Рейтинг: 4.4/5.0 (1869 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Все операции в организации должны сопровождаться документальным оформлением. Отдел кадров не является исключением. Как и в любом другом структурном подразделении, в нем образуется огромное количество бумаг. С каждым годом архив организации растет и места для хранения текущих документов остается все меньше. Как же быть работодателю? Можно ли ликвидировать архив? Какие документы и как можно уничтожить? На эти и другие вопросы ответим в данной статье.
Нормативно-правовое регулированиеПорядок хранения, архивации и уничтожения различных видов документов регламентируется достаточно большим количеством нормативных правовых актов. В их числе и федеральные законы, и постановления Правительства РФ, и ГОСТы, и приказы различных ведомств. Основными законодательными актами являются:
— Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ);
— Основные правила работы архивов организаций, одобренные Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила работы архивов);
— приказы Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень), от 31.07.2007 N 1182 «Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;
— Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».
Сроки хранения документовВедение архива документов можно поручить специализированной организации на основании договора. Если же вы решили самостоятельно хранить свои документы, требуется разработать локальный нормативный акт, который будет регламентировать порядок хранения. Кроме того, нужно создать соответствующее структурное подразделение, например, «Архивный отдел». На практике коммерческие организации вместо создания такого отдела прописывают функции по его ведению в должностной инструкции руководителя структурного подразделения. Так, обычно за хранение кадровых документов отвечает начальник отдела кадров, а бухгалтерских — главный бухгалтер.
В целях рационального документационного обеспечения и соблюдения действующего законодательства необходимо правильно хранить документы. Для своевременного приема от структурных подразделений архивных документов, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение в организации создается архив. В зависимости от объема документов это может быть самостоятельное структурное подразделение или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления или отдела кадров, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью их использования.
Архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также делами по личному составу (п. 3.3.1 Правил работы архивов).
Дела временного хранения со сроками хранения до десяти лет передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения уничтожаются.
Длительный или постоянный срок хранения обычно имеют документы, которые:
— содержат сведения о политике и действиях организации;
— содержат сведения о взаимодействии организации с ее клиентами;
— документально фиксируют права и обязанности отдельных лиц и организаций;
— используют для создания «памяти» об организации в научных, культурных или исторических целях;
— содержат сведения о деятельности, представляющей интерес для внутренних и внешних заинтересованных лиц.
Основным законодательным актом в области установления сроков хранения документов является Перечень. Он необходим не только для определения сроков хранения образующихся в деятельности организации документов, но и для составления номенклатуры организации и формирования дел. Также им пользуются экспертно-проверочные комиссии.
Примечание. Перечень распространяется на все виды организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Кадровым документам в Перечне посвящено два раздела:
— раздел 7 «Трудовые отношения» (включает документацию по организации труда и служебной деятельности, а также по нормированию, тарификации, оплате и охране труда);
— раздел 8 «Кадровое обеспечение» (включает документацию по приему, переводу, увольнению, установлению и повышению квалификации, а также по награждению работников).
Течение сроков хранения документов на бумажных и электронных носителях начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2009 году, началось с 1 января 2010 года.
Сроки хранения, указанные в Перечне, применяются организациями по-разному: временные сроки применяются всеми, а постоянный — государственными и муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в архивы, а также частными организациями, которые заключили соответствующие договоры с архивами.
В любом случае коммерческие организации и индивидуальные предприниматели должны хранить документы не менее десяти лет. Дальнейший же срок хранения определяется согласно действующему законодательству или необходимостью их дальнейшего использования. Приведем сроки хранения основных кадровых документов.
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы к ним
15 лет (на предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда — 75 лет)
Создание ЭКДля организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения должна быть создана экспертная комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя. В комиссию входят лица из числа наиболее квалифицированных специалистов ведущих структурных подразделений. Также в комиссию могут быть приглашены представители системы Росархива.
Необходимо разработать и утвердить положение о такой комиссии. За основу можно взять Приказ Росархива от 19.01.1995 N 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».
Основными задачами вышеуказанной комиссии являются организация и проведение:
— экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;
— экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;
— отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.
Комиссия имеет право давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатуры и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов. Приведем пример приказа о создании экспертной комиссии.
Общество с ограниченной ответственностью «Колокол»
15 ноября 2010 года
о создании постоянно действующей экспертной комиссии
В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения документов, образующихся в деятельности общества, отбору документов на архивное хранение и уничтожению документов с истекшими сроками хранения
1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:
— заместителя директора по финансовым вопросам Пашкова А. Д. (председатель комиссии);
— начальника отдела архивации Солушкиной Р. Т. (секретарь комиссии);
— начальника отдела кадров Тюриной О. Е.
