порядок приказом, в котором следует указать:
Главный бухгалтер, сдающий дела, должен сформировать все первичные документы, сделать соответствующие бухгалтерские записи, подготовить отчетность, рассчитать страховые взносы. статотчетность и т. д.
3. ИнвентаризацияИнвентаризация денежных средств проводится, независимо от того, был ли заключен договор о материальной ответственности. Результаты инвентаризации оформляют описями в трех экземплярах и прикрепляют к акту приема-передачи дел.
4. ПроверкаДля объективной оценки состояния дел целесообразно провести аудиторскую проверку. Если это невозможно, вновь назначенный главный бухгалтер своими силами должен проверить учет и отчетность, особенно внимательно – за текущий год.
5. Акт приемки-передачиАкт приема-передачи нужно составить для разграничения ответственности передающего и принимающего лица. Дополнительно данный документ помогает получить представление о том, в каком состоянии находятся:
В акте должны быть отражены следующие вопросы:
В больших компаниях в бухгалтерии работает, кроме главного бухгалтера, целый штат сотрудников. В акт приема-передачи включаются только документы, которые непосредственного контролировал главный бухгалтер.
После прихода на должность нового работника может возникнуть вопрос о части его ответственности. Новый главный бухгалтер не может быть привлечен к ответственности за неподобающее ведение бухучета или неуплату налогов предшественником.
Если увольняющимся главным бухгалтером был причинен материальный ущерб компании, он должен возместить его полностью. Но в случае если главбух не подписывал договор о полной материальной ответственности, возмещение возможно только в размере его средней заработной платы.
Вступление в должностьВполне возможна ситуация, когда главному бухгалтеру не от кого принимать дела, так как бывший сотрудник уже уволен. Нужно учитывать, что без подписания акта приемки-передачи невозможно будет доказать отсутствие части документов. Можно посоветовать принимать дела только после проведения аудита, чтобы избежать возможных неприятностей.
Если смена главного бухгалтера планируется при еще работающем предшественнике, желательно принять нового главбуха на должность заместителя. Так можно без спешки передать дела, и только после этого издавать приказы об увольнении-назначении.
Смена главного бухгалтера нередко происходит по причинам, которые могут стать для нового работника неприятным сюрпризом. Именно по этой причине не стоит относиться к процессу приема-передачи дел как к простой формальности.
Прикрепленные файлыПо нормативным актам законодательной системы вся документация или ценности в определенных ситуациях обязательно должны передаваться от одного лица/предприятия/инстанции другому в строгом соответствии с буквой закона. Поводом для такой операции может служить абсолютно любое событие: продажа (движимого или недвижимого имущества, либо других ценностей), смена должности; смена руководства и т.д. Документ, регламентирующий и подтверждающий этот факт, имеет название акт приема-передачи.
Акт приема передачи документов другому лицу: как составить правильно?Необходимо отметить, что обязательной формы законом не предусмотрено, однако, определенные данные он должен содержать обязательно, в противном случае доказать факт получения или передачи крайне сложно. Подобные документы всегда составляются в двойном экземпляре (по одному для каждой заинтересованной стороны). Такая же ситуация сложилась и во многих других странах/республиках, например, в Украине или Казахстане.
При передаче другому лицуПри передаче документации либо других ценностей от одного физического лица/сотрудника другому или в архив необходимо составить документ, который должен содержать:
Если имеет место, к примеру, передача автомобиля, необходимо указать данные ОСАГО, так же предоставить журнал регистрации ТС.
При смене генерального директораПроцедура смены генерального директора крайне сложная, так как управляющему придется немало секретных фактов раскрыть преемнику. Поэтому удобнее пользоваться общепринятыми формами, которые включают в себя полный и очень подробный перечень документации, имущества, печатей, оргтехники, ключей, контактов деловых партнеров и пр. находящихся в пользовании генерального директора.
В тему: Доверенность на право подписи документов за директора образец
При увольнении главного бухгалтераГлавный бухгалтер — серый кардинал любого предприятия. В его ведении множество документации, всевозможных ордеров, деньги и подробные отчеты (налоговые, банковские и пр.) о работе. В одном акте довольно сложно отобразить все аспекты, поэтому очень часто к нему дается приложение в виде подробной описи. Сам же акт должен содержать:
Возникла проблема? Позвоните юристу:
+7 (499) 703-41-47 - Москва, Московская область
+7 (812) 309-83-52 - Санкт-Петербург, Ленинградская область
Необходимо понимать, что следует учитывать всю документацию за последние три года ведения дел увольняющимся бухгалтером. Обязательно должна присутствовать подпись руководителя в лице директора и приказ об увольнении.
