Статья: Документы строгой отчетности ( - Главбух

"Главбух". Приложение "Учет в сфере образования", N 4, 2004

ДОКУМЕНТЫ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ

Учреждения образования в своей работе используют большое количество документов строгой отчетности. Одни из них применяются в хозяйственной деятельности (квитанции об оплате), другие - в оформлении трудовых отношений с работниками (трудовые книжки, путевки), а третьи - в рамках образовательной деятельности (дипломы, аттестаты и др.). Изготовление бланков и учет таких документов регламентированы законодательством.

Учреждения образования могут изготовить бланки строгой отчетности (БСО) (свидетельства, аттестаты, дипломы и т.д.) в любой типографии. Форма этих документов должна содержать ряд обязательных реквизитов: гриф утверждения, наименование формы документа, номер, серию (проставленные типографией), код по ОКУД, дату составления документа, наименование организации, ее код по ОКПО, вид оказываемых услуг (работ), единицу измерения в натуральном и денежном выражении и подпись ответственного лица. В случае необходимости в утвержденные формы бланков можно ввести дополнительные реквизиты, в том числе и эмблему (логотип) учреждения и специальные средства защиты (водяные знаки, голограммы и др.).

Представитель учебного заведения по доверенности принимает изготовленные в типографии бланки по накладной и счету. При приемке изготовленные БСО проверяют: сличают фактическое количество бланков, их серии, номера с данными, указанными в накладных (квитанциях и т.п.). К каждой партии бланков, поступающих из типографии, прилагается накладная (или другой сопроводительный документ). В ней указывают наименование БСО, их серию, номера и стоимость. После оприходования бланков составляют акт приемки документов строгой отчетности.

Хранение и использование бланков

Ответственность за хранение бланков строгой отчетности несут руководитель организации или другие работники по письменному указанию руководителя.

БСО хранят в несгораемых шкафах, металлических и деревянных ящиках, обшитых железом. С должностными лицами, которые отвечают за получение, хранение, выдачу и использование бланков строгой отчетности, заключают договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Этим работникам должны быть созданы условия, обеспечивающие сохранность БСО так же, как и денежных средств.

Инвентаризацию БСО, хранящихся у материально-ответственных лиц, проводят одновременно с ревизией денежных средств в кассе. Кроме того, в сроки, установленные руководством образовательного учреждения, необходимы внезапные контрольные проверки наличия бланков, правильности их заполнения и использования. О случаях выявленных расхождений или недостач БСО главный бухгалтер должен письменно докладывать руководителю для принятия мер. Копии квитанций, корешки и другие экземпляры использованных документов строгой отчетности хранят в архиве или на складе образовательного учреждения не менее пяти лет. Ответственность за хранение этих документов несут руководитель организации, а также другие назначенные им работники. После того как установленный срок хранения закончится, использованные бланки уничтожают или сдают в переработку. При этом составляют акт на списание и уничтожение документов строгой отчетности. Его подписывает руководитель образовательного учреждения. Некомплектные или испорченные, а также изъятые из обращения бланки тоже списывают и уничтожают по акту.

Трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для него основной. В трудовую книжку вносят сведения о работнике, его должности, переводе на другую постоянную работу и увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе. Порядок учета трудовых книжек определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее - Правила). О заполнении трудовых книжек читайте в журнале "Учет в сфере образования" N 2, 2004, с. 70.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к документам строгой отчетности. Их выдают работнику, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначает приказом руководитель. Таких ответственных лиц чаще всего бывает два - сотрудник кадровой службы, который отвечает за ведение, хранение и выдачу этих документов, а также сотрудник бухгалтерии, который ведет учет и финансовые операции с БСО. По окончании каждого месяца кадровик представляет в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки с приложением приходных ордеров кассы организации.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее уничтожают на основании акта. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранят в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки передают в архив организации для хранения в течение 50 лет, а затем уничтожают в установленном порядке.

Для учета трудовых книжек используются несколько специальных форм.

С 1 января 2004 г. вступила в силу новая Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Приказом Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69. А Минфин России своим Приказом от 22 декабря 2003 г. N 117н утвердил Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку.

В соответствии с п.40 Правил с 1 января 2004 г. необходимо вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Образец заполнения книг вы найдете в журнале "Учет в сфере образования" N 2, 2004, с. 72.