2. Разработать и представить на утверждение положение о работе экспертной комиссии до 30.11.2010 (Солушкиной Р. Т.).
Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Директор Крайнов /С. Л. Крайнов/
С приказом ознакомлены:
По финансовым вопросам Пашков /А. Д. Пашков/
Отдела архивации Солушкина /Р. Т. Солушкина/
Начальник отдела кадров Тюрина /О. Е. Тюрина/
Комиссия на основании номенклатуры дел выделяет документы с истекшими сроками хранения для уничтожения и составляет на них акты, которые впоследствии представляет руководителю организации на утверждение. Документы, перечисленные в актах, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте до уничтожения.
Правила уничтожения документовПри физическом уничтожении документов нужно руководствоваться следующими принципами:
— уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативных правовых актов;
— документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;
— уничтожение документов проводится таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
— уничтожаются все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные.
Оформляем уничтожение документовПовторим, что для уничтожения документов экспертная комиссия составляет соответствующие акты. Для коммерческих организаций форма акта не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме. Для правильности оформления можно руководствоваться примерной формой акта, которая приведена в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. Для наглядности приведем пример такого акта на стр. 45. Уничтожение документов происходит путем их передачи на утилизацию бумагоперерабатывающим организациям или организациям, собирающим вторсырье. Кроме того, фирмы, занимающиеся ведением архива организаций на основании договора, могут предложить не только сдачу документов в макулатуру, но и их шредирование.
Примечание. Шредер — прибор для уничтожения бумаг. Шредирование — разрезание документов на мелкие случайные части с помощью специального оборудования.
Общество с ограниченной Утверждаю
Ответственностью «Марс» Директор ООО «Марс»
(ООО «Марс») Копылов /Г. Д. Копылов/
О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
Протокол ЦЭК (ЭК)
Документы в количестве 19 (девятнадцать) ед. хр. весом 9 кг 500 г
Сданы в ООО «Переработка вторсырья» на переработку по приемо-сдаточной
Накладной от 04.02.2010 N 16.
Изменения в учетные документы внесены.
Начальник отдела архивации Пучкина /А. И. Пучкина
Уничтожение бумаг в шредере может быть стандартным (фрагментирование на части не более 3,9 x 50 мм) и конфиденциальным (части не более 0,78 x 11 мм). После операции уничтожения в базу данных вносится соответствующая запись, вследствие чего ведение истории этих документов прекращается. Тарификация осуществляется по весу в килограммах.
Запись «Изменения в учетные документы внесены» означает, что в формах номенклатур или в описях дел (в учетных документах), куда были впервые внесены подлежащие уничтожению документы, в графе «Примечания» указаны номер и дата настоящего акта, в соответствии с которым данные документы должны быть уничтожены.
Уничтожение документов по истечении установленного срока их хранения является правом, а не обязанностью организации.
Отметим: уничтожение бухгалтерских документов производится в таком же порядке, как и кадровых.
На уничтожение трудовых книжек составляется отдельный акт. Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Данное правило применимо и к случаям порчи трудовых книжек, например, из-за небрежного отношения с ними. Приведем пример указанного акта.
Общество с ограниченной ответственностью «Юпитер»
Директор А. Д. Шилимина
об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек
10 ноября 2010 года
Комиссией в составе Морозовой П. Л. Романовой Н. Н. Петровой Е. В. составлен настоящий акт о том, что за период с 01.10.2010 по 09.11.2010 при оформлении оказались испорчены 3 (три) бланка трудовой книжки и 1 (один) бланк вкладыша в трудовую книжку в том числе:
1. Бланки трудовой книжки:
— серия ТК N 1234567;
— серия ТК N 4567891.
2. Бланк вкладыша в трудовую книжку — серия ВТ N 7123589.
Книжки не пригодны для использования по назначению и подлежат уничтожению путем сожжения.
Менеджер по персоналу Морозова /П. Л. Морозова/
Главный бухгалтер Романова /Н. Н. Романова/
Секретарь Петрова /Е. В. Петрова/
К акту можно приложить вырезанные номера испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, что в дальнейшем подтвердит их уничтожение.
Ответственность за нарушение порядка обращения с документамиНа основании ст. 27 Закона N 125-ФЗ юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность.
В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
— на граждан — от 100 до 300 руб.;
— на должностных лиц — от 300 до 500 руб.
Статья 13.25 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение требований о хранении документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным. Это карается наложением административного штрафа:
— на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
— на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб.
Неисполнение обществом с ограниченной ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об ООО и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влекут аналогичные размеры штрафа.
