Как правильно заверять копии документов?

В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.

Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera 10.0.

Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.

Что же делать?
Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:

Согласно Государственному стандарту Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» при заверении копии документа ниже реквизита "подпись" проставляют заверительную отметку, в которую входят надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, инициалы, фамилия и дата заверения. Заверительную подпись заверяют печатью. Пример:
Верно.
Инспектор по кадрам ПОДПИСЬ М.И.Иванова
23.07.2008
Согласно тому же СТБ "Печать ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи"
Т.е. при наличии приказа у Вас есть все снования ставить печать на свою подпись, т.к. Вы являетесь уполномоченным должностным лицом.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

При всем вышесказанном не забудте, что вы имеете право заверять только кадровые документы.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Добрый день!
Я не поняла только одного.
Заполнение и заверение трудовых книжек возложено на методиста, т.е. меня.
ПОлучается, что я могу ставить печать на свою фамилию? Пояните, срочно!

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Не могли бы ответить, а то очень срочно!

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Т.е. при наличии приказа у Вас есть все снования ставить печать на свою подпись, т.к. Вы являетесь уполномоченным должностным лицом.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Спасибо. А подскажите, пож. Я записи об увольнении заверяю подписью и печатью директора. Могу ли я заверять своей должностью - методист и ставить печать? Мне кажется, как то не звучит в трудовой книжке.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

при чем здесь "звучит-не звучит"? Вы занимаете определенную должность, на Вас в этой должности возложены обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.
Если не нравится звучание, пусть подписывает руководитель организации

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Спасибо. Всё понятно!

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

« Первая ← Пред. 1 След. → Последняя (1) »

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться .

• Бухгалтеру
• Экономисту
• Юристу

Если ценный и важный кандидат, с которым вы ударили по рукам, не выходит на работу…

Пользуются ли в вашей организации мужчины гарантиями, предоставляемыми работающим женщинам-матерям?

Готовитесь ли вы принимать на работу граждан для прохождения альтернативной службы?

Печати и штампы на предприятии

Печати и штампы на предприятии. Информация, комментарии, практика

Необходимость получить или выдать копии документов у налогоплательщиков возникает достаточно часто. В каких случаях и каким образом заверяются копии документов? Ответ на эти и многие другие вопросы можно найти в одном малоизвестном, но действующем до сих пор законодательном акте времен СССР.

Распространено мнение, что никакого закона о порядке заверения копий не существует. Это мнение ошибочно: в настоящее время действует Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (далее - Указ). Действие Указа подтверждается фактом внесения в него с 1 января 2004 г. изменений, согласно которым снят запрет на заверение копий паспорта, служебного удостоверения и тому подобных документов. Изменения внесены Федеральным законом от 08.12.2003 N 169-ФЗ "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу законодательных актов РСФСР", что свидетельствует еще и о том, что Указ имеет силу закона (Указы Президиума Верховного Совета СССР имели силу законодательного акта).

Из названия Указа можно сделать вывод, что он распространяется только на граждан. Однако в настоящее время действие Указа распространяется и на организации.

В соответствии с п. 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28) заверенной копией документа является копия, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

В абз. 4 п. 1 Указа установлено, что "на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации". В этом же абзаце указывается, что верность копии свидетельствуется подписью и печатью. В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Копия верна, подлинник находится в организации

Секретарь Васильева Т.Н. / Васильева
10 января 2006 г.

На практике указанные реквизиты (за исключением личной подписи) проставляются "самонаборным" штампом.

По всей видимости, незнанием Указа N 9779-Х вызвано мнение о том, что заверение копии документа печатью необязательно. Предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что "допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации", не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации. В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.). К тому же указанный ГОСТ для организаций носит рекомендательный характер, в регистрации Минюстом России не нуждается, и его требования следует применять с учетом Указа. Вид печати, используемой для заверения, желательно указать в приказе по организации или в разделе о печатях положения о документообороте организации.

