Категория: Бланки/Образцы
Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого предложения, заявления или жалобы истек установленный законодательством срок их рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому обращению ответом.*
* Типовое положение, п.4.
Повторное обращение при первичной обработке получает очередной регистрационный индекс, так как ведется валовой учет всех поступающих документов. Однако, в регистрационной карточке при регистрации повторного обращения указываются все признаки и первого документа, то есть его номер и дата. На самом повторном обращении в правом верхнем углу и на его регистрационно-контрольной карточке делается от руки или специальным штемпелем отметка "повторно".
Типовое положение предусматривает и такой случай, когда гражданин одно и то же предложение, заявление или жалобу направил одновременно нескольким адресатам, и они были в конечном итоге переадресованы в одно учреждение, организацию или предприятие, которое может решить поставленный вопрос по существу. Все эти обращения, попавшие в результате в одно место, должны учитываться под одним регистрационным индексом первого полученного документа с добавлением порядкового номера. Например, В-194/1, В- 194/2 В - 194/3 и т.д.
Зарегистрированный документ докладывается руководителю или его заместителю для принятия решения.
В законодательно-нормативных актах предусмотрен вариант, когда полученное обращение вообще не относится к компетенции получившего его учреждения, организации, предприятия. В этом случае работником, отвечающим за эту категорию документов, оно должно быть не позднее чем в пятидневный срок направлено на рассмотрение в компетентный орган или заявителю. В ответном письме дается разъяснение, куда ему следует направить свое обращение.
Если в обращении поставлены вопросы, требующие решения разных компетентных органов, руководитель организации, получивший обращение, рассматривает вопрос, относящийся к его компетенции, а о содержании других вопросов сообщает в установленные сроки соответствующим организациям.
Во всех случаях пересылки документов в другие организации заявители ставятся об этом в известность в пятидневный срок с момента получения документа. В том случае, когда руководитель сразу в процессе рассмотрения документа может решить поставленный в нем вопрос, он отражает свое решение в резолюции, которая является по существу ответом. На ее основе составляется ответное письмо заявителю. Если вопрос требует лишь разъяснения, руководитель в резолюции указывает исполнителя и срок написания ответного разъяснительного документа. Все указания руководителя о порядке рассмотрения документа и исполнения переносятся в регистрационно-контрольную карточку.
Каждое решение, принимаемое по обращению граждан, прежде всего должно быть основано на требованиях конкретных законов, всестороннем изучении обстоятельств и причин, породивших критические замечания.
Чаще всего для принятия по обращению обоснованного решения необходимо собрать нужный информационно-справочный материал, послать запрос на места, потребовать объяснения от виновных, направить документ для проверки в подведомственные органы, организовать выезд на место ответственного работника.
К рассмотрению обращений не следует привлекать лиц, участие которых может повлиять на объективное решение вопросов, поднятых в документе.
Весь процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю .
Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от сложности поставленных в них вопросов. Установлен, как максимальный, месячный срок разрешения жалоб, заявлений и предложений во всех органах. Заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления. В тех случаях, когда для принятия решений по жалобе или заявлению необходимо проведение специальной проверки и истребование дополнительных материалов, разрешено, в порядке исключения, продление сроков не более чем на один месяц с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу. Для разрешения заявлений и жалоб военнослужащих и членов их семей были установлены более короткие сроки: в центральных органах власти и управления до 15 дней, в местных органах власти, на предприятиях и в учреждениях - безотлагательно, но не позднее 7 дней. Практика работы подтвердила оптимальность установленных сроков работы с документами граждан. Этих сроков продолжают придерживаться и сегодня.
Контроль за своевременным разрешением рассматриваемых документов возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по обращениям граждан.
Типовое положение специальным пунктом указывает, что письма граждан, направленные в государственные органы, предприятия, учреждения, организации, различным адресатам, требующие сообщить результаты рассмотрения предложения, заявления, жалобы, берутся на особый контроль. На всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на предложениях, заявлениях и жалобах проставляется штамп "КОНТРОЛЬ" или знак контроля "К". Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
Контроль за исполнением ведется по регистрационно-контрольным карточкам, которые ставятся по срокам исполнения в контрольную картотеку. Контрольная картотека по обращениям граждан организуется и строится также, как и контрольная сроковая картотека по другим административным документам.