Ответственность за неправильное хранение документов предусмотрена не только административным законодательством. Налоговый кодекс тоже содержит нормы, предусматривающие такую ответственность. В частности, на основании ст. 120 НК РФ за отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета, как и за уничтожение до истечения сроков их хранения, организация может быть наказана штрафом в размере 10 000 руб. За повторное подобное нарушение норм законодательства штраф увеличивается до 30 000 руб.
Если благодаря необеспечению сохранности документов произошло занижение налоговой базы, организация может быть оштрафована на 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.
Вопрос: ликвидируется предприятие, а убить по акту мы не можем, что делать с документами временного срока хранения 5 лет либо 3 года, ежели архив не желает их принимать, так как у их нет места для хранения. Так как по правилам исчисление срока хранения документов делается с 1 января года, последующего за годом окончания их делопроизводством. Они подтверждаются отдельными приказами минздравсоцразвития от 22.11.2004 №255 мед карты амбулаторных нездоровых хранятся 5 лет опосля крайнего посещения, стационарных нездоровых. Нужно уточнить, с указанием сроков хранения» 2007, что обслуживается приборы, оборудование, строй объекты в любом случае нужно использовать «перечень типовых архивных документов, образующихся в научно - технической и производственной деятельности организаций. Эти сроки действуют до сих пор. Раздельно не вошедшие в состав личных дел они хранятся в согласовании с списком 5 лет. Сроки хранения этих документов указаны в списке 2010 года. Вопрос: когда можно убить график дежурства за май 2013 год. Ежели мы решили уничтожать документы за период с 2000 года по 2008 год. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125- фз обязует хранить документы в пределах сроков, установленных списками документов. Можно просто спалить, или сдать в подобающую транспортную компанию. И как убьет фискальные чеки. При составлении акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения заглавия документов и дел указываются обобщенно. Ниже дается эталон акта, который можно будет скачать в формате doc. Зато заявления на все виды отпусков хранятся в одной папке. Готовлю акт на ликвидирование. И еще вопрос: заявления на отпуска имеют срок хранения 5 лет не зависимо от нрава отпуска. В списке типовых управленческих документов таковых дел нет. Для вас не нужно включать проездные билеты в акт о выделении документов и дел к уничтожению. Актов на ликвидирование документов и тому схожее. Для документов до 2010 года включительно, с указанием сроков хранения» 2000, образующихся в деятельности организаций, 150, 403, «перечень типовых управленческих документов. Заявление о приеме, ежели есть лд у работника, но начальник против, то подшито в него, вот я и предложила их убить 2002,2008, а ежели лд не заведено, то просто в отдельной папке хранятся. Может быть, тогда нужно находить по содержанию подобные документы, вы не отыщите конкретно такового документа карта - наряд. Ответ: заявления о приеме и увольнении, а также о отпуске по уходу за ребенком, без сохранения содержания и тому схожее хранятся 75 лет лишь в составе личных дел. Это не ваши документы, они и в номенклатуру дел не врубаются. Выполнение запросов: архивная выписка и архивная копия. Хотелось бы осознать почему приказы по основной деятельности копии должны храниться. Но мой начальник ок против того, то хоть его заявление есть, но ведь согласно перечню они хранятся 5 лет, чтоб убить заявления о приеме на работу, не вошедшие в состав лд а вдруг потеряется приказ.
Образцы актов на списания бухгалтерских документовОбразцы актов на списания бухгалтерских документов
Группа: Пользователь
Сообщений: 7
Регистрация: 12.08.2014
Пользователь №: 18250
Спасибо сказали: 0 раз(а)
образцы актов на списания бухгалтерских документов
Группа: Администраторы
Сообщений: 1432
Регистрация: 13.07.2008
Пользователь №: 7
Спасибо сказали: 452 раз(а)
Документы временного хранения находятся в архиве до истечения определенного срока: после этого их списывают и уничтожают. Процедура отбора и уничтожения документов подробно прописана законодателем.
Из этой статьи вы узнаете:
Уничтожение документов в связи с истечением установленного законом срока хранения — один из основных элементов работы архива любой организации. Данная мера, которая, к слову, считается правом, а не обязанностью компании (письмо Минфина России от 18.10.2005 г. № 03-03-04/2/83), позволяет эффективно использовать архивное пространство и своевременно избавляться от документации, утратившей свое практическое значение.
У вас не останется вопросов о хранении кадровых документов 2016 после прочтения статьи по ссылке.
