Приказ о назначении ответственных за делопроизводство

ПРИКЗЫВАЮ
Назначить ответственными за делопроизводство:
1. Должность ФИО
2. Должность ФИО
3.

Второй вариант, что бы каждый раз не менять приказ при приеме-увольнении новых сотрудников, закрепить отвественность за должностями. Например,

ПРИКАЗЫВАЮ
Назначить отвественным за делопроизводство в подразделениях начальников отделов.

ПРИКАЗЫВАЮ
Закрепить отвественность за делопроизводство в подразделениях за следующими должностнями:
Общий отдел - старший секретарь
Протокольный отдел - младший переводчик
Финансовый отдел - помощник начальника отдела
.

Соотвественно это изменение нужно внести в ДИ сотрудника.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Приказ о назначении лица, ответственного за ведения архива

Приказ о назначении лица, ответственного за ведение архива составляется в произвольной форме. Например:

В целях организации делопроизводства и работы архива, систематизации документов и обеспечения их сохранности

1. Назначить ответственного за ведение архива руководителя отдела кадров Е.Э. Громову.

2. При осуществлении деятельности по хранению документов руководствоваться Положением "Об архиве", нормативно-правовыми актами, регламентирующими архивное дело.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ПРИКАЗ № 26
о назначении сотрудника, ответственного за подготовку кадровых документов
к передаче в архив организации

г. Москва 15.10.2015

В соответствии с Положением об архиве в целях систематизации документов и обеспечения их сохранности

Назначить ответственным за подготовку кадровых документов «Альфа» к передаче на
архивное хранение руководителя отдела кадров Е.Э. Громову.

Приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство образец

Маргарита Фомина (Мск)
Кадровый вопросец: имеет ли право главбух

Александр Филиппов
По организации издается приказ, в котором возлагаются обязанности по ведению кадрового делопроизводства на сотрудника и назначается ответственный за ведение, учет и хранение трудовых книжек. У Вас в данном случае - главный бухгалтер.

Яков Тимофеев
Вносить записи и подписывать трудовую может любой работник, на которого есть приказ о назначении отвественного за ведение, хранение и учёт трудовых книжек и вкладышей в них. Если не директор отвечает за трудовые, то такой приказ должен.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Найденов Дмитрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Виолетта Тарасова (Москва)
Справка с места работы! Помогите!

Александр Филиппов
нет подписывать сами себе справки вы не можете, т.к. таких справок можно наклепать кучу и по любому поводу и расписываться в них самой и ответственности по сути не нести. А предприятие должно знать какие справки выдает сотрудникам. Хотя.

Яков Тимофеев
Вы пишите справку такую же, как и всем работникам, не Вам ее подписывает руководитель Пусть справку подпишет директор. Киса, у Вас нестыковочка маленькая. "работаю я офис менеджером. а по совместительству инспектор ок" "Не могу я.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Найденов Дмитрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Савва Егоров (Москва)
Можно ли издавать приказы как в ОК. так и помощником начальника как кадровые. так и оперативные.

Александр Филиппов
Если у Вас есть отдел кадров,то приказы издают в отделе кадров, другие структурные подразделения могут Вам подготавливать проекты приказов. Приказы подразделяются: по личному составу, по основной деятельности и также отдельно приказы по.

Яков Тимофеев
У меня приказы по кадрам разделены на несколько: кадровые (к), по личному составу (лс), отпуск (о), есть еще группа приказов (ок) - разделила их так, потому что у них разные сроки хранения, кроме этих приказов я делаю приказы по.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Найденов Дмитрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Антон Ильин (Москва)
Я в организации востанавливаю делопроизводство, подскажите в какой последовательности идут приказы.

Александр Филиппов
заведите 2 книги приказов: первый - по кадрам, второй по всему остальному. В первом - кадровом - отражаете все кадровые перемещения и утверждения штатного расписания(административные отпуска, принятия, увольнения, перемещения). А во.