Все движение контролируемого документа, передача его от исполнителя к исполнителю отмечается на карточке с указанием не только фамилии исполнителя, но и даты передачи ему документа. Обращение снимается с контроля только после фактического выполнения принятого по нему решения, о чем делается отметка в контрольно-регистрационной карточке. Распоряжение о снятии с контроля дает лицо, принявшее по данному документу решение.
Для организации контроля за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан успешно используется компьютер. Количество документов, которое может быть проконтролировано с помощью компьютера, практически не ограничено. Быстрота ввода и вывода информации в ЭВМ обеспечивает получение оперативных данных о ходе исполнения документов до истечения срока исполнения, что позволяет осуществлять превентивный, предупредительный контроль, обеспечивать выполнение документов в запланированные сроки. Напоминания могут поступать с любой запрограммированной периодичностью, ЭВМ в случае необходимости может обобщить и проанализировать за определенный период времени работу отдельных исполнителей и структурных подразделений по исполнению обращений граждан.
Ввод данных в память компьютера по обращениям осуществляется с клавиатуры. На экране можно перестраивать сводки о ходе выполнения жалоб и заявлений по различным аспектам и получать необходимое количество копий на печатающих устройствах. Диалог с компьютером ведет сотрудник, работающий с этой категорией документов. Автоматизированная система "АСУ-заявление" способствует обеспечению высокой исполнительской дисциплины, своевременному исполнению обращений граждан.
Имеются типовые программы для ведения контроля за сроками исполнения документа на персональных электронно-вычислительных машинах (ПЭВМ) и типовые программы для ведения контроля и справочной работы с обращениями граждан.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
Все основные этапы организации контроля исполнения документов приведены по ссылке – это в отдельной публикации. Какие документы рационально поставить на контроль, а также подробнее о контрольных сроках изложено уже здесь. Сейчас давайте рассмотрим организацию работы по контролю исполнения поручений в зависимости от принятой формы регистрации документов – на бумажных носителях или при помощи электронных носителей информации.
Если регистрация документов на бумажных носителяхВ случае ведения регистрации документов в журналах на бумажных носителях для постановки их на контроль необходимо создавать дополнительную бумажную карточку. Ее форма может быть любой, лишь бы она содержала необходимую для работы информацию.
Из данных карточек создается картотека контролируемых документов, систематизированная по числам месяца (от 1 до 31) в зависимости от установленных контрольных сроков исполнения поручений. Каждый день следует перебирать карточки, чтобы осознать, какие контрольные сроки наступили, приближаются или уже просрочены. после исполнения документа перемещать карточки из контрольной картотеки в справочную (проще сказать – в картотеку с исполненными документами).
Обычно проверяется ход исполнения документов со сроками исполнения на «сегодня» и хотя бы три ближайших дня. делают напоминания о приближающихся сроках ответственным работникам, заносят в карточки информацию о результате уже исполненных документах (предпринятые конкретные действия, реквизиты подготовленных документов). Понятно, что процесс контроля с помощью бумажных карточек будет весьма трудоемким и на сегодняшний день такое можно рекомендовать только своим врагам.
Если регистрация документов в электронном видеВ случае применения системы электронного документооборота (СЭД) процесс контроля будет автоматизирован. Возможности каждой СЭД различаются в зависимости от ее вида и заложенного функционала (потраченных денег и времени специалиста IT на ее отладку). Но зато, как правило, на любом этапе делопроизводства можно установить конкретного исполнителя каждого документа и проверить ход обработки документа (на исполнении, списан в дело, результат исполнения и т.д.).
Что делать, если СЭД не используется? Можно вести электронную регистрацию документов и контроль исполнения поручений, использовать возможности электронной почты. Например, ведение контроля исполнительской дисциплины в электронном виде с помощью MS Excel. Есть возможность, используя фильтры, выводить информацию по контрольным срокам, конкретным исполнителям и др. Но для этого требуется в форме регистрации (обычно контроль ведут на основе базы регистрации входящих документов) предусмотреть необходимый минимумом информации, т.е. добавить графы «Контрольный срок», «Исполнитель» и в случае необходимости любые другие.
Подробнее о регистрации документов изложено в отдельной публикации, в которой в том числе приводится примерный образец журнала регистрации входящих документов. Вы можете взять за основу приведенную там форму и адаптировать ее согласно конкретным потребностям вашей организации.