Процедура уничтожения дел состоит из ряда последовательных этапов. Сначала необходимо провести экспертизу ценности документов и составить акт о выделении дел с истекшим сроком хранения к уничтожению. Только после этого можно переходить непосредственно к утилизации документов, выбирая наиболее приемлемые для организации методы и оформляя процедуру соответствующим актом.
Экспертиза ценности документов проводится специальной комиссией: правила работы архивов не рекомендуют работникам проводить оценку единолично независимо от объема документации, поскольку тем самым повышается вероятность преждевременного уничтожения важных данных. Поэтому работодатель издает приказ о создании экспертной комиссии, в состав которой могут входить архивист и главный бухгалтер предприятия, представитель юридической или кадровой службы, секретарь организации или представитель ее руководства. В некоторых организациях создается постоянно действующая экспертная комиссия, но при незначительных объемах работы проще назначать ее ежегодно, по мере надобности.
Комиссия устанавливает факт истечения срока хранения оцениваемых документов и составляет акт о выделении их к уничтожению. Чтобы гарантированно сохранить важную информацию при проведении оценки разных типов дел, акты о выделении документов к уничтожению целесообразно составлять только после составления и утверждения описей дел постоянного хранения. Документы, маркированные грифом секретности, включают в отдельный акт. При выявлении в деле с истекшим сроком хранения документа, подлежащего постоянному хранению в архиве, дело расшивается для его изъятия.
Иногда в ходе работы экспертной комиссии выявляется несколько экземпляров документа постоянного хранения — например, один оригинал и несколько копий (дубликатов). В этом случае оригинал остается в архиве для дальнейшего хранения, а копии уничтожаются. Также к уничтожению могут выделяться документы со значительными повреждениями, при которых восстановление их содержания не представляется возможным. Здесь следует действовать особенно осторожно: если есть шанс хотя бы частично восстановить текст поврежденного документа, он оставляется для дальнейшего хранения и реставрации.
При взгляде на образец акта на уничтожение документов с истекшими сроками хранения от 2015 года несложно заметить, что описания включаемых в него дел существенно отличаются от описаний, вносимых в описи: в то время как в описях каждое дело описывается в индивидуальном порядке, в акте выделения документов к уничтожению просто указывается общее количество дел одного вида или наименования с отметкой о крайних сроках их завершения в делопроизводстве. Акт подписывается составившим его лицом, согласовывается комиссией (о чем делается соответствующая пометка на самом документе) и передается на утверждение руководителю организации.
Кто оформляет акт уничтожения документов, не подлежащих хранению?После завершения работы экспертной комиссии с обязательным полистным просмотром каждого дела начинается непосредственно уничтожение документов с истекшим сроком хранения. Использовать такие документы для хозяйственных нужд организации (например, в качестве черновиков) строго запрещается. Уничтожение может производиться как самой организацией (на ее территории), так и специализированными компаниями.
Если речь идет о небольшом объеме документов, их можно переработать с помощью обычного уничтожителя бумаг (шредера): сделать это можно непосредственно в офисе, без лишних расходов на упаковку и транспортировку. Большое количество документов проще передать на утилизацию специалистам, оформив процедуру приемо-сдаточным актом или накладной с указанием даты, количества дел и веса груза. Также сотрудники компании, производившей утилизацию, должны выдать заказчику акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения, в 2015 году составляемый в произвольной форме.
В нем указывается точная дата фактического уничтожения дел и состав комиссии, занимавшейся утилизацией. Для обеспечения максимальной конфиденциальности многие организации предпочитают производить уничтожение документов с истекшим сроком хранения на собственной территории. В этом случае нужно выбрать наиболее удобный и доступный способ переработки из доступных — закапывания, сжигания, химической обработки и промышленного шредирования. Как правило, большинство организаций не располагает оборудованием для промышленного шредирования или химической обработки (эти виды утилизации считаются весьма дорогостоящими). Поэтому зачастую приходится ограничиваться закапыванием или сжиганием — недорогими и общедоступными, но не самыми безопасными способами.
Закапывание создает скорее видимость уничтожения бумаг (на практике встречаются даже случаи выкапывания ценных документов конкурентами), а их сжигание в неприспособленных для этого помещениях может стать причиной претензий со стороны пожарной службы. Поэтому окончательный выбор способа утилизации документов обычно зависит от условий, в которых работает конкретная организация: иногда проще самостоятельно уничтожить небольшую пачку документов, в то время как ряд компаний, опасающихся происков конкурентов, доверяет только промышленной утилизации. Уничтожение документов на территории организации также сопровождается оформлением соответствующего акта, но в этом случае его составляют не представители сторонней компании, а сотрудники, производившие утилизацию.