Приходно-расходную книгу ведет бухгалтерия учреждения. В нее вносят сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Книгу учета движения трудовых книжек ведет кадровая служба. В этой книге регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также те, которые были выданы работникам впервые с указанием серии и номера. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.

При выдаче работнику новой трудовой книжки и вкладыша к ней работодатель через свою или централизованную бухгалтерию взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение бланков. Однако при неправильном первичном заполнении или порче трудовой книжки не по вине работника, а также в случае их массовой утраты в результате чрезвычайных ситуаций стоимость трудовых книжек и вкладышей к ним возмещается за счет организации.

Если бланк испорчен, то составляют акт о списании. Для бюджетных учреждений его форма (ф. 816, код по ОКУД 0504816) определена в Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной Приказом Минфина России от 30 декабря 1999 г. N 107н (далее - Инструкция N 107н).

Документы об образовании

Обучение в большинстве образовательных учреждений завершается выдачей выпускникам дипломов, аттестатов и свидетельств. Как правило, все они относятся к документам строгой отчетности. При этом для многих из них Министерством образования РФ установлены специальные требования по вопросам их получения, учета, хранения, заполнения и выдачи. Эти требования адресованы органам управления образованием и учебным заведениям.

Примечание редакции. Обратите внимание, что Приказом Минфина России от 26 августа 2004 г. N 70н утверждена новая Инструкция по бюджетному учету. В Приложении 2 к ней приведены формы первичных документов, применяемые бюджетными учреждениями. Сами формы не изменились.

Документ государственного образца об образовании и (или) квалификации необходим для продолжения обучения в государственном или муниципальном образовательном учреждении последующего уровня образования в соответствии со ст.27 Закона РФ от 10 июля 1992 г. N 3266-1 "Об образовании". Аттестат или диплом выдают выпускникам учреждения образования, прошедшим государственную (итоговую) аттестацию. Квалификации, указанные в документах об образовании, дают право их обладателям заниматься профессиональной деятельностью, в том числе занимать должности, для которых определены обязательные квалификационные требования к образовательному цензу. Если учащийся не завершил полный курс, то ему выдают академическую справку (справку об обучении в образовательном учреждении).

Обратите внимание, что документы государственного образца могут выдавать только те учебные заведения, которые имеют государственную аккредитацию. Для различных типов образовательных учреждений Министерством образования РФ разработаны разные положения и инструкции о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца.

Для общеобразовательных учреждений Приказом Минобразования России от 2 апреля 1996 г. N 143 утверждено Положение о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании.

Бланки аттестатов являются документами строгой отчетности. Их печатают с единой порядковой нумерацией только по заказу Минобразования России. Бланки пересылают спецсвязью или ценными почтовыми переводами в органы управления образованием субъектов РФ. Затем руководители общеобразовательных учреждений получают их в органах управления образованием в количестве, соответствующем оформленной заявке.

Учет и регистрацию аттестатов ведут в специальных книгах. Для аттестатов об основном общем образовании ведут книгу учета и записи аттестатов об основном общем образовании, похвальных листов. А для аттестатов о среднем (полном) общем образовании используют книгу учета и записи выданных аттестатов о среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей. В этих книгах указываются номера аттестатов и фамилия, имя, отчество их получивших. Ежегодно в конце списка всех выпускников, занесенных в книгу, расписываются лица, за подписью которых выданы аттестаты (разборчиво).

В книгах не должно быть никаких помарок и подчисток. Необходимые исправления, а также все последующие записи о выдаче документов об образовании в связи с несвоевременным их получением, скрепляются подписями лиц, выдавших аттестаты, и гербовой печатью. Неправильную запись зачеркивают одной чертой, сверху вносят правильную запись и ставят роспись лица, внесшего исправление. Внизу страницы делают сноску "Исправлено в записи под порядковым N. в графе (наименование графы) с. на. ". Ее подписывает руководитель общеобразовательного учреждения, проставляет дату и скрепляет гербовой печатью.

С момента получения бланков аттестатов и приложений к ним и до выдачи аттестатов выпускникам эти документы хранят в сейфе руководителя (или его заместителя, ответственного за хранение, учет и регистрацию БСО), который несет персональную ответственность за сохранность этих бланков.