Яков Тимофеев
странные люди. что можно восстановить, если сам ничего не знаешь. материально-отвественные лица, приказ о создании копмиссии по списанию ТМЦ и МПЗ. приказ о приеме работников по моему вы ищете себе работу на ровном месте. учтите.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Найденов Дмитрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Лия Комарова (Москва)
Здравствуйте.Расскажите пожалуйста о должностных обязонностях офис-менеджера?

Александр Филиппов
Офис-менеджер 1. Общая характеристика профессии В зависимости от выполняемых обязанностей главный администратор офиса, референт, помощник руководителя. 2. Должностные обязанности В основные обязанности офис-менеджера входит планирование.

Яков Тимофеев
Офис-менеджер - это, в основном, секретарь и делопроизводитель в одном лице. Соответственно, и обязанности аналогичные: печать, ведение, архивация документов, телефонные звонки, распорядок дня руководителя, оргтехника. Это основные. Офис.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Найденов Дмитрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

О назначении Ивановой О.С. ответственной

за ведение кадрового делопроизводства

Назначить бухгалтера Иванову О.С. с 01.09.2008 ответственной за организацию и ведение кадрового делопроизводства, в том числе за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, с ежемесячной доплатой к должностному окладу в размере _________ руб.

Основание: дополнительное соглашение от 14.08.2008 № ______ к трудовому договору от __________ № ______

С приказом ознакомлена:

А главное – очень грамотно, профессионально и доступно. Зачастую на рынке книги по нашей отрасли – просто пересказ законов, а у Вас всегда столько практических ситуаций рассматривается. Отдельное спасибо за Ваши запросы в Роструд по сложным кадровым вопросам, очень помогают в работе ответы Роструда.

Татьяна Георгиевна, инспектор по кадрам, 2014 Пользуюсь "Пакетом кадровика" с 2010 года, учебным центром, журналом "Кадровик-практик", книгами "Пошаговые инструкции", "Гострудинспекция на пороге: наводим порядок в кадрах". Нравится все - доступно, полно, ясно. Очень помогает в работе - не надо лопатить Интернет, прошлогодние журналы и т.д. а просто открыть диск - и все находится! Огромное Вам спасибо за Вашу работу и помощь нам - как начинающим, так и постарше - кадровикам.

А.И.Е. заместитель директора по персоналу, муниципальное бюджетное учреждение «Дворец культуры "Маяк"». Пользуюсь книгами: "Гострудинспекция на пороге: наводим порядок в кадрах", "Срочный трудовой договор: заключение, изменение, прекращение", "Практики увольнений».

Реестр принятых профессиональных стандартов, законодательная база. Подготовка организации к применению профессиональных стандартов. Кадровые технологии, зависящие от введения профессиональных стандартов. Требования ккадровому делопроизводству вусловиях внедрения профстандартов. Порядок приведения всоответствие наименований должностей вкомпании спрофстандартами иквалификационными справочниками, корректировка должностных инструкций. Рекрутмент. Процедура отказа вприеме на работу. Изменение системы оплаты труда. Корректировка штатного расписания. Процедура подтверждения квалификации. Повышение квалификации работника всоответствии спрофессиональными стандартами. Организация обучения работника вслучае несоответствия профстандарту. Порядок перевода работника на другую должность или расторжение трудового договора по результатам оценки.

Страница не найдена по адресуhttp://www.kadrovik.ru Извините, но запрошенной вами страницы, http://www.kadrovik.ru, не существует на сайте " кадровый портал КАДРОВИК.РУ "

Наиболее часто встречающиеся ошибки при работе с сайтом кадровый портал КАДРОВИК.РУ:

Url заканчивается на .htm - все страницы на сайте "кадровый портал КАДРОВИК.РУ" заканчиваются на .php

Вы использовали СИМВОЛЫ ВЕРХНЕГО РЕГИСТРА - все имена на сайте используют нижний регистр

10 наиболее читаемых статей

1: - (824831 просмотров)

2: - (499843 просмотров)

3: - (479982 просмотров)

4: - (416178 просмотров)

5: - (371888 просмотров)

6: - (325194 просмотров)

7: - (256946 просмотров)

8: - (213331 просмотров)

9: - (211865 просмотров)

10: - (210698 просмотров)

Вы может попробовать перейти на главную странизу сайта: И продолжить свой поиск оттуда..

Приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Уважаемые гости нашего портала!

Для получения возможности оставлять комментарии к публикациям, а так же доступа к другим функциям, реализуемым на портале, предлагаем пройти процедуру регистрации. Это займет у Вас совсем немного времени, но зато вы познакомитесь с Правилами поведения, а затем получите полноценный доступ ко всем возможностям и привилегиям, которые имеют зарегистрированные пользователи.

Поэтому лучше сразу издать такой приказ, не доводя дело до крайности.

Последствия нарушения законодательства о труде (ст. 5. 27 КоАП РФ):

Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда:

1)для лиц, ранее подвергшихся административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, это нарушение влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;

2)наложение административного штрафа на организацию в размере от 300 до 500 минимальных размеров оплаты труда.

Издавая такой приказ, руководитель предприятия не должен ограничиться только указанием должности – «возложить ответственность за ведение, хранение и учет трудовых книжек на инспектора по кадрам». Необходимо указать еще и фамилию, имя, отчество, поскольку речь идет о наделении специальными полномочиями конкретного лица.

В приказе (распоряжении) необходимо также отметить, что в случае направления ответственного работника в командировку, предоставления ему отпуска или отсутствия на работе по уважительным причинам его обязанности передаются начальнику отдела (Рис.

Образец приказа об ответственном за кадровое делопроизводство

Помещено в тему: Образцы приказов и распоряжений В связи с изменением кадрового состава в ЗАО «Апрель» 1 вопрос — Кого правильней указывать ответственным за журнал: делопроизводителя или нач. отдела. Приказ о назначении работников ответственными за делопроизводство в бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора отчетность, экономические, научные и культурные связи, кадровое обеспечение. Приказ о назначении ответственного лица за обработку персональных данных. 2010-05-07 20:30, Категория - Образцы документов назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства Приказ о назначении.

Передача дел и документов ответственным за делопроизводство другому передаются через Управление кадровой политики. 2.10. Документы, исходящие за Поскольку при оформлении электронного сообщения бланк. 26 май 2014 Организация кадрового делопроизводства при создании То есть до издания приказа «Об утверждении штатного расписания» (см. образец 2) Приказ о назначении лиц, ответственных за ведение кадрового. Скачать приказ о назначении ответственных лиц за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых Справочная база по кадровому делопроизводству >> В "Пакет Кадровика" включены 3000 образцов документов по кадрам. Приказы по кадрам делятся на две основные группы: по основной деятельности и по приказы, необходимые для ведения кадрового делопроизводства. работника (Форма Т-11) · Приказ о назначении ответственного за.

Название: Теория и методика профессионального образования Раздел: Рефераты по педагогике. Регистрация исходящих документов. В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс. Название: Цели, функции и сущность бухгалтерского учета в рыночной экономике. ЧТО ТАКОЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ, И В КАКИХ СЛУЧАЯХ ОНА ПРОВОДИТСЯ? В ходе осуществления. Приказ об ответственном хранении документов и печатей, Приказ об ответственном хранении.

12 ноя 2011 Образец приказа О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу Кадровое делопроизводство и Трудовое право. Ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную Унифицированная форма приказа Т-1 является основанием для. Подскажите, пожалуйста, приказы о назначении ответственных лиц за пожарную безопасность. 1. Общие положения. 1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с действующим. Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» январь 2010; Рубрика Делопроизводство в кадровой службе. ПРИКАЗ о назначении ответственных за обработку персональных данных. - ПРИКАЗ Перечень документов, необходимых для кадрового Образец оформления приказа по основной деятельности ответственного за ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении (секретаря). 1. Общие. Образец акта об отказе работника дать объяснения по итогам инвентаризации Закрытое. 10 мар 2014 Кадровое делопроизводство является неотъемлемой частью общего Приказом директора назначается лицо, ответственное за ведение кадрового Штатное расписание – это унифицированная форма № Т-3. Централизованное ведение кадрового делопроизводства: кадровые Образцы приказа о назначении ответственного за ведение кадрового.

Как организовать кадровое делопроизводство при создании юридического лица

На первоначальном этапе учредители юридического лица или приглашенные ими сторонние специалисты (не сотрудники) готовят документы для регистрации в регистрирующем органе – устав, решение учредителей Общества, приказ № 1 «О вступлении руководителя юридического лица в должность», гарантийное письмо и др.

Государственная регистрация в соответствии с Положением о Федеральной налоговой службе, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 № 506, возложена на ФНС России. Например, единый регистрирующий орган в Москве – это Межрайонная ИФНС России № 46 по г. Москве, которая через пять рабочих дней после получения документов обязана выдать соответствующие свидетельства. Также необходимо поставить юридическое лицо на учет во внебюджетные фонды и орган статистики.

Согласно действующему законодательству, организация считается созданной как юридическое лицо с момента государственной регистрации (п. 3 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 5 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»). На это также косвенно указывает ст. 57 ТК РФ, согласно которой обязательным реквизитом для работодателя – юридического лица выступает ИНН (идентификационный номер налогоплательщика), а также Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», согласно которому обязательным элементом для заполнения унифицированных форм является код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), выдаваемый при регистрации в Федеральной службе государственной статистики.

Также отметим, что руководителя юридического лица необходимо рассматривать не только как сотрудника, но и как единоличный исполнительный орган (ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»). Вопросы, связанные с его трудовой деятельностью, находятся в большей степени в плоскости гражданского, а не трудового законодательства. В частности, это касается приказа № 1 «О вступлении руководителя юридического лица в должность». Приказ в свободной форме следует издать до подачи документов в регистрирующий орган, т.к. он может быть необходим при проведении регистрационных мероприятий. Трудовой договор с руководителем юридического лица можно заключить только с даты регистрации юридического лица, приказ о приеме на работу на его основе также издается в эту дату.

Но чтобы принять кандидатов на работу, необходимо предварительно создать систему кадрового документооборота на предприятии и издать соответствующие приказы и локальные нормативные акты юридического лица.

Рассмотрим эту работу поэтапно.

В соответствии с п. 2 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации сотрудник принимается на работу по должности в соответствии со штатным расписанием (см. образец 1). То есть оно должно быть утверждено до принятия сотрудников на работу.

Работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка

В соответствии с ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Обязательными локально-нормативными актами юридического лица являются:

• правила внутреннего трудового распорядка, регламентирующие порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ);
• положение о персональных данных работников (гл. 14 ТК РФ);
• положение об оплате труда и премировании, если соответствующих условий нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);
• график отпусков (ст. 123 ТК РФ).

Существует Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1). С 1 января 2013 г. в связи с вступлением Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) данные формы не являются обязательными к применению. Но оформление документов с использованием самостоятельно разработанных форм для учета труда и его оплаты может вызвать претензии со стороны проверяющих органов, поскольку в новой форме могут быть не учтены (не полностью учтены) требования трудового законодательства, предъявляемые к конкретному документу, поэтому целесообразнее использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением № 1.

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением предприятий государственного сектора), должен определять руководитель компании. То есть до издания приказа «Об утверждении штатного расписания» (см. образец 2) необходимо издать приказ «Об утверждении форм первичных учетных документов, применяемых организацией» (см. образец 3)

В ходе деятельности юридического лица может появиться необходимость издания других локальных нормативных актов, например, локального нормативного акта, содержащего перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, положения об аттестации или положения об охране коммерческой тайны. Однако при создании организации и после ее регистрации достаточно четырех, перечисленных выше. Образцы данных документов в большом количестве представлены в интернете и справочно-правовых системах, поэтому создание локальных нормативных актов для конкретного юридического лица не составит труда.