Таким образом, необходимо использовать любую возможность, чтобы автоматизировать процесс отслеживания приближающихся сроков исполнения, формирования напоминаний работникам и обобщения результатов исполнения документов. В этом случае контроль исполнения поручений будет наиболее эффективен.
Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Контроль за исполнением документов включает:
o взятие документа (поручения) на контроль, формирование картотеки контролируемых документов;
o определение форм и методов контроля;
o проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
o предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
o учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов (поручений);
o информирование руководства о ходе и итогах исполнения документов (поручений);
o сообщение о ходе и итоги исполнения документов на оперативных собраниях, заседаниях коллегиальных органов;
o снятие документов с контроля;
o формирование картотеки исполненных документов.
Контроль за исполнением документов с бумажным носителем. Контроль за исполнением документов с бумажным носителем может отображаться в регистрационно-контрольных карточках, дополнительные экземпляры которых распечатываются на ПК при постановке документов на контроль, или осуществляться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных).
Одновременно на левом берегу первого листа документа, подлежащего контролю, проставляется буква "К" или штамп контроль после чего документ передается исполнителю; дополнительный экземпляр регистрационной карточки хранится в контрольной картотеке.
Регистрационно-контрольные карточки документов, находящихся на контроле, группируются в картотеке по срокам исполнения документов исполнителями или корреспондентами, группам документов (приказы руководителя, поручения высших органов власти, решение коллегии и т. п).
Из вторых экземпляров регистрационно-контрольной карточки формируются контрольные картотеки в структурных подразделениях.
На один контролируемый документ может быть заведено несколько регистрационно-контрольных карточек, количество которых определяется в зависимости от количества исполнителей или сроков выполнения отдельных задач, указанных в документе.
В случае, когда определено несколько исполнителей, но ответственность возлагается на одного из них, регистрационно-контрольная карточка составляется только на ответственного исполнителя.
Данные о ходе выполнения документа, полученные путем запроса по телефону или во время проверки работы структурного подразделения - исполнителя, вносятся в регистрационно-контрольной карточки в графу "Контрольные отметки". При этом предыдущие записи не зачеркиваются.
Подготовленный проект ответа на контрольный документ или докладная записка о результатах исполнения контрольного документа докладываются руководству органа вместе с контрольным документом и контрольной карточкой.
С контроля документ снимает руководитель, который дал поручение об исполнении, или лицо, исполняющее его обязанности. Это удостоверяется его подписью в контрольной карточке.
Проверка хода выполнения документов проводится на всех этапах прохождения документа до окончания срока его исполнения (предупредительный контроль с помощью напоминаний) в следующем порядке:
- заданий на следующий год - не реже одного раза в год;
- задач на последующие месяцы текущего года-не реже одного раза в месяц;
- заданий на текущий месяц - каждые десять дней и за пять дней до окончания срока или по запросам.
Если об исполнении документа доложено руководителю учреждения или его заместителю в устной форме, в контрольной карточке делается соответствующая запись в графе "контрольные отметки" за подписью лица, которая докладывала последствия выполнения.
Проекты ответов на документы, которые есть на контроле в вышестоящих органах, представляемых на подпись руководству учреждения не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения.
После исполнения документ снимается с контроля. Документы считаются выполненными и снимаются с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения о результатах заинтересованным учреждениям и лицам или другого подтверждения исполнения.
Снять документ с контроля может только руководитель учреждения, его заместители, которые установили контрольный срок в резолюции, или по их поручению служба контроля. Документы с типовыми сроками исполнения снимаются с контроля по решению службы контроля.
Данные о выполнении документа и снятии его с контроля вносятся в регистрационно-контрольной карточки.
Днем исполнения задач, определенных в актах органов государственной власти, органов власти Автономной Республики Крым и поручениях высших должностных лиц, и выполнение запросов, обращений, а также корреспонденции Верховной Рады Украины считается день регистрации в учреждении выходных документов о выполнении заданий.
Информация о результатах выполнения взятых на контроль документов обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и представляется руководству учреждения в виде сводок об исполнении документов (приложение 5.19).
В учреждении с объемом документооборота свыше 25 тыс. документов в год периодически в сроки, предусмотренные инструкцией учреждения, составляются и направляются в структурные подразделения-исполнители перечни документов, не выполненных в установленный срок (приложение 5.20). После заполнения соответствующих граф перечни возвращаются в службы контроля.