Испорченные бланки сдают в органы управления образованием, где они были получены. На все испорченные бланки составляют опись в двух экземплярах, в которой указывают номера бланков всех видов. Первый экземпляр направляют в органы управления образованием, а второй остается у руководителя общеобразовательного учреждения. Неправильно оформленные бланки аттестатов считаются испорченными и уничтожаются в установленном порядке.

О каждом случае пропажи бланков аттестатов нужно сообщать в органы внутренних дел с указанием номеров пропавших бланков и изложением обстоятельств, при которых произошла пропажа, а также не позднее 1 сентября текущего года - в Минобразование России.

Высшие профессиональные образовательные учреждения

Документы государственного образца о высшем профессиональном образовании заказывают тоже централизованно. Высшие учебные заведения ежегодно представляют заявки на необходимое количество бланков в органы управления образованием. В них указывают количество бланков с отличием и без него.

Бланки государственных документов о высшем профессиональном образовании хранят в высших учебных заведениях как документы строгой отчетности. При этом высшие учебные заведения руководствуются Инструкцией о порядке выдачи документов государственного образца, утвержденной Приказом Минобразования России от 13 января 1999 г. N 46.

Документы о высшем профессиональном образовании вручают лично выпускнику, прошедшему в установленном порядке итоговую государственную аттестацию, или другому лицу по доверенности. Основанием выдачи диплома является решение государственной аттестационной комиссии. Копии этих документов в одном экземпляре подлежат постоянному хранению в архиве вуза в личном деле человека, окончившего вуз. Академическую справку государственного образца выдают лицам, отчисленным с первого или второго курса. При этом следует иметь в виду, что документы об образовании негосударственного образца не подлежат обмену на документы об образовании государственного образца.

Для регистрации выдаваемых дипломов, приложений к ним и академических справок в каждом высшем учебном заведении ведутся специальные книги (книги регистрации). Их прошнуровывают, пронумеровывают, скрепляют печатью Управления делами вуза и хранят тоже как документы строгой отчетности. Испорченные при заполнении бланки документов уничтожают.

Послевузовское профессиональное образование

Лицам, прошедшим профессиональную переподготовку в аспирантуре, адъюнктуре и т.д. выдают удостоверение о послевузовском профессиональном образовании, подтверждающее присвоение дополнительной квалификации.

Бланки таких удостоверений хранят в образовательном учреждении как документы строгой отчетности в порядке, установленном в Приложении N 2 к Приказу Минобразования России от 15 октября 1999 г. N 568. Их печатают централизованно по представлению Минобразования России в Гознаке. Образовательные учреждения ежегодно представляют заявки на необходимое количество дипломов в соответствии с заключенными договорами в министерства и ведомства по подчиненности.

Среднее профессиональное образование

Дипломы о среднем профессиональном образовании государственного образца, приложения к ним и академические справки также являются документами строгой отчетности. Их выдают выпускникам образовательных учреждений среднего профессионального образования, прошедшим итоговую государственную аттестацию в аккредитованном по соответствующим специальностям образовательном учреждении. При этом используют Инструкцию, утвержденную Постановлением Госкомвуза России от 10 апреля 1996 г. N 6.

Для регистрации выданных дипломов заводят специальную книгу, которая прошнуровывается, пронумеровывается и хранится у руководителя образовательного учреждения.

Испорченные при заполнении бланки дипломов подлежат уничтожению. Для этого создают комиссию, которая составляет акт в двух экземплярах. В этом документе указывают количество прописью и номера уничтожаемых бланков дипломов с отличием и без отличия. Номера испорченных бланков вырезают и наклеивают на отдельный лист бумаги, который прилагают к экземпляру акта для бессрочного хранения в образовательном учреждении среднего профессионального образования. Второй экземпляр акта высылают учредителю для хранения в архиве.

Для документов, связанных с получением начального профессионального образования, действует Инструкция, утвержденная Приказом Минобразования России от 25 декабря 2000 г. N 3832. Бланки дипломов, свидетельств и выписок итоговых оценок успеваемости к ним относятся к документам строгой отчетности.

Все эти бланки централизованно заказывает Министерство образования РФ по заявкам органов управления образованием, в ведении которых находятся учреждения начального профессионального образования.

В органах управления образованием и в образовательных учреждениях НПО назначают лиц, ответственных за получение, учет и хранение бланков. Учет бланков дипломов, свидетельств и выписок итоговых оценок успеваемости к ним ведут в специальных журналах.

