Как правильно вшить и заполнить вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка – это главный документ любого работающего гражданина. В каждом ее разделе указываются сведения о карьерных перемещениях: приемы на какую-либо должность, причины увольнения, награждения за успехи в работе и прочее. В том случае, когда разделы, предназначенные для внесения записей о награждениях и работе, заканчиваются, и в них не остается свободного места для новых записей, сотрудник кадрового отдела обязан вшить в трудовую книжку работника вкладыш. Однако не все знают, как сшить вкладыш в трудовую книжку правильно.

Вкладыш хоть и считается документом, но без самой трудовой книжки его не признают действительным. Чтобы вкладыш не потерялся, его необходимо пришить. Прежде чем разобрать этот процесс подробнее, следует напомнить об основных правилах оформления трудовых книжек. Их знание поможет избежать дальнейших проблем не только владельцу документа, но и работодателю, который является ответственным лицом за его ведение и хранение.

Правильное оформление трудовых книжек исключает такие действия, как:

• зачеркивание любых записей в разделах со сведениями о награждениях работника и его трудовой деятельности>
• вшивание или вклеивание чистых листов в трудовую книжку>
• применение других чистых трудовых книжек в качестве вкладышей к основному документу.

После того, как в трудовой книжке были заполнены все разделы, работодатель обязан самостоятельно позаботиться об оформлении вкладыша, который является продолжением основного документа. Трудовым кодексом была утверждена форма вкладыша. Использование других бланков запрещено, так как из-за них трудовая книжка сотрудника может быть признана недействительной, и работодатель будет обязан уплатить штраф за неправильное ведение и хранение таких документов.

Прикрепление вкладыша в трудовую книжку состоит из нескольких этапов.

1. Вначале кадровик обязан сделать отметку на титульном листе основного документа «Выдан вкладыш». Возле нее указывается серия и номер вшиваемого вкладыша. Данная надпись может быть сделана вручную или же вместо нее проставляется штамп 10х25 мм с соответствующей отметкой. Указываемые сведения должны совпадать с номером и серией именно того вкладыша, который будет вшиваться в документ. В противном случае он будет недействительным, и все дальнейшие записи о работе не будут учитываться в общий стаж его владельца.
2. Далее следует заполнить титульную страницу вкладыша личными сведениями о работнике. Внесение данной информации должно основываться на документах, предоставленных сотрудником (паспорт и диплом/свидетельство об образовании). Дата заполнения вкладыша должна совпадать с днем его оформления.
3. В завершение следует аккуратно вшить вкладыш в трудовую книжку. Сделать это необходимо своевременно, так как ответственность за то, что вкладыш не вшит в трудовую книжку, лежит на работодателе, и за свою халатность он будет оштрафован.

Основных правил прикрепления вкладыша не существует, однако на практике пришивать его следует так:

• трудовая книжка разворачивается между последним листом и обложкой>
• вкладыш разворачивается посредине>
• шилом или толстой иголкой прокалывается по два отверстия в середине вкладыша и между обложкой и последним листом в трудовой книжке>
• при помощи иголки и плотной нитки белого или черного цвета вкладыш пришивается к основному документу (нитка пропускается сквозь отверстия несколько раз так, чтобы ее концы были внутри вкладыша, а не снаружи трудовой книжки)>
• нитка, скрепляемая трудовую книжку и вкладыш к ней, завязывается на несколько крепких узлов.

Вшить вкладыш довольно просто, однако это необходимо делать после того, как была правильно проставлена его серия и номер на титульной страничке трудовой книжки.

Иногда кадровики спешат и сразу пришивают вкладыш, а после начинают его заполнять. Это нередко приводит к тому, что в результате сведения вкладыша различаются от данных на титульной страничке основного документа. В связи с этим приходится откреплять вкладыш, делать исправления в трудовой книжке, что само по себе является хлопотным делом.

Если все же сотрудник кадрового отдела поторопился и сделал ошибку, он должен аккуратно при помощи ножниц открепить вкладыш от трудовой книжки. Далее в трудовую книжку вшивается новый, заранее заполненный, вкладыш (без прокалывания дополнительных отверстий) с указанием его серии и номера на титульной странице основного документа. Испорченный вкладыш уничтожается, и по этому факту составляется акт, аналогичный бумаге об уничтожении испорченных трудовых книжек.

Еще одной распространенной ошибкой неопытных кадровиков, которые не знают о том, как вшить вкладыш к трудовой книжке, становится отрывание его обложки. Делать этого нельзя. Это объясняется тем, что бланк вкладыша утвержден законодательством, и любое его видоизменение (удаление обложки, вклеивание или вырывание листов) является незаконным и может послужить причиной для отказа в оформлении пенсионного пособия его владельцу. Вкладыш должен быть пришит к трудовой книжке в том виде, в котором он приобретается.

За первый вкладыш работодатель может потребовать у работника оплату. Если же бланк был испорчен кадровиком, оплата следующего вкладыша не взимается с сотрудника.

Оформляется вкладыш в той организации, которая обнаружила отсутствие свободного места в трудовой книжке и не может внести какую-либо новую запись. Заполнение данного документа ничем не отличается от оформления записей в трудовой книжке, и все отметки делаются в соответствии с Трудовым кодексом. Однако нумерация первой записи во вкладыше должна продолжать нумерацию в основном документе и не может начинаться заново.

Кроме того, как вышить вкладыш в трудовую книжку, кадровый работник должен знать, что титульный листок вкладыша заполняется так же, как и титул в трудовой книжке. Кадровик может просто переписать информацию с основного документа, однако все же желательно придерживаться правил трудового законодательства и потребовать у работника его паспорт и свидетельство об образовании. После оформления титульной странички вкладыша на ней должна быть поставлена фамилия и подпись лица, ответственного за оформление данных документов, и подпись хозяина трудовой книжки. Заполненный вкладыш вносится в книгу учета трудовых книжек с указанием его номера и серии.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Оформление вкладыша в трудовую книжку следует производить, когда в одном из ее разделов закончилось место для записей. Для этого ответственному специалисту по кадрам необходимо знать, как вшить вкладыш в трудовую книжку.

Бланки вкладыша должны быть установленного образца и изготовлены только Объединением «>ГОЗНАК»>. Запас этих бланков постоянно должен быть в наличии у работодателя.

Вкладыш трудовой книжки —> это отдельный документ, но он не является действительным без наличия самой трудовой книжки. Вкладыши оформляются по мере необходимости, и их количество может быть неограниченным.

Обычно такие бланки хранятся в бухгалтерии организации и для их получения специалисту по кадрам нужно составить заявку. В соответствии с этой заявкой бухгалтерия выдает специалисту по кадрам необходимое количество бланков вкладышей, которые следует зарегистрировать во всех полагающихся учетных документах.

В трудовую книжку следует вшить вкладыш, поставить оттиск соответствующего штампа «Выдан вкладыш» и указать его реквизиты.

Перед тем, как приступить к процедуре вшивания вкладыша, специалисту по кадрам будет целесообразно произвести его заполнение. Сейчас объясним, почему.

Предположим, что специалист по кадрам будет выполнять оформление вкладыша в следующей последовательности:

1. получит бланк вкладыша в бухгалтерии,
2. зарегистрирует его в своей учетной книге,
3. вошьет его в трудовую книжку соответствующего работника,
4. поставит в этой трудовой книжке предусмотренный штамп «Выдан вкладыш»,
5. впишет реквизиты вкладыша в этот штамп,
6. заполнит титульный лист вкладыша,
7. впишет в необходимый раздел вкладыша сведения о работе или о награждениях данного работника.

Хорошо, если специалист по кадрам произведет заполнение вкладыша без единой ошибки. Но в любом случае не следует сбрасывать со счетов человеческий фактор. Этого специалиста могут отвлечь от его работы, обратившиеся по каким-то вопросам сотрудники организации или неожиданный телефонный звонок, что может привести к совершению ошибок при заполнении вкладыша.

Поскольку ошибочно внесенные записи в новый бланк вкладыша не подлежат исправлению, то данный бланк будет считаться испорченным, и потребуется его замена на другой бланк. Что необходимо будет сделать специалисту, допустившему ошибку? В нашем случае следует:

1. выпороть вкладыш из трудовой книжки,
2. составить акт об испорченном бланке вкладыша,
3. внести запись в трудовую книжку о недействительности штампа «Выдан вкладыш» с реквизитами испорченного бланка,
4. внести исправление в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них,
5. уничтожить испорченный бланк,
6. составить заявку на получение нового бланка вкладыша,
7. получить новый бланк вкладыша в бухгалтерии.

Затем процедуру оформления вкладыша необходимо будет повторить.

Следует учесть, что титульный лист трудовой книжки, где обычно ставится штамп о выданном вкладыше, не содержит дополнительного места для внесения исправлений и проставления новых штампов. Поэтому будет правильнее заполнить бланк вкладыша прежде, чем регистрировать, вшивать его и ставить штамп с реквизитами вкладыша в трудовую книжку.

Правилами не установлено, куда вшивать вкладыш в трудовую книжку, также нет никаких указаний по поводу качества ниток, которые при этом будут использованы.

На практике вкладыш вшивают в конце трудовой книжки (между обложкой и последней страницей) толстой иглой с плотными нитками. Удобно будет развернуть вкладыш ровно посередине и вначале проколоть дырки шилом, а затем по готовым отверстиям пришить вкладыш к твердой обложке трудовой книжки несколькими стежками. Когда будет ясно, что вкладыш хорошо вшит, следует закрепить нитку, чтобы она со временем не ослабла и не распустилась.

Также можно вшивать вкладыш и при помощи швейной машинки с широким шагом стежка. Однако не в каждой организации есть такое оборудование. Главное условие при вшивании вкладыша – это то, чтобы он не мог случайно оторваться и выпасть из трудовой книжки, то есть, чтобы полностью была исключена вероятность его утери.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

надо его вшить. даааа Катюшка,замечательный ответ!

2.Светлана, вкладыш ( если не купите сами, то дайте заявку в вашу канцелярию. бухгалтерию. кто у вас занимается прокупкой труд. книжек. )
3.Вкладыш прикрепите (можно степлером)(если книжка заончилась) в ее конец.
На стр. № 1 вкладыша заполняются сведения о Сотруднике( так же как и на трудовой.)
4. На 2 листе нумерация ПРОДОЛЖАЕТСЯ. пишется название вашей организации( если вы его приняли,) если какой-то перевод( когда например он уже оформлен у вас, и именно на этом листочке закончилась ТК)-то следующий порядковый номер и просто суть перевода. увольнения. ( как бы продолжение записи идет. ).
5. На страничке № 1 Трудовой кн.в самом верху пишете: ( если есть штампик)-выдан вкладыш № 111111.
6. В книгу движения труд. книжек и вклад. к ним. можете внести номер этого вкладыша( рядом с номером его тр. книжки.) Так будет спокойнее вам.
Удачи.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается. вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Это можно прочитать в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков
трудовой книжки и обеспечения ими работодателей
которые УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 16 апреля 2003 года N 225
(с изменениями на 6 февраля 2004 года)

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Как вшивается вкладыш в трудовую книжку образец

Программа профессиональной переподготовки «Управление персоналом (Профессиональный стандарт)»
Очно-дистанционный курс профессиональной переподготовки Национального союза кадровиков и Московского технологического университета (МИРЭА) в соответствии с требованиями профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом». Диплом государственного образца государственного университета о прохождении профессиональной переподготовки и удостоверение Национального союза кадровиков.

30 Сен, 2016 г. - 05:06

29 Сен, 2016 г. - 17:31

30 Сен, 2016 г. - 06:47

О сайте
Обсуждения, касающиеся работы сайта. Здесь Вы можете задавать вопросы о том, как пользоваться тем или иным сервисом.
Модераторы Skate. luna198. Евгений К.

08 Сен, 2016 г. - 16:53

Как оформить вкладыш в трудовую книжку правильно - поэтапный процесс

Трудовая книжка – основной и практически единственный документ, который позволяет проследить трудовой стаж сотрудника на протяжении всей его трудовой деятельности. Впрочем, бывают случаи, когда приходится принимать срочные меры по дополнению трудовой. Это обычно случается тогда, когда заканчиваются листы для записи сведений о работе или наградах. Здесь возникает необходимость дополнить книжку. Законодательно предусмотрено, что работодатель при возникновении необходимости дополняет трудовую книжку вкладышем, как правило, эту функцию выполняет работник отдела кадров.

Вкладыш – это дополнение к существующему документу, его продолжение. Он нужен тогда, когда закончилось свободное место в графе, где надо сделать следующую запись. Чаще всего это происходит в графах разделов сведений о работе либо сведений о награждениях.

Полагается заполнить и приобщить его к основному документу при строгом соблюдении определённых норм,предписанных Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждённых Постановлением Правительства РФ от 16.04. 2003 № 225 .

Регистрация и заполнение дополнительных бланков проводится работодателем, у которого возникла необходимость внести запись при неимении свободных строк в нужном разделе.

На практике это означает только одно, вкладыш является документом строгой отчётности, он вносится в журнал учёта трудовых книжек и вкладышей к ним, но статусом самостоятельного не наделен. Более того, без основного документа, который он дополняет, вкладыш недействителен.

Действующие Правила ведения и хранения трудовых книжек, на основании которых и производиться заполнение книжки и дополнений к ней, не указывают, куда необходимо вшивать вкладыш. Чаще всего, его помещают после последней страницы перед обложкой, прикрепляя при этом к обложке.

Но закрепление его, скажем, в средину документа тоже не будет нарушением. Здесь действует правило целесообразности. Дополнение лучше вложить туда, где оно будет более надёжно закреплено.

В случае возникновения необходимости заполнения вложения нелишне акцентировать внимание на следующих нюансах:

1. Внесение данных и регистрация вложения производится тем работодателем, у которого возникла необходимость в занесении записи при неимении свободных строк в разделе,где должна быть сделана необходимая запись.
2. Работнику кадрового подразделения, заполняя титульный лист, полагается проставить фактическую дату заполнения. Это означает, что она будет отличаться от даты выдачи книжки и является более поздней.
3. Производя заполнение титульного листа приложения, необходимо вносить записи актуальные на момент регистрации данного вложения. Для этого работником предоставляется паспорт и документ об образовании или, в случае наличия, о повышении квалификации. Все данные должны соответствовать фактическому положению дел на момент заполнения. Например, работник получил высшее образование уже после получения трудовой. Во вкладыше будет занесена его специальность согласно нового документа-диплома о высшем образовании.
4. Произведённые записи обязательно проверяются владельцем книжки, он ставить подпись. Вноситься также информация о лице, производящем заполнение документа, кроме того,правильность записей визируется подписью и печатью работодателя, оформившего вкладыш. Здесь, необходимо обратить внимание, стоит ли печать на титульном листе самой книжки, в которую будет вложено дополнение, если печать не проставлена следует обязать работника поставить её у того работодателя, который оформлял документ.
5. В книжку может быть внесено такое количество вкладышей, какое потребуется для занесения всех необходимых записей, отображающих трудовую деятельность работника. Регламентации их количества нет и регистрируется столько, сколько потребуется для внесения всех записей в трудовую.

Вложенный документ в обязательном порядке вшивается в книжку. Он не может быть прикреплён степлером либо вклеен также, нельзя хранить его отдельно от основного.

Рекомендация: Сначала желательно заполнить титульный лист и внести требуемую запись, а уже затем прикреплять к основному документу. Неправильное заполнение первого листа исправлять запрещено. Необходимо:

• Изъять ошибочно заполненное приложение.
• Составить акт об испорченном бланке, и уничтожить сам неверно заполненный бланк.
• Зарегистрировать факт испорченного бланка в Книге регистрации движения трудовых и вкладышей к ним.
• Дальше следует получить и выписать без исправлений и ошибок следующий вкладыш.
• Заполненный бланк прикрепить к трудовой.

Только произведя предписанные в этом случае действия, внеся все нужные записи и проверив их, следует подшивать правильно заполненное новые вложение к основной книжке.

При дополнении трудовой книжки приложением на ней делается пометка о новом дополнении. Обычно — это постановка штампа о наличии дополнения на титульном листе книжки. Здесь проводятся такие действия:

• На титульном листе основного документа проставляется штамп «Вкладыш выдан» с указанием необходимых реквизитов: серии и номера нового вложенного документа.
• Оформляя несколько вкладышей, штампы проставляются каждый раз, при регистрации нового.
• При отсутствии у работодателя штампа можно отметку о приложении сделать от руки.
• Обязательно нужно проследить, чтобы новые отметки не закрывали другие, уже существующие надписи на основном документе и не мешали чтению ранее сделанных записей.
• В случае, если при заполнении вложения допущена оплошность и документ необходимо уничтожить, а штамп уже проставлен, потребуется сделать запись о недействительности отметки.

Нередко при оформлении приложения возникает ряд вопросов по его заполнении. Среди них наиболее часто встречающиеся касаются заполнения граф.

Заполняя, следует помнить о некоторых следующих моментах:

1. Нумеруя записи во вкладыше, продолжают нумерацию трудовой, например, в книжке последний номер 15, значит, во вкладыше будет — 16.
2. В случае недостатка необходимого места для окончания начатой записи в трудовой, продолжение её переносится в приложение. Запись во вложенном документе начинается с того места, где обрывается в основном, например, в книжке: «Назначить заведующим отделом снабжения» — во вкладыше «с 1 сентября 2010 года».
3. В некоторых случаях происходят изменения личных данных владельца книжки, например, фамилии, уже после вшивания приложения — они вносятся в титульный лист и всех наличных приложений в ней, здесь также указывается, на основании какого документа было внесено изменения.
4. Записи во вкладыше делаются на основании тех же правил и в таком же порядке, как и в книжке. Порядок занесения информации ничем не отличается от занесения записей в основной документ. Например, нельзя делать сокращения «ст.» вместо слова «статья», сокращать слова приказ, распоряжение.

В целом процедура вшивания будет выглядеть следующим образом:

• Получить бланк нового приложения.
• Заполнить титульный лист согласно с паспортными данными и данными документа об образовании.
• Получить подпись владельца
• Завизировать подписью и печатью работодателя.
• Перенести необходимые данные в положенные графы согласно трудовой.
• Проставить штамп на титульной странице.
• Подшить приложение.
• Занести данные о вложенном документе в Книгу учёта.

Нередко возникает вопрос, как правильно закрепить дополнение. Здесь уже упоминалось о запрете его вклеивать либо скреплять степлером. Предполагается, что каждое новое вложение будет вшито в основной документ с помощью ниток и иголки либо на специальном станке. При проведении процедуры можно использовать белые либо чёрные нитки.

Дальше приведено пошаговое руководство для вшивания дополнения с помощью иглы и ниток:

1. Развернуть её на последней странице перед обложкой.
2. Открыть вкладыш посередине, так чтобы можно было протянуть иглу.
3. Сделать шилом нужное количество отверстий, и протянуть в них иглу с нитками.
4. Через проделанные отверстия пришить с помощью иголки с нитками новый документ к обложке уже имеющегося.Стежком необходимо сделать столько, чтобы он крепко держался.
5. Вывести нитки в середину вкладыша, крепко их завязать и отрезать лишнее.

Внимание! Отделять вкладыш от обложки категорически запрещается. Он должен быть подшит вместе с обложкой. Её отсутствие может служить причиной признания недействительности приложения.

Законодатель запрещает некоторые действия, которые могут повлечь за собой признания недействительным не только дополнение, но и трудовой в целом, а это, в свою очередь, повлияет на зачисления трудового стажа при расчёте пенсионных выплат владельцу.

Итак, нельзя следующее:

1. Для вписывания новых данных оформлять ещё одну, новую трудовую книжку, заменяя ею вкладыш.
2. Даже при наличии свободного места в других разделах, заносить в них сведения, не относящиеся к ним и касающиеся других граф, запрещено. Например, нельзя зачёркивать в разделе «Сведения о награждениях» слово «награждениях» и вписывать «работе» с фиксированием в дальнейшем там данных о работе.
3. Добавлять отдельные листы соответствующего формата в раздел, где уже нет места для записей.

Трудовая книжка или вкладыш?

В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.

Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera 11.0.

Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.

Что же делать?
Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:

конечно же ошибка. Записи в трудовую книжку должны вноситься в соответствующие разделы. В тех случаях, когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой книжки.О выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указываются серия и номер вкладыша. Здесь же при каждой последующей выдаче вкладыша ставится штамп и указываются серия и номер вкладыша.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен.При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца, независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или ранее установленного образца).(пп.42-44 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек)

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Спасибо. А как его вшивать, нитками что ли? Или приклеить просто?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Спасибо. А как его вшивать, нитками что ли? Или приклеить просто?

Свиток: ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 9 марта 1998 г. № 30 Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников

ГЛАВА 8
ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

42. В тех случаях, когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой книжки.

43. О выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша. Здесь же при каждой последующей выдаче вкладыша ставится штамп и указываются серия и номер вкладыша.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

44. При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца, независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или ранее установленного образца).

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Вкладыш в трудовую книжку - образец оформления

В соответствии с п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила), при недостаточности места на одной из страниц раздела книжки требуется оформление вкладыша, который впоследствии вшивается в нее. Делает это предприятие, в период работы на котором было обнаружено, что места для следующей отметки недостаточно.

Недопустимо совершать следующие действия, избегая выдачи вкладыша:

• оформлять работнику новую трудовую книжку;
• продолжать и дальше вести трудовую, внося при этом сведения в не подходящие для этого графы;
• дополнять книжку пустыми листами и продолжать ее вести.

Внешний вид вкладыша отличается от трудовой книжки.

Его бланк выглядит следующим образом:

• обложка документа картонная, не содержит герб РФ;
• общее количество страниц — 46;
• документ также оснащен элементами защиты;
• титульный лист аналогичен титульному листу трудовой книжки;
• графы и разделы полностью совпадают с графами трудовой.

В соответствии с п. 44 Правил администрация предприятия должна иметь необходимое количество трудовых книжек, а также вкладышей к ним.

Приобретаются они работодателем. При этом он вправе требовать с работника сумму, затраченную на их покупку (п. 47 Правил). Исключением в этом случае будет массовая утрата администрацией документов, неправильное заполнение или порча не по вине работника (пп. 34, 48 Правил).

Для того чтобы начать делать записи во вкладыше, необходимо внести соответствующие отметки об этом в трудовую книжку, а именно:

• проставить штамп с информацией о том, что имеется вкладыш;
• при отсутствии штампа вписать указанные сведения вручную.

Эта информация указывается на титульном листе трудовой книжки, в правом верхнем углу.

Оформление вкладыша состоит из следующих шагов:

• ставится штамп или делается отметка о его выдаче на трудовой;
• прописывается его серия и номер;
• приложение вшивается в трудовую книжку.

Число вкладышей, которые могут быть оформлены 1 работнику, никак не ограничено. Если на титульном листе уже есть отметка об этом, ниже следует сделать новую запись, указав соответствующую информацию.

Порядок заполнения вкладыша и самой книжки аналогичен, а значит, при его оформлении следует руководствоваться Инструкцией по ведению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

По своей сути этот документ является продолжением трудовой. Ответ на вопрос, как оформить вкладыш в трудовую книжку. следующий: данные, указанные на титульном листе книжки, необходимо перенести на вкладыш, заверить подписью лица, ответственного за работу с ними, и печатью предприятия.

Но нередко за период работы гражданина его персональные данные значительно меняются. Во избежание внесения ошибочных сведений для оформления вкладыша работнику необходимо предъявить следующие документы:

• паспорт;
• документ, подтверждающий уровень образования;
• в случае перемены фамилии или иных данных — подтверждающие бумаги.

При оформлении следующей записи во вкладыше требуется продолжить нумерацию записей в соответствующем разделе трудовой. То есть первая запись во вкладыше не должна иметь номер 1.

В Правилах не поясняется порядок вшивания вкладыша, поэтому сотрудники кадровых служб обычно вшивают его между последней страницей и обложкой книжки.

На основании абз. 2 п. 38 Правил вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При необходимости оформить вкладыш следует вначале заполнить его и только после этого переносить сведения о нем в трудовую книжку. Нередко при заполнении делаются ошибки, из-за чего бланк подлежит устранению на основании акта (п. 42 Правил) и в дальнейшем непригоден для использования.

При выявлении неточностей или неправильных записей еще в трудовой или уже во вкладыше не допускается их зачеркивание или исправление (п. 30 Правил). В этом случае внести поправки нужно на предприятии, где была сделана ошибочная запись, или по новому месту работы с приложением подтверждающих документов (п. 27 Правил). При этом уже во вкладыше фиксируется, что данные под таким-то номером признаются недействительными, а следом вносятся верные сведения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если уже после заведения вкладыша у сотрудника меняются персональные данные, такие как фамилия или имя, вносить изменения требуется согласно требованиям п. 26 Правил. Предыдущие сведения зачеркиваются аккуратной чертой как на титульном листе трудовой книжки, так и на вкладыше, далее указываются новые данные. Информация о подтверждающих документах приводится на обратной стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью и печатью.

При оформлении вкладыша необходимо зафиксировать его в журнале учета движения трудовых книжек (п. 41 Правил) с указанием номера и серии.

В соответствии с п. 42 Правил вкладыш является документом строгой отчетности и хранится на предприятии.

Вкладыш — это продолжение трудовой книжки. Необходимость в его оформлении возникает при недостаточности места для внесения записей в одном из разделов книжки. Оформляется и ведется этот документ по тем же правилам, что и сама трудовая книжка.