Вложенные файлыДоступно только авторизованным пользователям
Деятельность каждой организации всегда сопровождается большим оборотом документов. Со временем многие из них оказываются ненужными, однако просто выбросить их нельзя. Чтобы от них избавиться, нужно составить акт об уничтожении документов. Если вы хорошо знаете цену времени, и тратить его на данную операцию для вас нецелесообразно, вы можете воспользоваться аутсорсингом, но учтите, что это влетит вам в копеечку. Поэтому советуем раз и навсегда овладеть навыками уничтожения бухгалтерских документов. Сделать это несложно, и в этой статье мы попробуем разобраться во всех тонкостях.
Как приступить к составлению актаУничтожение документов любого вида обычно происходит в установленном порядке. Сначала определите, какие документы требуется уничтожить. Обычно это те, чьи сроки хранения истекли, а также те, что потеряли свою юридическую силу или больше не обладают практической значимостью.
Чтобы определить, каков срок хранения того или иного документа, а также узнать, истек ли он, воспользуйтесь номенклатурой дел организации. Не забудьте об одной важной детали: вы можете увеличивать сроки хранения, если того требуют практические соображения, но никогда не уменьшайте их. В основном срок хранения документов, установленный по типовому перечню, равен 5 годам.
Составление актаВ акт на уничтожение можно включать те дела, срок хранения которых истек к первому дню текущего года. В акте уничтожения однородные дела группируются под одним заголовком. Информацию для заполнения формы акта берем с обложек дел: если каких-то сведений в обложке не хватает, уточните их по номенклатуре дел организации.
Тем, кто впервые берется за архивацию документов, может сначала показаться, что очень сложно подобрать подходящий номер статьи со сроком хранения по перечню документов. Но как только вы вольетесь в работу, подбор номера перестанет быть для вас проблемой. Главное, помните, что настоящий заголовок дела необязательно соответствует названию статьи, приведенному в перечне документов, так как охватить все их многообразие практически невозможно. В перечнях документов наименование каждого вида документа обычно обобщают для удобства. Поэтому бывает так, что специалист, который занимается составлением акта на уничтожение, решает, к какой именно статье отнести дело, по своему усмотрению.
Подписывать акт об уничтожении документов должен сотрудник, составивший его. Затем на акте делается пометка о согласовании от экспертной комиссии организации. Не забудьте о порядке утверждения акта, так как это является одной из самых распространенных ошибок при его составлении. Акт уничтожения документов должен утвердить руководитель организации и, в зависимости от дальнейшей судьбы уничтоженных документов, существует два пути:
После этого организация может уничтожить документы, включенные в акт. Категорически запрещено использовать их для хозяйственных нужд.
Итак, далее вы можете поступить двумя известными способами физического уничтожения документов.
Способы уничтожения делВы можете уничтожить документы самостоятельно – сжечь, но будьте осторожны, ведь это может повлечь проблемы с пожарной безопасностью. Или пропустить через шредер, но это займет много времени и удобно только для небольших объемов. В этих случаях от вас потребуется составить акт, фиксирующий факт уничтожения, в произвольной форме.
Но есть другой выход: так поступает большинство организаций. Предназначенные для уничтожения дела отдают на утилизацию в специализированную организацию. Тогда вам потребуется составить приемо-сдаточный акт или накладную, где указываются дата процедуры, количество документов и их вес. В целях сохранения конфиденциальности процесс передачи дел на переработку и уничтожение необходимо обязательно проводить под контролем сотрудника организации.
Скачать бланк бесплатно: Обратите внимание на:Большинство предприятий, вне зависимости от своей организационной формы, занимающихся переработкой или перепродажей натуральной продукции, закупают ее для своей.
Договор аренды зданий и сооружений — это документальное соглашение, согласно которого арендодатель передает арендатору во временное пользование недвижимое имущество.
Сущность и особенности договора дарения Декларация по правам человека предусматривает владение имуществом. Процессы основаны на работе законодательной базы. Установлены.
Договор подряда с физическим лицом Договор подряда с физическим лицом, который заключается для организации, может стать заменой трудового договора с физическим лицом.
В настоящее время наблюдается рост частоты операций, связанных с купле-продажей земельной собственности. К заключению сделки следует подойти с максимальной ответственностью.
Авансовый отчет по средствам, потраченным работником в командировке – это документ, подтверждающий расходование работником выданного аванса. Это один из нескольких.
На основании заявления о регистрации объекта (объектов) налогообложения налогом на игорный бизнес и заявления о выдаче свидетельства о регистрации объектов игорного.
Приказ об увольнении утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда.
Закупочный акт по форме ОП-5 применяется для закупки продуктов у населения.Составляется в двух экземплярах в момент совершения закупки сельхозпродуктов у населения.