Контрольные карточки на исполненные документы возвращаются в службу делопроизводства (секретариатов) с отметками о результатах исполнения, снятие с контроля, причин нарушения срока (если это имело место) не позднее следующего дня после исполнения документа.
Контрольные карточки на исполненные документы помещаются в архивной картотеке, хранятся в течение трех лет, после чего уничтожаются по акту.
Информационно-справочная работа с документамиИнформационно-справочная работа с документами заключается в поиске необходимых документов с использованием регистрационно-контрольных карточек или автоматизированных банков регистрационных данных.
В случае использования карточной формы регистрации документов печатается необходимое количество регистрационно-контрольных карточек, из которых складываются самостоятельные картотеки.
Количество картотек в учреждении определяется с учетом уровня централизации регистрационных и поисковых операций, а также конкретных условий деятельности учреждения.
Для повышения эффективности работы поисковой системы службой делопроизводства разрабатываются следующие классификационные справочники:
o классификатор по вопросам деятельности учреждения;
o классификатор видов документов;
o классификатор корреспондентов;
o классификатор резолюций;
o классификатор исполнителей;
o классификатор результатов исполнения документов;
o номенклатура дел.
Необходимость разработки и внедрения классификационных справочников в учреждении определяется службой делопроизводства.
В случае внедрения системы автоматизации делопроизводства или системы электронного документооборота поиск конкретного документа осуществляется по реквизитам (заголовок, название вида документа, дата принятия, номер документа, автор документа и т. п) или по контексту (слову или фразе). Поисковый запрос может иметь любую комбинацию реквизитов.
Внедрение автоматизированной формы контроляВ современных учреждениях организация документооборота и контроль за исполнением документов осуществляется с помощью компьютерной техники. Автоматизированный контроль за исполнением документов осуществляется с помощью специальных компьютерных программ или является составляющей системы автоматизации делопроизводства или системы электронного документооборота.
Факт принятия документа пользователем на исполнение и снятие с контроля фиксируется с помощью технологии штрих-кодовой идентификации документов.
Автоматизированный контроль за исполнением документов должен предусматривать автоматическое формирование сведений об их выполнении.
Автоматизированный контроль за исполнением документов включает поиск необходимой информации, который осуществляется с учетом выходных, входных регистрационных индексов, видов документов, даты, номера документа, исполнителя, корреспондента, срока выполнения, содержания и прочее, отправка исполнителю электронного сообщения об плановую дату исполнения документа,
Итогом автоматизированного поиска является вывод искомой информации либо сообщение о ее отсутствии. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершения исполнения и тому подобное. в случае необходимости, выводятся на печатающее устройство.
Основным механизмом контроля за документами является резолюция руководителя, где определено, кто и в какой срок должен выполнить определенные действия над документом. СЕДЦ дает возможность формировать подотчетные резолюции, при этом пользователь может видеть все резолюции или только резолюцию непосредственного руководителя в зависимости от того, как она настроена. Все пользователи автоматически получают документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководителя.
Пользователи могут работать с электронными образами документов или же с документами, но при этом может сохраняться параллельное движение бумажных документов.
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
Любая управленческая структура выполняет функции контроля. Контроль способствует усилению исполнительской дисциплины, повышению ответственности при выполнении решений и заданий руководства. Контрольные действия в организации должны осуществляться открыто и планомерно.
Одной из составляющих функций контроля и важным элементом документационного обеспечения управления является контроль исполнения документов, решений и заданий (поручений).
Контроль исполнения документов и поручений – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, созданных в организации, поступающих из вышестоящих организаций, от других организаций и граждан.
Контроль исполнения документов ведется с целью содействия своевременного и качественного исполнения решений и задач руководства организации или структурного подразделения. Различают два направления контрольной деятельности:
Возможны две формы организации контроля – централизованная и децентрализованная. Выбор организационной формы ведения контрольных операций зависит от размера организации, структуры службы ДОУ, объема документооборота и выбранной формы работы с документами (централизованной, децентрализованной или смешанной).
В организации с небольшим объемом документооборота в составе службы ДОУ работает один специалист по контролю. В соответствии с «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих» эта должность называется инспектор по контролю.
В отдельных структурных подразделениях контроль сроков исполнения документов и поручений могут вести секретари или лица, ответственные за делопроизводство, что должно быть закреплено в Инструкции по делопроизводству и Должностных инструкциях этих работников.