Согласно действующему законодательству, обязательно ведение следующих журналов:

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69);
• журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (утв. Приказом Министерства здравоохранения и социального развития России от 11.09.2009 № 739н).

Также считается целесообразным ведение следующих журналов, являющихся необязательными в соответствии с действующим законодательством:

• журнал учета приказов по личному составу (тем более что на описываемый момент уже издано как минимум два приказа – приказ о назначении руководителя организации и приказ об утверждении штатного расписания);
• журнал учета трудовых договоров;
• журнал учета личных дел (законодатель не обязывает вести личные дела, но для удобства хранения информации о каждом конкретном работнике, в том числе копий документов, предъявляемых при заключении трудового договора, желательно их вести) и др.

Все журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены печатью, причем книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее должны быть скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Также необходимо назначить ответственных за ведение данных журналов, издав соответствующий приказ. Поскольку на предприятии в рассматриваемый период работает только руководитель, то он сам себя назначает ответственным.

На основании вышеизложенного целесообразно издать три приказа:

• о назначении лиц, ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним;
• о назначении лица, ответственного за ведение журналов выбытия работников в командировки, прибытия и осуществления отметок в командировочных удостоверениях;
• о назначении лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства (см. образец 4).

На этом подготовительный этап заканчивается, и можно приступать к текущей кадровой работе и приему сотрудников.

Создание кадровой службы

Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.

В любой организации, независимо от ее размера и вида деятельности, приходится решать кадровые задачи. Где-то с ними справляется один специалист, к тому же в свободное от основной работы время или «между делом». Где-то создаются целые кадровые департаменты, в которых заняты десятки разнопрофильных специалистов. Когда и как нужно создавать в организации отдельное подразделение, занимающееся кадровой работой? Кто должен и может в нем работать? Как распределить обязанности и ответственность? Как наладить работу отдела кадров и навести порядок в документах по личному составу? Интересно, что подобными вопросами задаются и руководители небольших организаций, и директора по персоналу крупных холдингов, и секретарь руководителя, которому кадровая работа поручена в порядке совмещения. Чтобы подробно и последовательно ответить на эти вопросы, мы решили шаг за шагом пройти весь путь организации работы отдела кадров, начиная с принятия решения о создании отдела до наведения порядка в кадровых документах.

Кадровая служба - обобщенное понятие, применяемое для обозначения структурного подразделения, которое отвечает за оформление трудовых отношений, учет кадров, создание и хранение документации по личному составу, а нередко и осуществляет функции в области управления персоналом. В некоторых современных компаниях такого структурного подразделения нет, а всю необходимую работу выполняет один или несколько сотрудников. В штате небольших организаций может вообще не быть специалиста этого профиля.

Как же следует организовать кадровую работу в организации? Официальных рекомендаций и типовых решений здесь нет. Каждый работодатель выбирает наиболее подходящий для него вариант. Посмотрим, какие факторы могут повлиять на этот выбор.

В идеальном варианте перед кадровой службой стоят следующие глобальные задачи:

1. Осуществлять эффективный подбор и расстановку персонала.

2. Сформировать трудовой коллектив и поддерживать его стабильную работу.

3. Организовать систему кадрового делопроизводства и кадрового учета.

4. Обеспечить грамотное ведение кадровой документации и хранение документов по личному составу, содержащих персональные данные.

5. Эффективно взаимодействовать с остальными подразделениями организации.

Функции, которые выполняют «кадровики», достаточно разноплановые. Мы назовем самые «популярные», которые в той или иной комбинации могут составлять содержание работы отдельных кадровых служб:

• организация и ведение кадрового делопроизводства;
• обеспечение защиты персональных данных сотрудников;
• организация хранения кадровой документации;
• учет кадров, ведение статистической отчетности;
• подбор персонала (рекрутинг), оформление приема на работу;
• адаптация персонала, организация испытания при приеме на работу;
• обучение персонала, планирование карьеры, оформление переводов на другую работу;
• аттестация персонала;
• мотивация персонала, разработка системы стимулирования и премирования;
• развитие персонала, внедрение корпоративной культуры;
• оформление увольнения;
• разрешение трудовых споров, представление интересов работодателя в суде;
• взаимодействие по кадровым вопросам с различными государственными органами и фондами.

Как определить необходимое количество работников службы кадров?

Обратите внимание!
Прямой зависимости количества сотрудников кадровой службы от общего числа работников организации нет

В нормативных правовых актах ответа на этот вопрос нет. Для определения необходимой численности специалистов кадровой службы работодателю следует организовать работу по нормированию труда. При этом можно использовать Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утв. постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, которые были разработаны для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, табельному и военному учету и рекомендовались для установления нормированных заданий, а также обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами. Правда, в современных условиях надо корректировать сведения о временных затратах на те или иные операции, указанные в этом документе, так как с 1991 г. прошло много времени и труд кадровика сейчас во многом автоматизирован.

Самое главное, о чем следует помнить: нет и не может быть прямой зависимости количества сотрудников кадровой службы от общего числа работников организации. Решение о количестве кадровиков в компании принимается на основании многих факторов, в их числе количественный и качественный состав персонала, специфика деятельности организации, оснащение рабочего места кадровика и многое другое.

Одна из основных функций работников кадровой службы - работа с трудовыми книжками.

Обратите внимание: для организации работы с трудовыми книж- ЬАЗ ками недостаточно закрепить ведение этой работы за отдельным структурным подразделением или конкретным работником. В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Обратите внимание!
Для назначения лица, ответственного за работу с трудовыми книжками, необходимо издание отдельного приказа

На практике нередко именно работникам кадровых служб вменяют в обязанности ведение учета рабочего времени, фактически отработанного работниками организации, и ведение воинского учета. При этом следует помнить, что эти функции не относятся к обязанностям по ведению кадрового делопроизводства.

Так, ведение учета рабочего времени не может быть включено очередным пунктом в перечень обязанностей по ведению кадрового делопроизводства, так как является отдельной функцией. В случае когда работнику, ответственному за ведение кадрового делопроизводства, поручают ведение учета рабочего времени, фактически отработанного работниками, это должно оформляться как внутреннее совместительство или совмещение профессий.

Работодателями в соответствии с законодательством осуществляется воинский учет граждан по месту их работы. Пункт 12 Положения о воинском учете, утв. постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719, предусматривает, что при наличии в организации на воинском учете менее 500 граждан, воинский учет осуществляет один работник, выполняющий обязанности по совместительству. При наличии на воинском учете от 500 до 2000 граждан обязанности по ведению воинского учета выполняет один освобожденный работник. Таким образом, должность специалиста по ведению воинского учета должна быть введена в штатное расписание, и, если работник, осуществляющий кадровое делопроизводство, ведет воинский учет, это должно оформляться заключением трудового договора о работе по совместительству.

В зависимости от объема функций и задач, стоящих перед кадровой службой, работодатель решает, будет кадровыми вопросами заниматься ответственный сотрудник или на это будут брошены силы отдельного подразделения. Далее мы рассмотрим возможные варианты такого решения.

Вариант 1. Поручить вести кадровое делопроизводство одному из сотрудников.

Вариант 2. Ввести в штатное расписание должность работника, отвечающего за кадровое делопроизводство.

Вариант 3. Ввести в штатное расписание отдельное структурное подразделение.

Этот вариант приемлем тогда, когда объем кадровой работы небольшой, и с ним вполне справится один сотрудник, который к тому же может заниматься такой работой на условиях неполной занятости. В подобной ситуации должность работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, чаще всего даже не предусмотрена штатным расписанием, а обязанности кадровика поручаются одному из специалистов организации (бухгалтеру, экономисту, секретарю). Если должности кадровика в штатном расписании нет, то эти обязанности поручаются на условиях совмещения, а не совместительства.

Как это должно быть сделано, зависит от того, в какой момент происходит такое поручение.

Вариант 1. Если ведение кадрового делопроизводства устанавливается как одна из обязанностей работника при приеме на работу, то это фиксируется в трудовом договоре (объем и характер работы, размер доплаты).

Вариант 2. Ведение кадрового делопроизводства может поручаться работнику и после заключения трудового договора. Для этого необходимо получить согласие работника и оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, где установить объем и характер выполняемой дополнительной работы, срок ее выполнения и размер доплаты.

При выборе этого варианта должность специалиста, ведущего кадровое делопроизводство, включается в штатное расписание.

Я работаю в небольшой организации секретарем руководителя и уже несколько лет за доплату оформляю кадровые документы. Недавно руководитель принял решение о том, что пора ввести штатную единицу кадровика. Перевод на эту должность, после того как она будет введена, предложили мне. Я с радостью согласилась, сейчас подыскиваю кандидата на место секретаря. К тому же необходимо оформить это нововведение. Приказы о внесении изменений в штатное расписание я уже составляла, здесь проблем нет. А вот как назвать новую для нашей организации должность? Руководитель пожеланий не высказал, фактически поручил решить этот вопрос мне.

Действительно, при составлении штатного расписания нередко возникает вопрос о правильном наименовании должности работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства. Здесь нужно учитывать, что в соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ наименования должностей, профессий или специальностей должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, только если с работой по этим профессиям и специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений.

Очевидно, что к наименованию должностей работников, занимающихся ведением кадрового делопроизводства, такие строгие требования не предъявляются. При выборе названия должности «кадровика» можно руководствоваться следующими документами:

1) Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37. В нем описаны такие должности, имеющие отношение к кадровой работе, как:

• заместитель директора по управлению персоналом,
• начальник отдела кадров,
• начальник отдела подготовки кадров,
• менеджер по персоналу,
• инженер по подготовке кадров,
• инспектор по кадрам,
• специалист по кадрам,
• техник по труду,
• табельщик,
• экономист по труду.

2) Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Перечень принятых наименований должностей работников, в обязанности которых может входить ведение кадрового делопроизводства и другие кадровые функции, приведен в таблице. Такие должности представлены в классификаторе по трем категориям: руководители, специалисты, другие служащие.

Желательно при выборе наименования должности кадровика отталкиваться от основных функциональных обязанностей такого сотрудника. И конечно, нормативные правовые акты не запрещают работодателю придумать свое название должности сотрудника, который будет отвечать за ведение кадрового делопроизводства, а может быть, выполнять и другие обязанности, связанные с управлением персоналом компании.

Вариант 1. Если работник принимается на соответствующую должность, все обязанности закрепляются в его трудовом договоре (приложение 2 ) и (или) должностной инструкции.

Вариант 2. Если осуществляется перевод на «кадровую» должность с другой должности, заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

«Кадровые» должности в ОКПДТР

Вариант 1. При приеме работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства и выполнение других кадровых функций, издается приказ о приеме работника на работу.

Вариант 2. Если было оформлено дополнительное соглашение о переводе, то работодатель издает приказ о переводе работника на другую работу.

Далее в общем порядке производится оформление приема на работу или перевода на другую работу.

Для подразделения, ведущего кадровое делопроизводство, не установлено унифицированное название, оно может называться отделом кадров, службой управления персоналом и т. п.

Для создания в организации нового структурного подразделения издается приказ по основной деятельности о внесении изменений в штатное расписание (приложение 3 ).