В соответствии с п. 3 Указа "не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления". В судебной и нотариальной практике не допускаются нечитаемые ксерокопии документов.

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью. Нотариальное заверение копий необходимо в случаях, прямо предусмотренных законом, в остальных случаях заверение документов нотариусом возможно, но необязательно.

© 2016.09 Все права защищены.

Как правильно заверить копию документа: образцы и порядок действий

Почти у каждого из нас появляется ситуация, когда необходимо предоставлять документацию, заверенную определенным способом. Определенные органы требуют заверения каждого документа должностных лиц. Без выполнения подобных отметок бывает невозможным осуществление некоторых действий.

В основном достаточной является подпись человека, предоставляющего документы. Но в некоторых случаях может потребоваться специальное обозначение от организации или нотариуса.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Это быстро и бесплатно !

Правильное заверение ксерокопий документа означает присутствие всех реквизитов, определенных законодательно. Это дает документу юридическую силу .

Заверенная документация может использоваться для сдачи в суд, налоговую, контрагентам, работникам внебюджетных фондов, предоставления специалистам и пр. Она имеет важное значение в защите интересов и исполнении прав для физических и юридических лиц. Человеку может понадобиться заверенная копия для оформления наследства, в учебное заведение, при трудоустройстве, получения выплат и пенсий, разных имущественных сделок.

Так, на основании АДПК РФ определяется норматив, по которому в судебные органы должны сдаваться ксерокопии и подлинники документов, заверенные правильно. Иначе решение суда будет отменено или оспорено.

Часто в организации становится необходимым выполнение копии документации или выписки из нее. Чтобы копии обладали юридической силой, следует знать о правильности действий согласно нормативам делопроизводства к реквизитам.

После текста на свободном месте единственного или последнего листа многостраничного документа следует указать следующую информацию:

• пребывание подлинного документа (данный пункт наиболее важен для федеральных органов власти);
• копия верна;
• название должности заверяющего лица;
• подпись заверителя с расшифровкой;
• дата операции;
• для отправления документа в другую компанию ставится печать.

Правом на заверение копий обладают специалисты, занимающие руководящие должности и имеющие подобные обязанности.

Если в документе имеется более одного листа, то каждый из них нумеруется. Не имеет значения расположение цифровых обозначений, но они должны соответствовать подлиннику.

Обязательно следует скрепить все листы в соответствии с нумерацией документа, сшиваются они железной скобой или нитью. Место соединения располагается в той зоне, где отсутствует текст.

В области скрепления нити или скобы приклеивается специальная бумага с обозначением числа листов и подписи заверяющего лица. Также ставится печать, одна часть которой располагается на листе с нумерацией страниц, а другая – на документе.

В нормативных актах указывается, что листы многостраничной документации можно не соединять между собой. Но тогда на каждом листе проставляются обозначения, свидетельствующие о правомерности дубликата.

Если нормативными документами установлена потребность в нотариальном заверении копий, то необходимо обращаться к нотариусу, иначе бумага не будет действительной. Это может быть копия паспорта, трудовой книжки или какого-либо приказа.

Нотариус может заверять копии документов при предоставлении их оригиналов. оформление и состав которых выполнены согласно российскому законодательству. Согласно установленным правилам, нотариус определяет личность лица, обратившегося для подтверждения дубликатов документов. При этом проверяется паспорт или другой документ удостоверения личности.

Заверять копии бумаг по доверенности можно лишь в том случае, если она включает подобные полномочия. Ее необходимо составлять по установленным правилам, которые оговорены законами о нотариате.

Срок действия копий документов, заверенных нотариусом, не ограничен законодательно.

Но существуют ситуации, когда у него нет прав на заверение дубликатов следующей документации:

• с грифом секретности;
• договоров, составленных в письменной форме с нотариально не удостоверенной подлинностью подписей;
• дипломов об обучении без номера регистрации, подписей лиц;
• выписок без дипломов;
• медицинской документации с указанием о заболеваниях и др.