Испорченные при заполнении бланки дипломов, свидетельств и выписок итоговых оценок успеваемости к ним списывают по актам. Их уничтожают в том же порядке, что и бланки дипломов в средних профессиональных учебных заведениях.

О каждом случае пропажи бланков дипломов или свидетельств необходимо уведомлять органы внутренних дел.

Бухгалтерский учет бланков

Дипломы, аттестаты, путевки в дома отдыха, санатории и другие БСО учитывают на балансе по стоимости приобретения и на забалансовых счетах в условной оценке. Забалансовый счет 006 предназначен для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности. При этом ведут аналитический учет по каждому виду БСО и местам их хранения. Бухгалтерский учет ценностей за балансом ведут по простой системе - двойные записи не используют. При получении того или иного имущества дебетуют соответствующий забалансовый счет, а при списании - тот же счет кредитуют.

При оприходовании бланков за баланс встает вопрос об их условной стоимости. Можно рассматривать два варианта: оценку по себестоимости (цене приобретения) либо условную оценку, одинаковую для всех бланков, например 1 руб.

Но оценка бланков по цене приобретения на забалансовом счете большого смысла не имеет, так как по той же стоимости они числятся на балансе учреждения.

Остается второй вариант. Это единственный вид оценки, который применим к объектам, по которым не указаны цены и которые учреждение получает бесплатно, например дипломы.

Полученные бланки негосударственные образовательные учреждения учитывают на счете 10 "Материалы" по их фактической себестоимости. Бухгалтерия ведет книгу учета документов строгой отчетности, в которой бланки учитывают по наименованиям, сериям и номерам. Листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписями руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации.

Бланки строгой отчетности выдают материально-ответственным лицам под отчет. При этом на каждый вид бланков составляют в двух экземплярах заборно-контрольный лист. Один экземпляр этого листа выдают под расписку материально-ответственному лицу, а второй хранят в бухгалтерии. Формы этих документов организации разрабатывают самостоятельно на основе общих требований, предъявляемых ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ к первичным учетным документам.

После использования бланков материально-ответственные лица возвращают заборно-контрольные листы в бухгалтерию. К ним прилагают корешки (копии) квитанций, подтверждающие, что деньги получены, если за бланки взималась плата с работников. Испорченные БСО также сдают в бухгалтерию. На основании этих документов списывают бланки строгой отчетности с забалансового учета.

По заборно-контрольным листам ежемесячно составляют оборотные ведомости по видам бланков и листам их хранения. Данные этих ведомостей сверяют с записями в книге учета БСО.

В бухгалтерском учете используется следующая схема проводок учета документов строгой отчетности:

Дебет 10 Кредит 60

- оприходованы бланки строгой отчетности;

Дебет 19 Кредит 60

- учтен НДС по БСО, полученным от типографии;

- одновременно бланки учтены на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" в условной оценке;

Дебет 60 Кредит 51

- оплачены бланки строгой отчетности;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- предъявлен к вычету из бюджета НДС по оприходованным и оплаченным бланкам строгой отчетности;

Дебет 20 (26) Кредит 10

- стоимость бланков строгой отчетности списана со счета учета материалов на счета учета затрат (общехозяйственных расходов);

- списаны использованные бланки строгой отчетности с забалансового счета.

Учет в бюджетных образовательных учреждениях

В соответствии с Инструкцией N 107н к бланкам строгой отчетности относятся квитанционные книжки, аттестаты, дипломы, бланки удостоверений, бланки трудовых книжек и вкладыши к ним и т.п. в соответствии с перечнями, утвержденными федеральными органами исполнительной власти. Бланки строгой отчетности в бюджетных образовательных учреждениях учитывают на забалансовом счете 04.

Средства, получаемые учреждениями от органов государственной власти и местного самоуправления, предприятий, учреждений и физических лиц на приобретение бланков по бухучету и отчетности и бланков учебно-аттестационной документации учитывают на субсчетах 110 "Целевые средства и безвозмездные поступления" и 270 "Целевые средства на содержание учреждения и другие мероприятия":

Дебет 110 Кредит 270

- поступление целевых средств на приобретение документов строгой отчетности.

Операции с БСО в бюджетных образовательных учреждениях оформляют по следующей схеме.