Наряд на сдельную работу по форме 414-АПК используется для учета выполненных работ в строительстве, промышленных, вспомогательных и прочих производствах группой.
Выдачу разрешения на оружие осуществляет Отдел Лицензионно-Разрешительной работы, обычно он находится по адресу ОВД. Для того, чтобы получить лицензию на приобретение.
Письмо-запрос – одно из ряда деловых писем, составляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. Текст письма-запроса должен содержать.
Подготовка дел кадровой службы к передаче на хранение в архив, составление описей дел, уничтожение дел, сроки хранения которых истекли, - вот немалая часть той трудоемкой работы, которую регулярно приходится делать кадровику и которая так важна для обеих сторон трудовых отношений - как в настоящем, так и в будущем. Как же поступать с делами, срок хранения которых истек? Казалось бы, чего проще - уничтожить документ по истечении срока хранения: порвал, выкинул -и дело с концом. Сделать так, конечно, может любой, но будут ли эти действия законными? Разумеется нет. Почему? Да потому что каждый документ несет определенную информацию о ком-либо или о чем-либо и подлежит хранению в установленном порядке. Соответственно, и уничтожение должно быть санкционированным. Вот тут как раз и возникает множество вопросов: все ли документы по истечении срока подлежат уничтожению? С какого времени считать срок хранения? Достаточно ли одного акта на уничтожение документов на всю организацию или необходимо делать несколько по каждому подразделению? Есть и другие вопросы по поводу уничтожения документов, сроки хранения которых уже истекли. Вы затрудняетесь самостоятельно проводить такие мероприятия? Тогда давайте вместе рассмотрим процедуру уничтожения дел с истекшими сроками хранения.
Не так давно мы разбирались с вопросами подготовки дел кадровой службы к передаче на хранение в архив, а также с тем, как без ошибок составить опись дел по личному составу. Напомним, что в процессе делопроизводства в организации создаются дела с различными сроками хранения.
Обратите внимание!
Сроки хранения документов устанавливаются на основании типовых или ведомственных (отраслевых) перечней документов
С точки зрения сроков хранения в текущем делопроизводстве формируются комплексы документов:
• временных (до 10 лет включительно);
• временных (свыше 10 лет), в т. ч. по личному составу;
• постоянного срока хранения.
В данной статье мы поговорим о документах, имеющих срок хранения до 10 лет (включительно). Именно эти документы по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
В первую очередь необходимо знать, что сроки хранения документов устанавливаются на основании типовых или ведомственных (отраслевых) перечней документов. Ранее сроки хранения документов, образующихся в деятельности кадровых служб, устанавливались на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000). С 1 октября 2010 г. начал действовать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Сроки хранения документов, образующихся в деятельности кадровых служб, устанавливаются на основании Перечня и закрепляются в номенклатуре дел организации.
Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве. Например, срок хранения дел, законченных в 2010 г. начинает отсчитываться с 1 января 2011 г.
Дела же включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные в 2005 г. дела со сроком хранения 5 лет могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2011 г.
Я работаю инспектором отдела кадров уже несколько лет, но мне пока не доводилось иметь дело с архивными документами. Мой начальник в отпуске, а объяснить больше некому. Подскажите, пожалуйста, что такое срок хранения документа «до минования надобности»? Как это понимать?
Срок хранения «до минования надобности» означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией. Но согласно Перечню он не может быть менее одного года.
Уничтожение документов, сроки хранения которых истекли, происходит в несколько этапов. Рассмотрим эти этапы по порядку.
ЭТАП 1. ВЫДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ с ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ К УНИЧТОЖЕНИЮДокументы, имеющие сроки хранения до 10 лет (включительно) (см. таблицу ), как правило, в архивы организаций не передаются и хранятся в течение установленных сроков в структурных подразделениях, поэтому выделение этих документов к уничтожению - это задача структурных подразделений.
Кадровые документы, имеющие сроки хранения до 10 лет включительно
Номер статьи по Перечню
Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению - это результат экспертизы ценности документов, которая проводится в структурных подразделениях организации по завершении календарного и соответственно делопроизводственного года. Как правило, это происходит в начале (первой половине) наступившего года. В ходе такой работы осуществляется подготовка документов к передаче на архивное хранение (оформление дел, составление описей на дела, передаваемые на архивное хранение) и соответственно выделение части документов к уничтожению.
Мы планируем уничтожить документы, срок хранения которых уже истек. Директор поручил мне составить приказ о создании экспертной комиссии. Но я не понимаю, для чего она нужна, как ее формируют и как правильно составить приказ о ее создании?