Если меняются масштабы деятельности или направление работы организации, в штатное расписание могут быть внесены соответствующие изменения, направленные на увеличение или сокращение численности сотрудников кадровой службы. Изменения в штатное расписание также вносятся соответствующим приказом по основной деятельности.

Крупная кадровая служба может иметь свою внутреннюю структуру, например включать в себя подразделения: отдел нормирования и экономики труда, отдел управления персоналом, отдел кадров, кадровый архив и т. д. Такая структура должна быть закреплена в штатном расписании организации.

в том числе и функцию ведения кадрового делопроизводства, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и специалистов. В состав названного комплекса входят положение о структурном подразделении и должностные инструкции. В настоящее время имеется немало информации об этих документах, можно найти их образцы и примеры оформления. В отдельных отраслях и крупных организациях разрабатываются типовые и примерные положения и инструкции, отражающие специфику ведомства или организации. И все же на практике редко встречаются организационные документы, составленные и оформленные идеально. При этом особенно сильно «хромает» оформительская сторона процедуры подготовки и утверждения документов этого типа. И если содержанию организационных документов уделяется должное внимание, то форма документов либо не знакома авторам, либо игнорируется ими как нечто несущественное.

Между тем текст документа, как бы хорош он ни был, становится собственно документом только после придания ему юридической силы. Процедура придания юридической силы документу связана с оформлением определенных составных частей документа (реквизитов), которые располагаются до и после текста.

Я работаю кадровиком в молодой развивающейся компании. Руководством принято решение о создании в нашей организации службы кадров с ее руководителем и тремя специалистами. В штатное расписание изменения внесли. До того момента, как они вступят в силу, есть месяц. И за это время нужно составить и утвердить положение о службе кадров и должностные инструкции. Есть ли какие-то требования к форме этих документов?

Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции относятся к группе организационных документов, т. е. являются составной частью Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Специалистами-документоведами предложены унифицированные формы Положения о структурном подразделении (приложение 4 ) и должностной инструкции (приложение 5 ). Основные требования, предъявляемые к Положению о службе кадров и должностным инструкциям, следующие:

• оформляются на бланке организации;
• должны быть зарегистрированы в учетных формах;
• должны быть утверждены руководителем организации (или уполномоченным им лицом);
• тексты должны быть подписаны их разработчиками;
• по необходимости тексты согласовываются с заинтересованными должностными лицами;
• работники структурного подразделения должны быть ознакомлены с ними под роспись.

Причем в отношении должностных инструкций можно добавить следующее. Поскольку каждый работник организации непосредственно отвечает за невыполнение требований должностной инструкции, необходимо после ознакомления работника с ней передать ему заверенную копию этого документа. Факт получения работником этого документа желательно подтвердить письменно.

Сложность подготовки организационных документов, большой объем различной информации (это многостраничные текстовые документы), высокая степень ответственности любого должностного лица за невыполнение требований, содержащихся в них, вызывают необходимость четкой регламентации не только формы, но и содержания документов данной группы. Поэтому схемы их построения содержат структуру текста, т. е. обязательные разделы содержательной части. При составлении организационных документов сначала раскрываются данные разделы, а затем, при необходимости, добавляются сведения, отражающие специфику деятельности конкретной организации.

Положение о структурном подразделении определяет правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения. Поэтому текст Положения должен включать следующие основные разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения, связи, организация работы.

Предъявляются определенные требования и к содержательной части организационных документов.

В соответствии с требованиями п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003 в документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: «отдел осуществляет функции», «в состав отдела входят» и т. п.

В следующем номере «Справочника кадровика» мы разберемся, какие документы необходимы для эффективной работы кадровой службы.

Пример оформления приказа о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Пример оформления трудового договора с инспектором по кадрам (извлечение)

Пример оформления приказа о внесении изменений в штатное расписание

Форма положения о структурном подразделении

Форма должностной инструкции