Расходы на приобретение бланков учебно-аттестационной документации и документации по бухучету и отчетности отражаются проводками:

Дебет 019 (063) Кредит 178

- получены документы строгой отчетности;

Дебет 178 Кредит 110

- перечислена оплата бланков.

В конце отчетного года списывают фактические расходы проводкой:

Дебет 270 Кредит 225.

Разные денежные документы (оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, бланки трудовых книжек и вкладыши к ним и др.) учитывают на субсчете 132. Прием в кассу и выдачу из кассы таких документов оформляют кассовыми ордерами, на которых ставят штамп "фондовый". Учет этих операций ведут отдельно от операций по денежным средствам. Регистрируют приходные и расходные фондовые ордера в конце журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. КО-3, код 0310003) на отдельных листах. Аналитический учет по этому субсчету ведут на многографных карточках по источникам финансирования.

Если бланки строгой отчетности имеют номинальную стоимость, то их учитывают по ней. Расходы по изготовлению бланков относят на субсчета учета расходов: на субсчет 200 "Расходы по бюджету на содержание учреждения. " или субсчет 220 "Расходы по предпринимательской деятельности" - в зависимости от направления использования (основная или предпринимательская деятельность).

Бухгалтер делает следующие проводки:

Дебет 200 (220) Кредит 178

- учтены расходы по изготовлению (приобретению) бланков на сумму номинальной стоимости;

Дебет 160 Кредит 401

- переданы бланки строгой отчетности под отчет на сумму номинальной стоимости.

Поступление выручки от реализации бланков строгой отчетности отражается в учете следующей проводкой:

Дебет 120 Кредит 160

- получена выручка от реализации бланков строгой отчетности.

При этом одновременно делается проводка:

Дебет 401 Кредит 400.

Получив от материально-ответственного лица отчет об использовании бланков, учреждение списывает их с забалансового счета 04.

Аналитический учет бланков строгой отчетности ведут по каждому виду бланков и местам их хранения в Книге учета бланков строгой отчетности (ф. 448). При этом бланки трудовых книжек и вкладышей к ним учитывают в отдельной книге. Книги прошнуровывают и опечатывают сургучной (мастичной) печатью, а количество листов заверяет подписью руководитель учреждения. Если бланк по какой-либо причине был испорчен, то составляют Акт о списании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (ф. 816).

Заполнение книги учета бланков

Пример. Институт экономики и права 9 апреля 2004 г. получил по накладной N 31 бланки удостоверений о послевузовском профессиональном образовании в количестве 50 штук. Условная оценка - 10 руб. за бланк. Всего получено бланков на условную сумму:

50 шт. х 10 руб. = 500 руб.

21 июня 2004 г. 43 удостоверения через подотчетное лицо Симонову Е.К. были выданы аспирантам, закончившим обучение.

Как внесены записи в книгу по учету бланков строгой отчетности, смотрите в приложении на с. 70.

ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ

Центра экономики образования

Применение бланков строгой отчетности при проведении спортивных занятий

Имею два высших образования, стаж работы частнопрактикующим юристом более 15 лет. Решение юридических задач для меня является очень интересным видом деятельности и моя цель - совершенствоваться в этой области. Особенный интерес представляют арбитражные споры, поскольку первое экономическое образование и опыт работы дает мне знание экономических основ деятельности предприятий, знание принципов ведения бухгалтерского учета, а также составления и анализа финансовой отчетности. Приятно, что мн.

PPT.RU - Власть. Право. Налоги. Бизнес

© 1997 - 2016 Петербургский правовой портал
Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна

Что является бланками строгой отчетности

"Бюджетные учреждения здравоохранения:

бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 9

Учреждения здравоохранения при оказании тех или иных медицинских услуг, в том числе на платной основе, используют различные бланки строгой отчетности (БСО). Такие бланки, как правило, содержат обязательные реквизиты: наименование, серию и номер и подлежат особому учету. В данной статье рассматриваются порядок отражения БСО в бюджетном учете и основные требования, предъявляемые к операциям с ними.

Порядок ведения бюджетного учета БСО регулируется Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной Приказом N 25н (далее - Инструкция N 25н) <*>. Согласно ее требованиям БСО, находящиеся в учреждении на хранении и выдаваемые под отчет, учитываются на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности" в условной оценке 1 руб. за 1 бланк. Однако они приобретаются по фактической стоимости по коду Экономической классификации расходов, утвержденной Приказом Минфина России N 152н (далее - Экономическая классификация расходов) <**>, - 226 "Прочие услуги", что также подтверждается Письмом Минфина России от 14.04.2006 N 02-14-10/880.

<*> Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н.

<**> Экономическая классификация расходов, утвержденная Приказом Минфина России от 21.12.2005 N 152н.

Израсходованные, а также испорченные БСО списываются по Акту о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816), который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения на основании ведомости расхождений по результатам инвентаризации (п. 236 Инструкции N 25н). Акт применяется для списания БСО (в том числе негодных к применению), а также испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Аналитический учет по счету 03 "Бланки строгой отчетности" ведется по каждому виду бланков и местам их хранения в Книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045), утвержденной Приказом Минфина России N 123н (далее - Приказ N 123н) <*>.

<*> Приказ Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".

Ежемесячно формируется журнал по прочим операциям по счету 03 "Бланки строгой отчетности", который подшивается вместе с первичными документами, подтверждающими движение БСО.

Порядок учета и хранения БСО целесообразно прописать в учетной политике учреждения, которая утверждается приказом его руководителя. В этом же документе следует указать перечень лиц, ответственных за получение, хранение и выдачу бланков. С каждым из них заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности по форме, утвержденной Постановлением Минтруда России N 85 <*>.

<*> Постановление Минтруда России от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении Перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества".

Перечисленные в п. 236 Инструкции N 25н виды БСО (квитанционные книжки, аттестаты, дипломы, бланки удостоверений, бланки трудовых книжек и вкладыши к ним) - далеко не все БСО, применяемые в медицинских учреждениях. Их учет регулируется не только Инструкцией N 25н, но и другими нормативными актами, принятыми Министерством здравоохранения и социального развития РФ, в том числе входящими в его состав федеральными службами и агентствами, а также документами региональных и местных уровней власти РФ.

Условно все БСО, используемые учреждениями здравоохранения, можно разделить на следующие группы:

- применяемые учреждениями здравоохранения при расчетах с населением;

- выдаваемые учреждениями населению в соответствии с законодательством РФ;

- подтверждающие оказание медицинских услуг;

- общепринятые БСО, используемые учреждениями при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности.

Учет БСО каждой из этих групп в регистрах бюджетного учета, а также порядок их хранения, заполнения и выдачи имеют свои особенности. Предлагаем рассмотреть некоторые из них.

Большинство учреждений здравоохранения оказывает платные услуги. После принятия Федерального закона N 54-ФЗ <*> наличные расчеты с населением необходимо вести с использованием ККТ. Однако согласно п. 2 вышеуказанного Закона организации могут применять вместо ККТ бланки строгой отчетности в соответствии с порядком, определяемым Правительством РФ. В данный момент такой порядок установлен Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники <**> (далее - Положение N 171) и уточнен Письмом Минфина России от 27.09.2005 N 03-01-20/5-193.

<*> Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".

<**> Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 N 171.

Согласно п. 5 Положения N 171 БСО должен содержать следующие обязательные реквизиты:

- сведения об утверждении формы бланка;

- наименование, шестизначный номер и серию;

- код формы бланка по Общероссийскому классификатору управленческой документации;

- наименование и код организации, выдавшей бланк;

- единицу измерения оказания услуг;

- стоимость услуги в денежном выражении;

- дату осуществления расчета;

- наименование должности, фамилию, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личную подпись, печать организации.

Серия и номер на бланке проставляются его изготовителем. Дублирование серии и номера на БСО, имеющих отрывные части, не допускается. Исключение составляют бланки, которые заполняются в двух экземплярах с использованием копировальной или самокопировальной бумаги.

Документы, оформленные на бланках строгой отчетности, являются первичными учетными документами. При их оформлении следует руководствоваться требованиями п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ <*>, то есть бланки должны заполняться четко и разборчиво. Подчистки и исправления на них не допускаются. Испорченные или неправильно заполненные бланки не уничтожаются, а перечеркиваются и прилагаются к кассовому отчету за тот день, в котором они выписаны.

<*> Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Учет БСО, выдаваемых взамен кассовых чеков, ведется по их наименованиям, сериям и номерам в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045). Листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером учреждения, скреплены печатью (штампом).