Также определенные требования предъявляются к содержанию и оформлению документов. Нотариус не имеет право на заверение копий следующих бумаг:

• при наличии в тексте неоговоренных приписок, корректировок, перечеркнутых слов и других исправлений или особенностей;
• при написании некоторых фрагментов карандашом;
• при наличии нечитаемых слов, реквизитов, печатей или подписей;
• при нарушенной целостности;
• при отсутствии нумерации многостраничного документа, скрепления печатью и сшивки;
• при наличии факсимильной подписи;
• при ламинации документа, когда сложно определить его подлинность.

Если вас интересует, как правильно заполнить трудовую книжку, прочтите эту статью .

Электронная документация должна содержать электронную подпись, идентифицирующую владельца сертификата ключа. Сертификат предоставляется физическому лицу, которое действует от собственного имени или юридического лица в соответствии с доверенностью или Уставом.

Данные документы могут использоваться в любых правоотношениях, когда законом не предусмотрено запрета для их применения. Это могут быть товарные накладные. счета-фактуры. акты, заявления, отчеты, счета и договоры.

Не допускается составление в электронном виде документов строгой отчетности.

Документация, составляемая в России, обладает юридической силой только на ее пределах. Чтобы придать ей соответствующий статус для зарубежья, следует провести ее легализацию или использовать апостиль .

Легализация осуществляется следующим образом:

• заверяются копии документа, у нотариуса переводятся на другой язык;
• в Минюсте подтверждается подлинность реквизитов;
• в МИДе заверяется печать;
• документ отправляется в консульство.

Более простым способом заверения иностранных документов является апостиль. Это специализированный реквизит в виде штампа с пунктами, который наносится на лист.

Подробная информация о данных процедурах представлена на следующем видео:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Проверьте установленные у вас сроки выплаты зарплаты

C 03.10.2016 все работодатели обязаны установить в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре даты выплаты зарплаты не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.

ФНС определилась с заполнением поля 107 платежки по НДФЛ

Перечисляя, например, НДФЛ с отпускных и больничных, поле 107 платежного поручения налоговые агенты должны заполнять в формате «МС.ХХ.ХХХХ».

Работнику-нерезиденту запрещено выплачивать зарплату наличными

Валютный закон содержит закрытый перечень операций, разрешенных проводить организации-резиденту РФ без использования банковского счета (ч.2 ст.14 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ ). И выплата зарплаты нерезиденту в этом перечне не поименована.

Командировочные расходы на перелет без посадочного талона не списать

Покупка авиабилета (как бумажного, так и электронного) сама по себе не подтверждает факт перелета. Для учета в «прибыльных» целях расходов на услуги авиаперевозки необходим еще и посадочный талон.

Страховые взносы по «обособкам» в 2017 году: как платить

С 2017 года администрированием страховых взносов будет заниматься ФНС. В связи с этим порядок уплаты взносов частично изменится, в т.ч. новшества коснутся организаций, открывших обособленные подразделения.

НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному займу: позиция изменилась

С 2016 года облагаемый НДФЛ доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах при получении беспроцентного займа определяется в последний день каждого месяца, в котором действовал договор. И раньше Минфин считал, что за периоды до 2016 года такой доход надо признать на 31.01.2016 г. Но сейчас все изменилось.

Запоздали с уплатой налога на один день: будут ли пени

Ни для кого не секрет, что плательщики, не вовремя уплачивающие налоги, должны перечислить в бюджет еще и сумму пени. Но возникает ли такая обязанность у тех, кто уже на следующий день после установленного срока исполнил свою обязанность по уплате налога?

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 10 января 2012 г.

М.Г. Мошкович, юрист

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

• <или> нотариус;
• <или> сама организация (сам предприниматель).

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом орган е подп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ. Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензи и подп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта. утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727 ; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8.