При создании в учреждении экспертной комиссии (ЭК) необходимо руководствоваться приказом Росархива от 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия». В состав комиссии обычно включаются наиболее квалифицированные сотрудники организации в количестве не менее трех человек. Кроме того, к работе экспертов можно привлечь архивариуса из окружного архива. Если весь отбор документов будет проходить в присутствии работника архива, то никаких неприятностей с уничтожением документов у организации в дальнейшем не будет.
ЭК является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации. При необходимости (если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива) решения комиссии утверждаются после их согласования с соответствующим архивным учреждением.
Члены ЭК помогают персоналу службы документационного обеспечения управления осуществлять деятельность, связанную с подготовкой дел к последующему хранению и уничтожению, определяют сроки хранения документов, если в Перечне срок имеет формулировку «до минования надобности», рассматривают акты о выделении дел к уничтожению.
Приказ о создании экспертной комиссии - это приказ по основной деятельности.
Пример оформления приказа о создании экспертной комиссии
Совет
Закрепите порядок выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению в локальных нормативных актах, например в инструкции по делопроизводству
Ввыделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению и собственно уничтожение этих документов осуществляются в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива 06.02.2002). Желательно, чтобы в организациях этот порядок был закреплен в локальных нормативных актах, например в инструкции по делопроизводству.
В целях гарантированного сохранения ценной документационной информации выделение документов к уничтожению проводится только после того, как подготовлены описи на дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения за тот же период времени, подлежащие архивному хранению. Выделение к уничтожению документов по личному составу проводится только после того, как упорядочены документы по личному составу с длительными сроками хранения (свыше 10 лет), со сроком 75 лет за соответствующий период времени и составлена соответствующая опись (или описи).
Например, если проведена обработка для передачи на архивное хранение документов по 2005 г. включительно, то уничтожены могут быть только документы, сроки хранения которых истекли в период по 2005 г. включительно. Документы за период с 2006 г. уничтожать без упорядочения дел по личному составу запрещается, даже если сроки их хранения к настоящему моменту уже истекли. Уничтожаться могут только копийные и дублетные материалы.
Так получилось, что у нас есть несколько испорченных документов, которые восстановлению не подлежат. Можно ли их уничтожить, и если да, то в каком порядке? Проблема в том, что срок их хранения еще не истек.
Нередко бывает так, что документы, срок хранения которых еще не истек, необходимо уничтожить. Порядок «расправы» с такими документами приведен в различных нормативных актах. Так, про уничтожение испорченных бланков трудовой книжки и вкладышей в нее сказано в п. 42 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». А об уничтожении бланков, применяемых при наличных расчетах, можно прочитать в п. 19 постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники». Такие бланки подлежат уничтожению на основании акта об их списании.
Словарь кадровикаКопия документа (от лат. copia – множество) – не имеющий юридической силы документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их часть.
Страховая копия документа – копия важного, ценного или уникального документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала.
Резервная копия документа – запасная копия, употребляемая только в случае надобности.
Шредер – прибор для уничтожения бумаг; шредирование – разрезание на мелкие части.
Наша организация сейчас находится в процессе ликвидации. Что нам делать с имеющимися документами? Нужно ли их уничтожать? И если нужно, то как это сделать?
Следует отметить, что при ликвидации организации документы, срок хранения которых к этому времени не истек, уничтожать нельзя. Они должны быть переданы в архив на договорной основе. При этом понадобится опись всех документов.
Документы ликвидируемой организации, сроки хранения которых на момент ликвидации истекли, уничтожаются в общем порядке.
При реорганизации организации документы передаются правопреемнику: они разбиваются по видам, нумеруются и подшиваются в специальные канцелярские папки или переплетаются в хронологическом порядке. На каждую папку составляется лист-заверитель, где указывается количество листов.
При организации работы по выделению документов к уничтожению в акционерных обществах, необходимо учитывать положения Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг (ФКЦБ) от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».
Документы, подлежащие уничтожению, включаются в акт о выделении документов и дел к уничтожению, который составляется по установленной форме (приложение 2 ).
ЭТАП 2. СОГЛАСОВАНИЕ АКТОВ О ВЫДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ К УНИЧТОЖЕНИЮВ организациях, передающих документы на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, акты о выделении документов к уничтожению утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот же период архивным учреждением.
Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, акты о выделении документов к уничтожению утверждаются руководителем организации после согласования описей и актов экспертной комиссией организации. Акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел за тот же период времени.
ЭТАП 3. СОСТАВЛЕНИЕ АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ К УНИЧТОЖЕНИЮАкт о выделении документов к уничтожению, как правило, составляется один на документы всей организации, подлежащие уничтожению.
Поскольку работа по отбору документов для передачи в архив организации и выделению документов с истекшими сроками хранения на уничтожение проводится в структурных подразделениях, акты по приведенной ниже форме составляются в каждом подразделении. После их передачи в службу делопроизводства там формируется общий акт о выделении документов организации на уничтожение.
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Можно сказать, что в структурных подразделениях готовятся предложения к акту о выделении документов к уничтожению, в связи с чем в акте, подготовленном подразделением, достаточно подписи руководителя. Отметки о согласовании акта с ЭК, а в случае передачи документов в государственный или муниципальный архив - с экспертно-провероч-ной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, будут проставляться в общем акте, подготовленном службой делопроизводства на документы организации, выделенные к уничтожению всеми структурными подразделениями. В акте на уничтожение документов разделы, включающие документы одного структурного подразделения, отделяются с помощью заголовков, обозначающих названия структурных подразделений.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, - это перечень заголовков дел (видов документов), подлежащих уничтожению, с указанием их количества по каждому заголовку отдельно и в целом. Так же как и описи на дела постоянного срока хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, акты составляются на основании номенклатуры дел (в актах указывается индекс дела по номенклатуре дел) и содержат информацию о сроках хранения документов с указанием номера статьи по перечню, на основании которого проводилась экспертиза ценности документов. По каждому заголовку отдельно указываются годы, за которые отобраны документы к уничтожению.
Пример оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
В нашей организации не утверждена номенклатура дел. Как мы должны отбирать документы к уничтожению?
Если в организации нет номенклатуры дел или ее не было в тот период, за который проводится экспертиза ценности, выделение документов к уничтожению проводится на основании анализа фактически сформированных в организации дел.
Информация, включаемая в акт, о количестве уничтожаемых документов, их составе должна строго соответствовать реальному положению дел.
Дела, включенные в утвержденный руководителем организации акт, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на утилизацию в организации, принимающие вторсырье в переработку.
Сдача документов в переработку оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указывается общее количество документов и их вес. Накладная прикладывается к акту и хранится вместе с ним в деле организации.
Цитируем документ4.4. В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем общества.
5.1. Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте.
5.2. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.
Постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Обутверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»
Не так давно я устроилась инспектором по кадрам в небольшую организацию. До этого я работала в огромном холдинге, где у нас была и канцелярия, и архив. С обработкой документов, хранением и уничтожением проблем не было. «Специально обученные» сотрудники помогали и отобрать дела на хранение или уничтожение, и оформить документы. Но на новом месте работы, как я уже успела убедиться, с документами обращаются недостаточно аккуратно. Ни о какой экспертизе ценности и речи не идет, «ненужные» бумаги просто рвут и выбрасывают. Но я понимаю, что так поступать ни в коем случае нельзя. Как мне убедить в этом руководство? Предусмотрена ли законом ответственность за нарушение порядка уничтожения документов?
Вы совершенно правы. Документы должны храниться надлежащим образом и уничтожаться только в том порядке, который мы рассмотрели в настоящей статье.
С одной стороны, ст. 9 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Закон об архивном деле) относит архивные документы организаций к частной собственности, а с другой - ч. 1 ст. 17 обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также Перечнем.
В соответствии со ст. 16 Закона об архивном деле соблюдение законодательства об архивном деле в РФ контролируют федеральные органы государственной власти, в т. ч. специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов РФ, в т. ч. уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством РФ и законодательством субъектов РФ. Данные органы проверяют выполнение организациями требований законодательства в области архивного дела, обеспечение сохранности, комплектования и использования организациями документов в делопроизводстве.
Согласно ст. 27 указанного Закона юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.
Административная ответственность в данном случае предусмотрена ст. 13.20 КоАП РФ. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
• на граждан - в размере от 100 до 300 руб.;
• на должностных лиц - от 300 до 500 руб.
Обратите внимание!
Уплата штрафа не освобождает от обязанности устранить нарушение
При совершении организацией двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности. При этом следует учитывать, что уплата штрафа не освобождает от обязанности устранить нарушение.
Указанные штрафы не налагаются только в том случае, если будут представлены доказательства, что документы утеряны вследствие наступления форс-мажорных ситуаций (кража, пожар, затопление). Такими доказательствами могут быть, например, справка из милиции о возбуждении уголовного дела по факту кражи документов с их описью, акт пожарного инспектора и т. д. Однако следует иметь в виду: если документы сгорели, а в помещении, где они хранились, не была установлена пожарная сигнализация, то форс-мажором эту ситуацию не признают.