В небольших организациях, в структуре которых нет службы ДОУ, ведение контроля исполнения документов входит в обязанности работника, ответственного за регистрацию и учет документов или работника, отвечающего за документационное обеспечение организации (например, секретарь руководителя).
Локальные нормативные акты, регламентирующие формы и порядок проведения контроля, устанавливают правомерность контроля, формируют у сотрудников привычку к проверкам как к необходимой процедуре.
Контроль исполнения документов включает:
Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными .
Типовые сроки исполнения определенных категорий документов установлены законодательными или нормативно-правовыми актами Российской Федерации. Каждая служба делопроизводства должна иметь такой перечень документов с типовыми сроками исполнения. Рекомендуем включить такой перечень в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству, тем самым он будет доведен до всех управленческих работников организации.
Приведем перечень типовых сроков исполнения документов:
Если документ имеет длительный срок исполнения, тогда контролируют исполнение промежуточных этапов. Срок исполнения каждого этапа фиксируется в РКФ.
Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях: поступивших (входящих) из других организаций – с момента поступления; для отправленных (исходящих) и внутренних – с даты их подписания или утверждения. Исполнение контролируется с момента поставки документа на контроль.
В ходе исполнения документов по объективным причинам сроки могут изменяться.
ВАЖНО! Изменение индивидуального срока исполнения документов могут производиться только тем руководителем, который его установил. После согласования с руководством нового срока исполнитель обязан сообщить о переносе (изменении) срока исполнения в службу ДОУ. Решение о переносе срока исполнения документа принимается за два-три дня до истечения первоначально установленной даты. Исправление срока задним числом не допускается.
Согласование подготавливаемого документа с заинтересованными организациями и лицами должно проводиться в пределах установленного срока исполнения документа.
Ведение контроля исполнения документов и порученийНа контроль ставятся все документы, требующие исполнения, т.е. принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа.
Если в организации для регистрации документов используется журнальная форма регистрации, то для контроля заводятся специальные контрольные карточки или еще один (контрольный) журнал. Журнальную форму эффективно применять в организациях, где отдельно выведена работа с конфиденциальной информацией и в организациях с небольшим объемом документооборота.
Примерная форма контрольного журнала
В контрольной картотеке РКК систематизируются по:
Контрольная картотека имеет два раздела «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».
Доведение контролируемого документа до исполнителя осуществляется под роспись в РКК, которая потом находится в контрольной картотеке. Для доведения документа до исполнителя может использоваться информационно-телекоммуникационная сеть, документ направляется исполнителю в электронный адрес с уведомлением отправителя о получении документа. Получение службой ДОУ уведомления означает, что документ, поставленный на контроль, принят к исполнению.
Служба ДОУ (служба контроля) организации проводит предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов. Для этого исполнителю, при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, рассылается напоминание о приближении срока исполнения документа.
Все напоминания исполнителям фиксируются в РКК.
Ведение текущего контроля предполагает ежедневный просмотр карточек инспектором по контролю или другим ответственным лицом. Выявляются документы, которые должны быть исполнены на следующий день или через 2-3 дня. Обязательно проверяется ход их исполнения и выявляется, не срывается ли выполнение задания. Из вышесказанного понятно, что текущий и предупредительный контроль – это постоянная проверка и регулирование хода выполнения документов.
Проверка хода исполнения документов обычно проводится со следующей периодичностью:
В случае невозможности исполнить документ в срок исполнитель за 3 дня до истечения срока обязан обратиться с мотивированной письменной просьбой о продлении срока к руководителю. Решение о продлении срока исполнения принимает только руководитель, вынесший резолюцию.
ВАЖНО! Исполнитель обязан проинформировать службу ДОУ (службу контроля) об изменении срока исполнения документа. Сведения об изменении срока исполнения документа вносятся в РКК.
Приостановить или отменить исполнение документа может только организация- автор документа, а по внутренним документам - руководитель или орган управления, принимавший решение.
Снятие исполненного документа с контроля осуществляет руководитель организации или по его поручению служба ДОУ.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения задачи, поручений, запросов и/или документированного подтверждения их исполнения по существу. Результаты сообщаются заинтересованным организациям и лицам.
При снятии документа с контроля в РКК вносятся следующие данные:
Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов осуществляется службой ДОУ в виде аналитических отчетов (справок, сводок) в установленные сроки или по запросам. Установленные сроки, как правило, один раз в месяц – в начале наступившего месяца за предыдущий месяц и 1 раз в год – в начале наступившего года за предыдущий год.
Сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в организации представляются руководителю организации и руководителям структурных подразделений.
Примерная форма справки о состоянии исполнительской дисциплины
для руководителя организации
об исполнении документов по состоянию на ___________
1. Понятие, значение и организация контроля исполнения документов 3
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство, Учебное пособие, Третье издание, М.- Новосибирск: ИНФРА-М- Сибирское соглашение, 2003 5
2. Этапы и виды контроля исполнения документов 5
3. Формы контроля за исполнением документов 9
Список литературы 17
ВведениеТема контроля исполнения документов и поручений затрагивается крайне редко. Между тем, данный аспект деятельности компании чрезвычайно актуален для большинства российских предприятий и организаций, различных по масштабам и отраслевой принадлежности, будь то крупное промышленное предприятие, средняя по размерам торговая фирма, либо представитель мелкого бизнеса из сферы услуг. Практически любая организация, число служащих которой более 10 — 15 человек, сталкивается с проблемой внедрения системы эффективного контроля исполнения документов и поручений. Отсутствие такой системы мешает работать всем — и высшему руководству, и начальникам подразделений, и рядовым сотрудникам; порождает нервозность и нарушение нормального режима работы, постоянное «дергание» менеджеров и персонала и авральное, а от того, как правило, не самое лучшее исполнение отдельных заданий, которые можно было бы спокойно и качественно сделать загодя. Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей, что заметно облегчит работу организации.
Контроль исполнения документов по ГОСТ Р 51141-98 определяется как совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
В последнее время распространяется электронный способ документирования. Одной из важнейших задач, которые ставятся перед системами электронного документооборота это автоматизация контроля исполнения документов.
Главная задача данной работы – изучение всех этапов и форм контроля исполнения документов.
1. Понятие, значение и организация контроля исполнения документовКонтроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
В контроле исполнения документов можно выделить:
- контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
- контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу решения вопроса — это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило, указывается в резолюции руководителя на документе или определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации (фирме). Если в резолюции руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа и соответственно организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем.
Задачи службы ДОУ
Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами.
Обеспечение единого порядка документирования.
Контроль за исполнением документов.
2. Этапы и виды контроля исполнения документов 3. Формы контроля за исполнением документов Заключение Список литературы 1 Кирсанова М.В. Современное делопроизводство, Учебное пособие, Третье издание, М.- Новосибирск: ИНФРА-М- Сибирское соглашение, 20032 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 введён в действие 01.07.2007
3 ГОСТ Р 6.30-2003, введен в действие 1 июля 2003 года
4 Кирсанова М. В. Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Санкт-Петербург: Инфра-М, 2011 г.
5 Кирсанова М.В. Современное делопроизводство, Учебное пособие, Третье издание, М.- Новосибирск: ИНФРА-М- Сибирское соглашение, 2003
6 Козлов Н. В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной техникой. Санкт-Петербург: Наука и техника, 2007 г.
Сроки исполнения документов
Для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации устанавливаются типовые сроки их исполнения.
Типовые сроки установлены в указах Президента РФ, законах РФ, правительственных нормативных актах. Например:
Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах. Например:
В организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и других нормативных актах.После их утверждения и включения в Табель форм или Инструкций по делопроизводству они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.
Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или резолюции при рассмотрении поступившего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного автором документа или отсутствует в составе типовых сроков.
Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых - с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.
Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство.
В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или при рассмотрении установлен быть не может, определяется условный срок, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов.
Постановка на контроль
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль.
Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат (карточка или экранный шаблон), как правило, являющийся дубликатом регистрационного формата.
При применении журнальной формы регистрации контроль исполнения ведете на самостоятельных форматах.
При контроле устных поручений руководителя, незарегистрированных документов. при возвращении к документам, считавшимся исполненными, контрольный экземпляр входного формата заполняется в самой контрольной службе.
Образец карточки контрольной систем
0229140 I РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
Для этого в схемах документооборота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, последовательно или параллельно (например, в копиях), с подобными документами.
При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнения, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание.
На левом поле документа на уровне заголовков предусмотрено место для специальной отметки о контроле исполнения, но на практике эту отметку ставят штампом на свободном месте в верхней части документа.
КОНТРОЛЬ ККонтрольный массив организуется таким образом, чтобы, независимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения (по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения).