Управление документацией СМК документы исо

В этом пункте Стандарта перечислено, какая документация должна быть включена в СМК. Попробуем перечислить эти виды документации в более понятном виде:

1. Самые важные, как считается, документы: Политика в области качества (см. 5.3); Цели в области качества (см. п. 5.4.1); Руководство по качеству (см. п. 4.2.2).
2. Так называемые «обязательные процедуры» - 6 процедур, и «обязательные записи» - 18 видов. Можно это же назвать по-другому. Должны быть документированы 6 видов деятельности (управление документами, управление записями, управление несоответствующей продукцией, управление внутренними аудитами, корректирующие действия, предупреждающие действия). Способ документирования может быть разным – все эти темы могут быть пописаны в Руководстве по качеству (РК) – и этого достаточно. Но чаще каждую из этих процедур «разбирают по частям» и помещают необходимые фрагменты в различные внутренние документы предприятия. Ещё необходимо фиксировать в виде записей информацию, которая возникает по 18-тью поводам.
3. Документы и записи, которые не требуются Стандартом, но необходимы для успешного управления предприятием и изготовления продукции.

Очень полезным документом является «Перечень документов». В нём можно указать названия документов, их краткий код (там, где он есть), кто каждый документ разрабатывает, согласовывает, утверждает, место хранения подлинника. Я называю этот документ «Ключ к системе».

Этот документ – «Перечень документов» не обязателен, но очень полезен. А вот венные сделали его обязательным для своих систем. Например, военный стандарт ГОСТ РВ 15.002-2003 «Военная техника. Системы менеджмента качества. Общие требования» в пункте 4.2.1.1 требует «Документация СМК должна определять согласованный с ПЗ перечень стандартов …. применяемых в организации, а также перечень документов СМК, подлежащих согласованию с ПЗ» (ПЗ – это Представитель Заказчика).

4.2.2 Руководство по качеству

Руководство по качеству (РК) – это очень важный документ, который методически правильно составлять после создания всей СМК или после создания определённых элементов СМК. РК отражает то, как директор по качеству или менеджер по качеству понимают сущность системы менеджмента.

Варианты представления документа «Руководство по качеству» («Quality manual»)

• Один документ, структура которого привязана к структуре Стандарта. В каждой главе описывают, как выполняется конкретное требования стандарта в подразделениях Организации
• Один документ, структура которого привязана к технологической цепочке производства. В каждой главе описывают, на какие требования Стандарта обращается особое внимание на различных этапах создания продукции.
• Два документа различной степени подробности и режима доступа. Один – для общего доступа клиентов и всех заинтересованных лиц, другой – весьма подробный, вплоть до ограничения доступа.
• Может включать в себя Политику в области качества (в соответствующем разделе или в приложении), другие процедуры, но чаще НЕ включает в себя Политику.

4.2.3 Управление документами

На это тему написано очень много. И всё равно во время аудитов несоответствия, касающиеся управления документами, встречаются чаще всего.

По моему опыту для средних и крупных по размеру предприятий удобно создать следующие документированные процедуры по управлению документами:

1. «Главная» процедура «Управление документами». В ней хорошо бы привести таблицу с перечислением всех видов документов, встречающихся на предприятии, и ссылки на блок-схемы и другие документы, которые описывают управлении этими видами документов. В этой же процедуре удобно объединить правила управления следующими видами документов:
   1. • Документы внешнего происхождения на бумажных и электронных носителях: законы РФ и стран контрагентов, ГОСТы, ТУ, СНиПы, РД и т.п.
   2. • Внутренние документы предприятия – регламенты, процедуры, методики, рабочие инструкции и т.п.
   Эту процедуру пусть пропишет менеджер по качеству.

Ниже приведён перечень возможных вариантов документирования правил управления документами.

• Процедура управления всеми (либо указанными) видами документов в составе Руководства по Качеству.
• Процедура управления документацией (документы и записи).
• Процедура управления всеми видами документов как единый документ.
• Отдельные процедуры управления отдельными видами документов: договорами, КД, ТД, ПСД, технологическими инструкциями, инструкциями по охране труда, и т.п.
• Инструкция по использованию специализированного программного обеспечения для обеспечения документооборота.
• Процедура управления планами – в составе документированных производственных процедур.
• Перечень документов, зарегистрированных в системе
• Перечень рабочих инструкции по подразделениям

4.2.4 Управление записями

Организация должна документировать в виде одного или нескольких документов все правила, касающиеся управления всеми видами записей, создаваемых в Организации. Ниже приведён перечень возможных вариантов документирования правил управления записями.

• Процедура управления всеми видами записей в составе Руководства по Качеству
• Процедура управления документацией (документы и записи)
• Процедура управления всеми видами записей как единый документ
• Инструкция по использованию специализированного программного обеспечения (ПО) для обеспечения документооборота.
• Инструкция по делопроизводству, документообороту (обычно касается записей, обслуживающих и касающихся административной деятельности)
• Номенклатура дел.
• Паспорт процесса (в табличном виде содержит информацию об установленных параметрах управления записями, созданными в данном процессе).
• Альбом бланков для записей
• Приложения к процедурам, содержащие образцы бланков.
• Положения об отделах, подразделениях (часто содержат описание и структуру отчётной документации).

ПРИЛОЖЕНИЯ и полезные ссылки

Уважаемые гости сайта! Хочу порекомендовать вам очень любопытный Интернет-ресурс www.gramma.ru. Этот ресурс называется "Культура письменной речи". На главной странице справа вверху есть малозаметная кнопка "Вопрос справочной службе". Это совершенно удивительная служба, которая, по моим наблюдениям, работает круглосуточно. Вы можете задать вопрос, касающийся применения правил русского языка, и вам в течение очень короткого времени - иногда в течение 10 минут (!) - дадут письменный ответ. Пользуясь случаем, выражаю восхищение и благодарность этой клиентоориентированной службе!

Документация - стандарты предприятия, СТП системы менеджмента качества

Стандарт предприятия: Стандарт, устанавливающий требования к конкретному виду продукции, процессу (работе), услуге, разработанный одним физическим или юридическим лицом и применяемый только данным физическим или юридическим лицом, начиная от даты введения в действие до момента отмены или замены.

Процесс. Совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы.

Процессный подход. Систематическая идентификация и менеджмент применяемых организацией процессов, а также взаимодействия таких процессов.

Процесс СМК. Процесс, необходимый для функционирования системы менеджмента качества.

Процедура: Установленный способ осуществления деятельности или процесса.

Целью разработки СТП является разработка, актуализация и поддержание внутренней организационно-методической и нормативной документации для функционирования СМК предприятия соответствующей требованиям ИСО 9001.

Вашему вниманию предлагается набор стандартов предприятия большой организации (удалить лишнее всегда проще), при необходимости можем предоставить набор стандартов (процедур) для средних и мелких предприятий (делайте запрос на эл.адрес).

Статистическое управление технологическими процессами

Настоящий стандарт применяется при статистическом управлении на ОАО «АОА» и распространяется на любые производственные процессы, а также, по усмотрению руководителей того или иного подразделения предприятия, на процессы, не связанные напрямую с производством основной продукции. Стандарт устанавливает требования к организации и проведению статистического управления технологическими процессами

Организация заработной платы

Настоящий стандарт применяется при разработке штатного расписания руководителей, специалистов, служащих, штатной расстановки рабочих, совершенствовании структуры управления, перемещении персонала, организации материального стимулирования, составлении отчетности, расчете и внедрении норм в ОАО, разработке нормативных документов, изучении условий труда и подтверждении льгот и компенсаций.

Проверка энергетического оборудования на соответствие паспортным данным

Настоящий стандарт применяется ответственными за энергохозяйство при проведении проверок энергетического оборудования (силовые трансформаторы, распределительные устройства, силовые кабельные линии, электродвигатели переменного тока) на соответствие паспортным данным.

Документация СМК

СМК – это инструмент достижения целей вашей организации. Чтобы избежать вариаций в процессах, и всегда получать один и тот же предсказуемый результат, необходимо стандартизировать эти самые процессы. Собственно ключом к эффективной СМК является несколько простых действий: выявить ключевые для вашего бизнеса процессы и стандартизировать их. О процессах мы уже писали в нашем блоге. В этой статье мы сфокусируемся на документах, необходимых каждой организации и требуемых стандартами ISO.

Стандарты ISO определили необходимый минимальный набор документов, эти документы универсальны, и могут легко быть внедрены в любой организации независимо от ее профиля и размера.

Можно представить структуру документации в виде пирамиды, наверху которой расположены общие для всей организации политика, бизнес-цели, а в самом низу инструкции для сотрудников, бланки и формы.

Мы не будем зацикливаться на картинках и схемах, а сразу перейдем к описанию тех документов, которые вам понадобятся. Для начала перечислим их:

Теперь коротко о каждом из этих документов.

Политика по качеству – это рамочный документ, в котором организация заявляет свои намерения постоянно улучшать свои процессы. работу в интересах всех заинтересованных сторон (от конечного потребителя до владельцев компании).

Политика и цели в области качества – это ориентир для организации. Это направление для дальнейшего развития. Политика в области качества обеспечивает основу для разработки и анализа целей в области качества. В основных положениях ISO сказано «Цели в области качества необходимо согласовывать с политикой в области качества и приверженностью к постоянному улучшению, а результаты должны быть измеримыми. Достижение целей в области качества может оказывать позитивное воздействие на качество продукции, эффективность работы и финансовые показатели и, следовательно, на удовлетворенность и уверенность заинтересованных сторон». При составлении политики необходимо помнить о требованиях, мы подготовили большой обзор на эту тему.

К составлению политики по качеству нужно отнестись серьезно. Этот одностраничный документ доставляет много хлопот на аудите. Мы подготовили для вас большую статью о правилах составления политики по качеству и также несколько готовых образцов (можете скачать ).

Итак, у вас есть политика по качеству. Но как эти красивые слова, которые вы записали на бумаге, становятся действиями? Для этого заявленные в политике ценности трансформируют в конкретные цели. Это ОЧЕНЬ ВАЖНЫЙ ШАГ во всей системе менеджмента качества. Эффективность СМК – это способность организации достигать своих целей. Чтобы вся организация работала в нужном направлении, цели должны быть известны, регулярно отслеживаться, а в случае «отклонений от курса» должны проводиться корректирующие действия.

Развертывание политики по качеству – процесс вовлечения всего персонала в достижение долгосрочных целей организации. Существует масса хороших примеров того как это сделать. Читайте об этом в нашей статье. Там же вы найдете примеры целей в области качества.

Мега-документ, который связывает между собой процессы организации, внутренние процедуры и цели. В нескольких словах об этом документе сказать сложно – его основная цель определить порядок взаимодействия процессов внутри организации и дать ссылку на внутренние документы. Например, в некой организации есть процесс доставки от поставщика, потом процесс временного хранения и доставка клиенту. Так вот руководство по качеству определяет порядок взаимодействия этих процессов, определяет какие документы должны использоваться внутри этих процессов, определяет измеримые цели для каждого их этих процессов. Подробнее читайте в нашей статье «Руководство по качеству»

Как вы создаете новые инструкции, стандарты, процедуры? Как вы управляете устаревшими версиями? Как отслеживаете требования закона и клиентов, влияющих на ваш бизнес? Именно для ответов на эти вопросы создается процедура по управлению документацией. Как правило на всех аудитах появляются устаревшие версии чертежей, инструкций или выясняется, что сотрудники не знакомы с последними версиями внутренних стандартов. О подводных камнях и наших советах читайте в статье «Управление документацией»

Особый вид документов – это записи. Если документ говорит вам как делать, то записи это подтверждение того, что вы на самом деле делаете то, что должны. Например, у вас есть стандарт о внутренних аудитах, как доказать, что он выполняется? через записи о внутренних аудитах. Или есть правила о подготовке документов на отгрузку. Записи (в этом случае счета и накладные или прочие документы) подтвердят что правила выполняются. Собственно управление записями – это процедура определяющая прежде всего срок хранения записей. Подробнее читайте в статье «Управление записями»

Если произошла ошибка, произошел брак. Как вы будете действовать? Что требует стандарт? Узнайте в нашей статье «Управление несоответствующей продукцией». Строго говоря, самый важный пункт – это четкая идентификация бракованной продукции и ее изоляция от потребителя. Лучшая практика того, как внедрить управление несоответствующей продукцией в вашей организации вы найдете в указанной статье.

Проблемы, сбои, «косяки» происходят со всеми. Как сделать так, чтобы проблема больше не появлялась? Ответ в статье «Корректирующие действия». Многие ошибочно думают, что действия нужны только на уровне рядового сотрудника допустившего брак. Это не так. Если процесс не выполняет целей, то требуются корректирующие действия. Необходимо, чтобы владельцы всех процессов, понимали, что от них требуется немедленное реагирование в случае отклонений и борьба с истинными причинами проблемы.

Как предотвратить проблему? Помните поговорку «Знал бы где упал, соломки подстелил». В нашей статье о предупреждающих действиях мы расскажем об эффективных методиках работы с рисками в организациях.

Ответ на вопрос, работаем ли мы в соответствии со своими целями и целями клиента, находится в документации регламентирующей правила внутренних аудитов. Это критически важная процедура. От того насколько она эффективно внедрена, зависит то будете ли вы наступать на грабли или нет, эффективны ли вы в достижении целей или нет. Читайте больше в нашей статье о внутренних аудитах

Как видите простой стандарт ИСО не такой уж и простой. Он требует от сотрудников крепких управленческих знаний. Он заставляет идти в ногу со временем и применять лучшие мировые опыты работы. Наш сайт создан для того, чтобы помочь вам разобраться со всеми этими требованиями и дать конкретные инструменты и примеры, которые вы можете начать использовать немедленно.

Управление документацией

Добрый день!
Проблема с системой кодирования документации в концерне с дивизионной структурой.

Правильно ли я понимаю - код документа разбивается на две части - (Тип_документа)-(Код_документа).
Тип документа - процедура, инструкция, методика, стандарт предприятия и т.д. с этим проблем нет.

А вот с кодом - возникли сложности. Он должен идентифицировать: 1) принадлежность документа к: 1.1)дивизиону, 1.2) предприятию дивизиона, 1.3) подразделению предприятия, 2) процесс или вид деятельности регламентированный документом. Необходимо учесть много аспектов (кодирование процессов, недопутимость дублирования кодов документов разных предприятий концерна, привязка форм к документу, использование ссылок при отчетности и т.д.). Т.е. код должен быть достаточно информативным и в тоже время не громоздким.

Подскажите как это лучше сделать именно для концерна с дивизионной структурой?

Заранее благодарен,
Qualif

Предлагаю Вам упростить и себе и сотрудникам вашей компании работу и остановиться на идентификации основанной на процессах.

Идентификация РК, СТП, ПД, рабочих регламентов, инструкций осуществляется следующим образом:
ХХХ YY – ZZ
ХХХ -Буквенное сокращение вида документа
YY - Код процесса регламентирующего этим документом
ZZ - Порядковый номер документа нижнего уровня детализирующий регламентирующий документ

Например:
Руководство по качеству Компании – РК
стандарт Компании “Управление документацией и записями” – СТП Б 01
процедура Компании «Делопроизводство» - ПД Б 01-01

Кстати у меня к Вам вопрос, а зачем нужна принадлежность к дивизиону?

Возможно Вы правы, номер дивизиона не важен - достаточно пронумеровать предприятия.

В случае с Вашей классификацией, вопрос о системе классификации переходит с документации на процессы, что совершенно не облегчает задачу.
Все ли виды деятельности называть процессом?
По каким признакам присваивать код процессу, нужно ли учитывать уровень процесса?
Вести централизованный реестр процессов или по каждому предприятию в отдельности?
Как быть с положениями о подраздлениях, должн. инструкциями, инструкциями по технике безопастности и т.п.

С уважением,
Qualif

Перечисленные Вами документы не есть документы СМК. И им не обязательно иметь "сквозную" маркировку для ВСЕГО концерна. Они вполне могут иметь дублирующие маркировки, для РАЗЛИЧНЫХ подразделений. А в документах "качества", при необходимости ссылки на такую "бумагу", указывать и ТОЧНУЮ принадлежность.

обратимся к стандарту ГОСТ Р ИСО 9000-2001:

2.7.2 Виды документов, применяемых в системах менеджмента качества
В системах менеджмента качества применяются следующие виды документов:
a) документы, предоставляющие согласованную информацию о системе менеджмента качества организации, предназначенную как для внутреннего, так и внешнего пользования; к таким документам относятся руководства по качеству;
б) документы, описывающие, как система менеджмента качества применяется к конкретной продукции, проекту или контракту; к таким документам относятся планы качества;
в) документы, устанавливающие требования; к ним относятся документы, содержащие технические требования;
г) документы, содержащие рекомендации или предложения; к ним относятся методические документы;
д) документы, содержащие информацию о том, как последовательно выполнять действия и процессы; такие документы могут включать документированные процедуры, рабочие инструкции и чертежи;
е) документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов; к таким документам относятся записи.
Каждая организация определяет объем необходимой документации и её носители. Это зависит от таких факторов, как вид и размер организации, сложность и взаимодействие процессов, сложность продукции, требования потребителей, соответствующие обязательные требования, продемонстрированные способности персонала, а также от глубины, до которой необходимо подтверждать выполнение требований к системе менеджмента качества.

В случае с должностными инструкциями и положениями о подразделениях их можно отнести к пункту е) и их все равно нужно идентифицировать и ими нужно управлять.

Не хочу повторяться и писать "влом". просто почитайте это: http://www.klubok.net/article976.html

Дамы и господа! Пожалуйста, не останьтесь равнодушными! Срочно нужна толковая методика по управлению документацией (конструкторской, эксплуатационной, нормативной, технологической).
Поделитесь своими наработками.
Заранее спасибо.
Аня

возьмите ЕСКД - это наиболее подходящий документ по управлению для той документации, которую Вы перечислили

Уважаемый metako! Ознакомилась с вашими концепциями! Скажите а вы верите в концепцию "на местах"? Мне она кажется утопичной. Люди не будут следить за актуальностью чертежей они просто будут делать свою работу, как они привыкли (то есть по старой документации) и мало кому прийдет в голову проверить актуальна ли она! Этот демократический способ управления документацией породит полный хаос в ней Это на мой взгляд.

Все зависит от критичности локументов и уровня исполнительской дисциплины (самосознательности и самоответственности )

Мне больше импонирует концепция "Инженер по стандартизации".
Хотя она требует больше ресурсов, но более действенна в реальной работе.

Кстати, как правило "отдел СМК" и является этим централизующим звеном.
В моей организации (крупной) действует система: внутренние нормы - централизованно и "под подпись", внешние нормы - зона ответственности конкретных исполнителей.

Уважаемая Анна, наконец-то дошли руки написать ответ
Итак, основная задача:
Как управлять документацией в малой организации с минимальной «бюрократией»?
Как может быть решена такая задача?

Ведомость распределения,
Предложения об изменениях,
Лист регистрации изменений,
Лист согласований.

Ведомость распределения. На первой, титульной странице помещается блок, в котором раз 10 повторяется такая фраза: "Копия №__ находится у ___________________ с «___»____200__г."
Количество раз определяется примерно, исходя из заведомого большего числа раздаваемых копий (в малых организациях редко более 10).

Предложения об изменениях. В малой организации за изменение документов чаще всего отвечает СМА менеджер по качеству. Поэтому, на мой взгляд, достаточно УСТНОГО предложения об изменении и фиксации ОСНОВНОЙ мысли и «принято/не принято» в журнале регистрации изменений (советую вести в Ехсеl, форму могу дать )

Лист регистрации изменений. Любое изменение, которое производится в документе – делается следующим образом:
- Если редакция не меняется – то простой заменой листа в документе;
- Если необходимо изменение редакции – то ПОЛНОЙ заменой документа (их не так много и не сложно заменить).
В ЛЮБОМ случае измененный текст ПОМЕЧАЕТСЯ вертикальной чертой справа или слева! (об этом даже большие организации забывают, что необходимо обеспечить «…чтобы изменения и текущий статус пересмотра документов был идентифицирован»)

Лист согласований. Обсуждения и согласование документа производится в следующем порядке:
- Подача изменения менеджеру по качеству.
- Принятие решения будем вносить изменения в документацию или нет.
- Если да, то формирование ПРОЕКТА документа с ВНЕСЁННЫМИ изменениями (пометить изменения. ).
- Раздача проекта за 1-3 дня до обсуждения всем участникам согласования.
- ОБСУЖДЕНИЕ и принятие ЕДИНОГО порядка осуществления процесса и ПРОТОКОЛИРОВАНИЕ этого порядка ПРЯМО НА СОВЕЩАНИИ (менеджер читает вслух документ, если у кого-то есть вопросы – они обсуждаются и, при необходимости прямо по тексту вносятся правки).
После совещания вопросы могут быть только по форме, но не по СУТИ изменения.

Итоги подведём. (Привет Малышеву О.В. с его "Гамлетом" )
• Перечень документов – в электронном виде
• Журнал изменений в электронном виде
• Все документы в электронном виде – на локальном сервере в доступе только на чтение.
• ОДИН ОРИГИНАЛ документа – с печатями и подписями
• Если кому-то надо – то несколько учтённых копий.

Поясню ещё по поводу внесения изменений путём замены листа:
- в конце документа, на последней странице необходимо вставить блок из 5-10 строчек такого содержания: Лист №___ замененен "___"____200__г. ____подпись______

Товарищи подскажите, как грамотно организовать систему управления документации СМК, т.е. ознакомления с документами СМК?
У нас документы не распечатываются, а хранятся в электронном виде на сетевом диске. И для старых сотрудников не составляет труда ознакомиться с ними. А вот для новых сотрудников все документы/ большинство документов, с которыми они должны работать изложены в ДИ, но это не очень удобно, потомучто в ДИ можно смело целую страницу исписать этими документами.
Как грамотно организовать систему ознакомления новых сотрудников с документацией СМК? Или прописывать все документы, по которым они должны работать в ДИ?

вводный инструктаж - каждый новый сотруник должен прочитать информацию с вводным инструктажем по управлению документацией
+ устроить аттестацию нового сотрудника по знанию документации, а еще лечше ввести это как одно из требований по прохождению испытательного срока.

http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=3380#3380
22 Сент, 2006 г. - 12:55

Спасибо за совет, только дело в том, что при поступлении к нам на работу новые сотрудники проходят обучение 2 недели, при этом постоянно здают зачеты и пишут тесты, затем в процессе работы так же постоянно проходят обучение и опять пишут тесты. В неделю они могут пройти обучение 3 раза по трем разным темам: "Технологии", "Конкуренты" и "СМК" и если им еще писать тесты по всем необходимым документам СМК, то они "повесятся". Но без сомнения идея хорошая, я тоже об этом думала

а не проще ли в маленькой организации использовать информационные системы "кодекс" или "гарант"?

Кодекс и Гарант это только внешняя нормативная документация (даже не документация внешнего происхождения)
Как правило (выясняется при сертификационных аудитах информацию "почерпнутую" из этих баз (если она не стоит на личном комп. или в сети) как правило не обновляют, не актуализируют и т.д. см. п 4.2.3 ИСО 9001 только с частицей "не"

тогда без разницы маленькая организация или большая - механизм один и тот же. однозначно должен быть ответственный за управление документацией внешнего происхождения, он должен ее регистрировать, передавать в места ее использования ит.д. по 4.2.3, а форму учета каждая организация должна изобрести сама, главное чтобы она (форма) учитывала все требования 4.2.3 и была удобной для использования в этой конкретной организации. а вообще я за автоматизацию документооборота

Где-то видел подобные программы
Я обошелся такой фразой:
Учет нормативной и технической документации и изменений в них осуществляется в журнале, содержащем графы: дата получения, наименование документа и/или учетный номер, шифр документа, дата внедрения на предприятии (номер и дата приказа), число копий, адрес рассылки, дата и роспись лица получившего документ, дата и номер доку-мента о внесении изменений, дата внесения изменений в документ и фамилия лица про-изводившего изменение, примечание (в данной графе делается отметка об аннулировании (изъятии из обращения) документа и указывается подпись лица аннулировавшего документ и дата аннулирования, место и сроки хранения документа оставленного для юридических целей).

СТО СМК 28-2004 Система менеджмента качества

Система менеджмента качества

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ

1 РАЗРАБОТАН и ВНЕСЕН отделом стандартизации ЗАО «ЦНИИПСК им. Мельникова»

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ со дня утверждения его директором ЗАО «ЦНИИПСК им. Мельникова» 20 февраля 2004 г.

3 ВВЕДЕН впервые

4 Разработка, согласование, утверждение, издание (тиражирование), обновление (изменение или пересмотр) и отмена настоящего стандарта производится отделом стандартизации ЗАО «ЦНИИПСК им. Мельникова»

1 Область применения. 2

2 Нормативные ссылки. 2

3 Термины и определения, сокращения. 3

4 Структура документации. 3

5 Общие требования к изложению и оформлению документов. 3

6 Управление документацией. 5

6.4 Внутренняя документация. 5

6.5 Внешняя документация. 6

7 Управление документами системы менеджмента качества. 6

7.2 Порядок управления Политикой в области качества. 7

7.3 Порядок управления Руководством по качеству. 7

7.4 Порядок управления стандартами организации - СТО СМК, СТО. 7

7.5 Порядок внесения изменений и изъятия стандартов СТО СМК. 8

7.6 Управление записями. 8

8 Ответственность. 9

Приложение А. Структура и состав документации института. 10

Приложение Б. Штамп статуса документации. 11

Приложение В. Пример оформления журналов учета документации. 11

Приложение Г. Блок - схема разработки стандартов организации. 11

Приложение Д. Записи по качеству. 13

Настоящий стандарт является обязательной документированной процедурой системы менеджмента качества, функционирующей в институте, разработанной в соответствии с требованиями семейства стандартов ИСО 9000 модель ГОСТ Р ИСО 9001-2001.

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 9004-2001 характер и степень документированности организации должны отвечать контрактным, законодательным и другим обязательным требованиям, потребностям и ожиданиям потребителей и других заинтересованных сторон, а также устраивать организацию.

Настоящий стандарт устанавливает структуру документации, необходимой для разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества и эффективного выполнения производственных процессов, а также порядок управления документацией. Стандарт разработан в развитие п. 4.2 Руководства по качеству.

Директор ЗАО «ЦНИИПСК

___________ В.В. Ларионов

Система менеджмента качества

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ

Дата введения 2004-02-20

Настоящий стандарт устанавливает порядок и правила управления документацией с целью обеспечения единого методологического подхода в процессе разработки, утверждения, внесения изменений, хранения и изъятия документов.

Настоящий стандарт распространяется на все виды документов и предназначен для всех подразделений института.

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационной распорядительной документации. Требования к оформлению документов

ГОСТ 7.32-2001 Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления

В настоящем стандарте применены следующие термины и определения.

3.1 нормативный документ: Документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов

(п. 2.1.18 ГОСТ Р 51.1-…)

3.2 техническая документация (на продукцию): Совокупность документов, необходимая и достаточная для непосредственного использования на каждой стадии жизненного цикла продукции

3.3 запись: Документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности

(п. 3.7.6 ГОСТ Р ИСО 9000-2001)

4.1 Структура и состав используемой в институте документации представлены на схеме, приведенной в приложении А.

4.2 Внутренняя документация института включает:

- организационно-распорядительную документацию (Устав; организационная структура; положения о Советах - НТС, диссертационном; положения о подразделениях и должностные инструкции; приказы и распоряжения руководства; внутренняя и внешняя переписка, документы по кадровому учету);

- производственную документацию, в том числе:

· по основной деятельности;

· по системе менеджмента качества (СМК).

4.3 Внешняя документация состоит из:

- законодательной (Федеральные конституционные законы, Кодексы и Федеральные законы, Постановления правительства РФ, нормативно-правовые акты министерств и ведомств, другие правоустанавливающие документы);

- документов в области стандартизации, включающих действующий фонд нормативных документов на период до их отмены и федеральный информационный фонд технических регламентов и национальных стандартов в соответствии с ФЗ «О техническом регулировании» по мере их поступления;

- документов органов государственного надзора (Правила промышленной безопасности ПБ, руководящие документы РД, инструкции, положения, нормативные документы).

Отдельную категорию составляет документация, поставляемая заказчиком.

5.1 Общим требованием для документов является наличие на каждом листе данных, позволяющих однозначно идентифицировать документ.

В обоснованных случаях данные по идентификации документа наносятся только на титульном листе, где приводят: наименование документа, его шифр (обозначение ), фамилии разработчиков и дату разработки.

Обозначение документов производится в соответствии с порядком, установленным для данного вида документов соответствующими стандартами организации:

СТП 03-95 - обозначение НИР, НИОКР ;

СТО СМК 07-2004 - обозначение стандартов организации и стандартов СМК;

СТП 09-03 - обозначение договоров;

СТП 12-00 - регистрация организационно-распорядительной документации;

СТП 15-03 - обозначение рабочей и проектной документации. в том числе отчетной документации по обследованию, экспертизе;

СТП 20-02 - регистрация документов в архиве (присвоение инвентарных номеров хранения).

5.2 Все документы должны иметь один из возможных статусов:

- учтенный (с номером);

- недействующий (со штампом «Недействующий» - приложение Б).

Сотрудники института в своей деятельности должны пользоваться только учтенными документами.

5.3 Для нормативных документов, один из экземпляров регистрируется как «Контрольный экз.», о чем в правом верхнем углу документа производится соответствующая подпись.

5.4 Каждый документ имеет только один контрольный экземпляр.

Учтенные экземпляры документов СМК с номером № 1 и подлинными подписями являются контрольными и хранятся в отдельных папках с надписью «Контрольные экз.» в отделе стандартизации.

5.5 Учтенные экземпляры документов регистрируются под индивидуальными номерами и распространяются поименно. При их отмене они переводятся в статус «недействующих» и подлежат уничтожению. При необходимости хранения этих документов на них проставляется штамп «Недействующий» и они хранятся отдельно от учтенных экземпляров.

В случае издания новой редакции документа (например, редакция 2) на всех копиях документов предыдущей редакции ставится штамп «недействующий» и они хранятся отдельно.

5.6 Все журналы учета документации, которые ведутся в институте, должны иметь следующие данные:

на титульном листе:

- название института и его подразделения;

- название журнала, даты начала и окончания;

на первой странице:

- должность ответственного за ведение журнала;

- подписи сотрудников института с расшифровкой фамилий, имеющих право заносить записи в данный журнал.

При внесении изменений в записи журнала проставляется подпись лица, внесшего эти изменения, и дата внесения.

Пример оформления журналов учета документации приведен в приложении В.

5.7 Условия хранения документации должны обеспечивать сохранность, рациональное размещение документации, предупреждать ее повреждения и потери, а также исключать свободный доступ посторонних лиц. Порядок и условия хранения документации установлены СТП 20-02.

5.8 Все документы, в зависимости от их вида, имеют единообразную структуру оформления и изложения.

Все документы должны иметь пронумерованные страницы, утверждающие подпись и быть датированы.

Подлинники всех документов подписываются синими чернилами.

5.9 Разработка документов, проверка на адекватность, анализ, актуализация по мере необходимости, пересмотр, согласование и утверждение осуществляется ведущими специалистами института.

Ответственность за ведение, обращение и хранение всех документов несут руководители соответствующих подразделений.

6.1 Управляемыми считаются документы, подготовка, идентификация, рассмотрение, согласование, распределение, хранение и пересмотр которых осуществляется на основе заранее установленных, систематически используемых правил.

6.2 Процедура управления документацией должны предусматривать:

- проверку документов на адекватность до их выпуска;

- анализ и актуализацию по мере необходимости разработки и переутверждения документов;

- идентификацию документов и их изменений;

- хранения и изъятия устаревших документов;

- обеспечение учета версий документов при их пересмотре.

6.3 Порядок управления разрабатываемой и используемой институтом документацией установлен соответствующими стандартами СМК, ГОСТ, РД. Особенности управления отдельными документами изложены в разделах 6 - 8 настоящего стандарта.

6.4.1 Организационно-распорядительные документы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30 и СТО СМК 12-2004.

Для большинства организационно-распорядительных документов разработаны единые формы, бланки, образцы составления.

6.4.2 Положения о подразделениях разрабатываются руководителями подразделений с учетом направления их деятельности, тематики и специфики работы подразделения.

Положения о работе подразделений, организация и управление их деятельностью, основные функции, структурный и кадровый состав устанавливаются с учетом рекомендаций и положений «Справочника проектировщика», выпуски ЦНИОпроект - ИНВЕСТ, 1997 г.

Должностные инструкции разрабатываются руководителями подразделений для подчиненных им сотрудников.

Положения о подразделениях, должностные инструкции утверждаются директором.

6.4.3 Финансово-экономическая документация разрабатывается и ведется на основе действующего законодательства, Трудового и Налогового Кодексов РФ, Положений бухгалтерского учета (ПБУ) и других утвержденных документов.

Порядок заключения договоров и оформления договорной документации установлен СТП 09-03.

6.4.4 Управление документацией по основной деятельности осуществляется соответственно разработанной документации СМК, устанавливающей порядок выполнения производственных процессов и взаимодействий между ними. Степень детализации документации зависит от значимости работ, требуемого уровня контроля, уровня компетентности персонала.

Документальное оформление процедур выполнения работ является необходимым для утверждения и совершенствования производственных процессов, служит источником информации для персонала.

Порядок управления документацией по основной деятельности установлен:

СТО СМК 29-2004, СТП 17-00, СТП 14-02, СТП 15-03, СТП 18-02 - для проектной и рабочей документации ;

СТО СМК 21-2004 - для документации по патентно-лицензионной работе;

СТП 22-02 - для документации по авторскому надзору;

ГОСТ 7.32 - для отчетов по НИР, НИОКР;

Федеральным законом «О техническом регулировании», СТО СМК 07-2004 - для документации по стандартизации.

6.5.1 Базовым уровнем действующей системы менеджмента качества являются законодательные и государственные нормативные документы, требования которых подлежат выполнению при реализации системы.

6.5.2 Законодательная документация (Законы РФ, нормативно-правовые акты правительства РФ, министерств и ведомств и другие правоустанавливающие документы) поступает в институт в виде официальных публикаций в сборниках, газетах, журналах, которые хранятся в ОНТИ и в электронно-цифровой форме программного комплекта «Гарант» в юридическую службу института. Юрисконсульт доводит информацию до сведения руководства и сотрудников института и проводит согласование правомерности документов.

6.5.3 Нормативная документация поступает в ОНТИ, где сформированы фонды:

- нормативной документации национальной системы стандартизации, включая международные и межгосударственные стандарты, ГОСТы и методические документы Госстандарта, отраслевую документацию и др.;

- документации по нормам проектирования в области строительства (СНиП, СП, РД и др.);

- нормативной документации органов государственного надзора - Госгортехнадзора, Госархстройнадзора, Госатомнадзора, Противопожарной службы, Госкомэкологии (ПБ, ППБ, РД, Методические указания и положения, ПНАЭ и др.).

6.5.4 Вся поступающая в фонды документация проходит учет (регистрацию), один из экземпляров регистрируется как «Контрольный». На официальные издания документов, поступающих в одном экземпляре, проставляется штамп «Не выдается».

6.5.5 Нормативная документация в области стандартизации содержится также в программном комплекте «Кодекс», который периодически обновляется.

6.5.6 Изменение и дополнение нормативных документов производится на основе периодической информации Госстандарта (ИУС - «Информационный указатель стандартов») и Госстроя (БСТ - «Бюллетень строительной техники»). Текст изменений размножается и вносится во все экземпляры документов, а также доводится до сведения держателей в отделах.

6.5.7 Актуализация и пополнение фондов осуществляются на основании ежегодной информации «Общероссийского строительного каталога СК-1», «Указателя государственных стандартов», «Перечня действующих нормативных документов Госгортехнадзора России» и других.

6.5.8 Документация, поставляемая Заказчиком, регистрируется сотрудниками подразделений в журналах регистрации данных, поступивших от Заказчика, и доводится до сведения всех исполнителей данного договора.

Поступившая документация хранится и используется исполнителем в течение выполнения данной работы, а затем передается в составе работы на хранение в архив или, по договоренности, возвращается Заказчику.

7.1 Управление документами СМК включает требования и особенности управления следующих документов:

- Политика в области качества;

- стандартов организации - СТО СМК, СТО;

- записи по качеству, а также порядок внесения изменений в документы.

7.2.1 Политика в области качества оформляется в виде отдельного документа и в обязательном порядке включается в Руководство по качеству.

Разработка проекта Политики осуществляется согласно СТП 02-03, руководством института, отделом стандартизации с привлечением компетентных специалистов из различных подразделений.

7.2.2 Основанием для пересмотра Политики в области качества являются:

- изменение целей организации;

- результаты внешних и внутренних аудитов;

- результаты анализа руководством производственной деятельности организации;

7.2.3 Разработанный проект Политики проходит обсуждение в подразделениях института, полученные замечания и предложения поступают в отдел стандартизации, который дорабатывает проект и передает уточненную редакцию проекта на рассмотрение директору.

7.2.4 Директор рассматривает, уточняет проект и утверждает Политику ЦНИИПСК им. Мельникова в области качества. Подлинник Политики находится в контрольном экземпляре (№ 1) Руководства по качеству.

7.2.5 Политика размножается и передается согласно листу рассылки во все подразделения института. Для обеспечения понимания, внедрения и следования принятой Политике руководители подразделений доводят ее содержание до каждого сотрудника, добиваясь реализации и соблюдения Политики в каждом подразделении.

7.2.6 Текст Политики вывешивается на видных местах и своевременно заменяется при внесении изменений в Политику.

7.2.7 Пересмотр Политики осуществляется в том же порядке с учетом результатов анализа СМК, проводимого руководством.

7.2.8 Ответственность за работу по организации оформления, рассылки, своевременного внесения изменений и пересмотра Политики несет начальник отдела стандартизации.

7.3.1 Руководство по качеству является основным руководящим документом в действующей системе менеджмента качества.

Требования к содержанию «Руководства», перечень вопросов, которые должны быть включены в него, установлены п. 4.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 и соответствуют системе производственных процессов института, включая процессы управления, основные и вспомогательные.

7.3.2 Порядок управления руководством изложен, должен соответствовать правилам и порядку, установленным для стандартов организации, а также изложенным в п. 7.4 настоящего стандарта.

7.4.1 Правила построения, изложения, оформления и обозначения стандартов организации установлены СТО СМК 07-2004.

7.4.2 Определение потребности в разработке стандартов или их актуализации производится на основе результатов анализа эффективности действующей СМК и результатов аудитов. С учетом полученных замечаний и предложений отдел стандартизации составляет программу (план) разработки и пересмотра стандартов, где определяются исполнители работ, сроки разработки. Программа утверждается директором института.

7.4.3 Разработанный проект стандарта при необходимости согласовывается с заинтересованными подразделениями. Формой внутреннего согласования может быть визирование проекта. Проект дорабатывается с учетом полученных замечаний, и окончательная редакция утверждается директором.

Стандарт считается введенным в действие с даты его утверждения директором, которая указывается на первом листе стандарта.

7.4.4 Отдел стандартизации производит регистрацию в журнале учета и регистрации стандартов СТО СМК, размножает необходимое количество учтенных экземпляров и передает стандарт подразделениям института в соответствии с листом рассылки. Получение документа подтверждается подписью начальника подразделения.

7.4.5 Специалисты подразделений, имеющие удостоверение в области менеджмента качества, осуществляют обучение сотрудников по использованию и применению новых утвержденных стандартов и введение их в действие.

7.4.6 Ответственность за внедрение стандартов СТО СМК несет руководитель подразделения, на который он распространяется.

7.4.7 Контрольный экземпляр (экз. № 1) - подлинник стандарта хранится в отделе стандартизации, учтенные копии - в подразделениях института согласно листу рассылки.

Подлинник отмененного стандарта СТО СМК подлежит уничтожению не ранее, чем через три года со времени его отмены.

7.4.8 Блок - схема разработки стандартов организации приведена в приложении Г.

7.5.1 Необходимость внесения изменений в стандарты обуславливается.

- накопленным опытом применения;

- задачами совершенствования системы;

- изменением организационной структуры института;

- результатами внутренних и внешних аудитов.

7.5.2 Каждый сотрудник или подразделение института имеет право предложить разработку или изменение стандарта. Предложение передается в письменном виде, в произвольной форме в отдел стандартизации.

7.5.3 Разработка и утверждение изменений проходит в том же порядке и последовательности, как и стандартов. Правила внесения изменений установлены СТО СМК 07-2004.

Отдел стандартизации присваивает утвержденному изменению порядковый номер и вносит его в журнал учета и регистрации стандартов СМК, а также в лист регистрации изменений в подлиннике изменяемого стандарта, прилагаемого к каждому стандарту.

Утвержденное изменение размножается и рассылается подразделениям института в соответствии с листом рассылки данного стандарта.

7.5.4 При наличии значительных изменений, касающихся содержания стандарта, внесения новых требований и положений, стандарт пересматривается и утверждается в новой редакции.

7.5.5 Ответственность за внесение изменений в учтенные экземпляры стандартов и изъятие устаревших несет руководитель подразделения.

7.5.6 Отмененные или утратившие свое действие документы уничтожаются или переводятся в статус «Недействующий».

7.6.1 Записи по качеству - документы, представляющие объективное доказательство о проделанной работе или достигнутых результатах, в частности доказательство степени выполнения требований к качеству продукции или свидетельство результативности функционирования системы.

Записями по качеству служат отчеты, акты, протоколы заседаний, журналы и другие документы, составляемые исполнителями в ходе выполнения производственных процессов. Они служат основой для последующего проведения анализа, позволяющего выявить тенденции изменения показателей качества, оценивать причины различных несоответствий, назначать корректирующие действия, определять их эффективность.

7.6.2 Процессами управления записями являются:

- регистрация данных о качестве;

- обработка данных о качестве;

- анализ данных о качестве;

- хранение данных о качестве в течение установленного срока;

- изъятие и уничтожение данных о качестве по истечении срока хранения.

7.6.3 Перечень и форма «Записей по качеству», которые должны выполняться в процессе производства работ, представлены в приложении Д.

В приложении приведены разделы и пункты стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001, в которых содержатся требования о регистрации записей о качестве; подразделения института, ведущие записи; документы (записи), фиксирующие данные о проведенном анализе; содержание регистрируемой информации; должностные лица, ответственные за управление записями о качестве.

7.6.4 Записи должны быть четкими, легко идентифицируемыми и поддерживаться в рабочем состоянии. Записи выполняются на бланках и формах установленного образца.

Каждый заполненный (оформленный) документ должен быть подписан ответственным за его составление и датирован. Только при таком условии он считается действительным.

Порядок составления, учета, обращения, хранения и изъятие записей определен в СТП 12-00 Требования к организационно-распорядительной документации.

7.6.5 Записи данных о качестве хранятся в подразделениях, в которых они были выполнены в течение 5 лет или в соответствии с указаниями документов на их разработку.

Оригиналы документов хранятся в местах, защищенных от несанкционированного доступа во избежание их изменений, повреждений или потерь.

7.6.6 Если это отражено в договоре, заказчик имеет право на предоставление ему копий записей по качеству.

Ответственность за выполнение установленного порядка управления документацией несут:

- заместитель директора, ответственный за систему менеджмента качества;

- начальник отдела стандартизации.