Акт приема-передачи документов образец при смене главного бухгалтера смотреть и скачать можно тут:
От старого руководителя новомуВ случае смены руководства необходимо соблюдать процедуру передачи всех дел, ТМЦ и документации, в том числе, кадровой, находящихся в пользовании предшественника. Все это необходимо отобразить в акте приема-передачи, который и станет подтверждением завершения процедуры. Он должен содержать подробное описание всех переданных ценностей, отображать ошибки и/или разбежности. если они имеют место.
При реорганизации ОООПри реорганизации следует указать, что права и обязанности переходят от одного (или нескольких) предприятия к другому с подробным перечислением всех участников, сотрудников. Указать все пассивы и активы компаний-участников, предоставить подробное описание задолженностей (если они имеют место):
Документ должен быть утвержден на собрании учредителей и заверяться всеми участниками цессии .
При продаже фирмыПродажа фирмы предусматривает не только составление договора, но и передачу всего имущества (движимого и недвижимого), печатей и документации, в том числе, бухгалтерской, поэтому акт приема-передачи в этом случае должен содержать полный и очень подробный перечень. В данном случае возможны приложения в виде документов, содержащих более подробные сведения обо всех объектах.
В тему: Справка 2-НДФЛ новая форма 2015: бланк, заполненный образец
Образец акт приема передачи документов и шаблон скачать можно здесь:
Задать вопрос юристуДля главного бухгалтера после своего ухода очень важно оставить полный порядок в проделанных им делах, потому что это вопрос профессионализма и этики. Поэтому и предшественник, и приемник должны быть заинтересованы в правильной процедуре приема-передачи дел на фирме. Акт приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера нужен для разграничения ответственности бывшего и нового главбуха. Поэтому обезопасить принятого работника от ошибок прошлого поможет оформление именно такого документа, как акт приема-передачи дел.
В актуальном законодательстве не указан порядок передачи дел от одного бухгалтера другому. Эта процедура, по сути, не является обязательной, но она все равно необходима для компании, чтоб преемник на должность бухгалтера мог увидеть реальное положение вещей в учете и бухгалтерии в учреждении на момент ухода главбуха. Отсутствие первичных документов может сильно повлиять на дальнейшую деятельность компании.
Какие действия нужно сделать перед подписанием актаСразу перед тем, как осуществить передачу дел новому главбуху, директор организации должен подписать специальный приказ, в нем, как правило, должны быть указаны:
Инвентаризация является обязательной только, когда совершается смена материально ответственных должностных лиц (нужно проводить, если в трудовом контракте с главбухом есть условие про полную материальную ответственность).
Как должен быть правильно составлен акт и что нужно в нем указатьИсходя из результатов инвентаризации и сверки всей документации, формируется акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера. Главбух, который покидает свою должность, благодаря внутреннему распорядку предприятия, может быть обязан передать новому главбуху должностную инструкцию и проконтролировать степень её уяснения. Для передачи дел как обычно назначается определённая комиссия, а составленный акт в нескольких копиях заверяется членами комиссии и ответственными сторонами. В акте указывается детальное состояние бухгалтерского учета на момент передачи дел.
В акте необходимо указать всех людей, которые принимают непосредственное участие в передаче документов, потому что, кроме главного бухгалтера в это могут быть вовлечены и другие работники бухгалтерии, еще могут быть приглашены и внешние аудиторы. Количество и контингент участников утверждает руководитель. Передавать стоит только те документы, за которые нес ответственность уходящий главный бухгалтер. Так, допустим, если в учреждении учетом заработной платы занимается отдельно нанятый сотрудник, то эту документацию передавать и упоминать в акте не надо. Новый главный бухгалтер должен быть удостоверенным в том, что он получил абсолютно все документы, касающиеся деятельности бухгалтера за последние 5 лет. Период хранения определённых деловых бумаг установлен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом. Там же определены и сроки сбережения статистической отчетности.
Налоговики вправе проверить организацию за последние 3 года работы. Это правило описано в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Поэтому новому главному бухгалтеру следует тщательно проверить наличие документации, имеющей отношение именно к упомянутому ранее периоду времени.
Большое внимание стоит уделить таким документам:
Если прежний главбух выполняет обязанности кассира на предприятии, то ему следует передать не только необходимую документацию, но и деньги, бланки деловых бумаг строгой отчетности, банковские чековые книжки, ключ от кассы и сейфа.
Возможно, оформить акт приема-передачи дел в краткой форме, к нему приложить опись всех документов, которые передаются. Если перечень таких документов маленький, то их можно будет указать прямо в акте. Тогда не придется делать отдельную опись.
Чтобы правильно составить акт приема-передачи дел, нужно решить какие деловые бумаги подлежат передаче, и конкретно за какой период. Чтоб это понять, нужно воспользоваться нормами п. 2 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете: главбух несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, подробное и своевременное предоставление полной бухгалтерской отчетности и формирование учетной политики.
Значит, передаваться могут только те деловые бумаги, за которые он несет ответственность: налоговые документы, бухгалтерская и налоговая отчетность, первичные учетные, бухгалтерские регистры, процедуры кодирования, учетная политика, рабочий план счетов бухгалтерского учета, программы машинной обработки данных и т. д.
Обязательно необходимо обратить внимание, что из-за того, что форма акта сдачи приема дел не утверждена какими-либо нормативными документами, он может быть составлен в произвольной форме, и утвержден позже руководством организации.
Общепринято, что акт и опись (если она составляется отдельно от акта) должны быть в двух копиях, одна из них передается главному бухгалтеру, который покидает свое рабочее место, а вторая должна остаться в бухгалтерии учреждения. В случае если смена бухгалтера происходит в филиале организации, акт с описью должны составляться в трех образцах: первый – для главной компании, второй – для филиала и третий – для уходящего бухгалтера.
В акте сдачи-приема дел нужно в обязательном порядке указать:
Также к акту нужно приложить (если есть такая возможность) письменные объяснения главного бухгалтера, который покидает свой пост относительно причин таких расхождений.
Кто подписывает акт при смене главбуха Если не успели найти нового главбухаАкт приема-передачи дел подписывают покидающий предприятие главный бухгалтер и новый. Однако если замену прежнему найти не успели в срок, то документацию можно временно передать сотруднику бухгалтерии. Но если и таковых нет, то сам директор вправе принять документы.
Передача дел новому специалистуСледует рассмотреть такую ситуацию, когда все-таки нового сотрудника успели найти, и он вышел на работу, то, как правило, определенное время они работают вместе, потому что передача документации – процесс медленный. Нового работника оформляют в штат только после официального прекращения трудовых отношений с предыдущим. Это действие неправильное. Должно быть заранее заключено трудовое соглашение с новым работником, так как передать документы, ключ от сейфа, печати постороннему человеку организация не может. Учитывая то, что двух главных бухгалтеров в компании не может быть, то его ненадолго оформляют на иную должность (к примеру, заместитель главбуха).
Передача дел аутсорсинговой компанииВ наши дни возможна и другая ситуация. Организация решила, что передаст ведение учета в аутсорсинговую компанию. В этом случае только служащий этой специализированной бухгалтерии вправе принимать дела под роспись. Тогда основанием для передачи документации будет заключенный договор между компаниями об оказании услуг по ведению учета.
Что делать, когда бухгалтер отказывается подписывать актЕсли бухгалтер, который увольняется, отказывается подписать акт приема-передачи, то это нужно в обязательном порядке зафиксировать документально в форме акта в присутствии не менее двух свидетелей. Помимо этого, руководитель должен своим приказом назначить комиссию для фиксирования общего состояния бухгалтерского учета на предприятии и для составления описи документов. Может произойти и такое, что каких-то деловых бумаг в организации будет не хватать, тогда подобный акт и опись снимут с нового главного бухгалтера ответственность.
Подводя итог, нужно отметить, что процедура приема-передачи дел является очень ответственной и для покидающего должность, и для вновь прибывшего главбуха, и для самой фирмы. Но следует обратить внимание: главбух, который увольняется, не должен заниматься организацией передачи дел, это задача директора. В обязанности увольняющегося бухгалтера входит доведение всех текущих дел до конца и передаче необходимых документов в надлежащем виде.