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны ? х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

• <или> главой местной администрации;
• <или> специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

О том, как самостоятельно заверить копию, сказано в двух разных нормативных актах. Но друг другу они не противоречат, а, наоборот, дополняют друг друга

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан » Постановления ФАС МО от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10 ; ФАС ПО от 26.05.2010 № А72-15314/2009 ; ФАС ЦО от 27.07.2004 № А68-АП-122/Я-04 ; Первого ААС от 07.09.2009 № А43-12945/2009.

Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характе р п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003.

Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч. ) п. 1 Указа № 9779-Х. Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принят ь п. 3 Указа № 9779-X ; Постановление Двадцатого ААС от 15.05.2009 № А62-47/2009.

Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:

• <или> отдельно заверить каждый лист копии;
• <или> прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».

Положения Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для «надлежащего» заверения — по закону печать для них не обязательн а Постановление ФАС ДВО от 12.09.2008 № Ф03-А51/08-2/3390 ; Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 № 28-10/15239.

Если ИФНС требует от вас копии документов для проведения налоговой проверк и статьи 93. 93.1 НК РФ. то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизито в приложение № 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@.

• заверительную надпись;
• подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
• печать организации.

Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДС ст. 165 НК РФ ). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения. Так, Высший арбитражный суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требовани е п. 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144. Хотя из текста закона это совсем не следуе т ст. 91 Закона об АО.

Заверение копий не требует больших усилий. Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов — тогда точно ничего не забудете.

Шпаргалка делопроизводителя: Копия документа: как заверить правильно?

Как заверить копию документа

Копия документа воспроизводит все реквизиты оригинала (подлинника) документа. Право заверения документов, как правило, нигде не закрепляется, поэтому при необходимости это может делать любой сотрудник организации. Организация имеет право заверять лишь копии созданных ею документов. Документы сторонних или вышестоящих организаций заверяются лишь при получении от них разрешения.

Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 реквизит отметка о заверении копии документа оформляется следующим образом:

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

1. слово «Верно» — это заверительная надпись;
2. наименование должности лица, кто заверяет копию;
3. подпись лица, заверяющего копию;
4. расшифровка подписи должностного лица;
5. дата заверения подлинности копии;
6. печать, если копия документа подлежит отправке в стороннюю организацию.

Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 копию документа допускается заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Подробнее о печати и ее использовании>>

Начальник кадровой службы Личная подпись А. Г. Миронов

Во многих организациях принято указывать местонахождение подлинника документа. Это облегчает в дальнейшем процесс поиска документа.

Подлинник документа в деле ООО «Пломбир» № 02–15 за 2014 год.

Начальник кадровой службы Личная подпись А. Г. Миронов

В целях экономии времени для заверения копии часто используется штамп «КОПИЯ ВЕРНА». что также допустимо.

Четких правил для заверения многостраничного документа не существует, однако есть несколько общепринятых правил:

1. листы нумеруются;
2. после этого они скрепляются металлической скобой или нитью;
3. на место скрепления, при помощи канцелярского клея наносится бумажная наклейка;
4. на наклейке проставляются данные о количестве листов в документе («Прошито и пронумеровано 28 листов»), а также ставится подпись заверяющего должностного лица с расшифровкой;
5. ставится печать.

В последнее время государственные органы требуют заверения каждого отдельного листа многостраничного документа, поэтому сначала уточните каким образом заверенные документы у вас точно примут.

Порядок заверения копий документов

Порядок заверения копий документов

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

• ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
• далее указывается должность лица, заверившего копию;
• проставляется его личная подпись;
• делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
• указывается дата заверения;
• проставляется печать.

Инспектор службы кадров отдела Левченко Т.С.

В отношении заверения копии печатью необходимо иметь в виду, что предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации.

В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что целесообразно указать в приказе или положении о документообороте организации.

«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.

К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Поскольку иного порядка, в том числе и ГОСТами не установлено, то письменные доказательства, представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы организации.

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.