Согласно п. 19 Положения N 171 бланки хранятся в металлических шкафах и (или) сейфах. Допускается в случае их большого количества хранение в специально оборудованных опломбированных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение бланков.

Инвентаризация БСО осуществляется одновременно с инвентаризацией наличных денежных средств в кассе учреждения. При осуществлении контроля надлежащего использования бланков проверяется наличие на сброшюрованных бланках печати учреждения и подписи главного бухгалтера, сохранность копий бланков (корешков), отсутствие подчисток и исправлений, соответствие сумм, указанных в копиях (корешках), суммам, отраженным в ведомостях и реестрах, сдаваемых в бухгалтерию, или в кассовых отчетах.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков (корешки), подтверждающие суммы принятых наличных денежных средств, хранятся в учреждении в систематизированном виде не менее 5 лет (п. 23 Положения N 171). По окончании установленного срока хранения копии использованных бланков уничтожаются на основании Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816). Также уничтожаются некомплектные или испорченные бланки.

Пример 1. Медицинское учреждение оказало услуги массажа клиенту на сумму 590 руб. Учреждение не использует ККТ. Взамен кассового чека выписаны бланки строгой отчетности - квитанция, подтверждающая прием денежных средства от клиента, по форме 0504510 от 20.07.2006, серия ЛХ N 0014699 и приходный кассовый ордер по форме 0310001 от 20.07.2006 N 265 на сумму 590 руб. Квитанция заполняется в двух экземплярах с использованием копировальной бумаги. Копия квитанции выдается клиенту.

Денежные средства приняты кассиром и отражены в кассовой книге по форме 0504514 (Приложение N 2 к Инструкции N 25н). Квитанция подшита к журналу операций по счету "Касса" в качестве первичного документа, подтверждающего прием денег в кассу учреждения.

В бухгалтерском учете учреждения будут сделаны следующие проводки:

От редакции. Проблема использования учреждениями здравоохранения БСО при расчетах с населением также освещена в журнале "Бюджетные учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, 2006 в рубрике "Вопрос-ответ".

Оказание учреждениями здравоохранения медицинских услуг подтверждается оформлением соответствующих документов, большинство из которых является бланками строгой отчетности. К таким документам, например, можно отнести листки нетрудоспособности, справки и т.д. Рассмотрим оформление, выдачу и отражение в бюджетном учете некоторых из них.

Порядок обеспечения бланками листков нетрудоспособности медицинских организаций, имеющих лицензию на осуществление работ и услуг по оказанию соответствующей медицинской помощи, включая проведение экспертизы временной нетрудоспособности, а также их учета и хранения определен Инструкцией N 18/29 <*>.

<*> Инструкция о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения, утв. Приказом ФСС РФ и Минздрава России от 29.01.2004 N 18/29.

Изготовление бланков листков нетрудоспособности обеспечивает ФСС РФ. Региональные отделения ФСС РФ обеспечивают бланками листков нетрудоспособности медицинские организации по мере необходимости на основании отчетов-заявок на получение бланков листков нетрудоспособности, предоставляемых ими на соответствующий квартал года.

Выдача бланков листков нетрудоспособности ФСС РФ оформляется накладной в двух экземплярах, один из которых (первый) передается медицинскому учреждению, второй остается в региональном отделении ФСС РФ. Причем согласно требованиям Инструкции N 18/29 доставка бланков листков нетрудоспособности от регионального отделения фонда производится за счет средств получателя бланков.

Бланки листков нетрудоспособности являются документами строгой отчетности и должны храниться в специальных помещениях, сейфах или в специально изготовленных шкафах, обитых оцинкованным железом, с надежными внутренними или навесными замками. Помещения, сейфы, шкафы, где хранятся бланки, должны быть закрыты на замки и опечатаны.

Учет прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности осуществляется учреждениями здравоохранения в книге получения бланков листков нетрудоспособности, заполняемой при получении бланков от органа управления здравоохранением, и книге распределения бланков листков нетрудоспособности. Форма книг приведена в Приложениях NN 2 и 3 к Инструкции N 18/29.

Книги получения и распределения бланков листков нетрудоспособности должны быть пронумерованы, прошнурованы и иметь на последней странице запись: наименование организации, количество страниц, печать организации и подпись руководителя. Записи в книгах производятся в хронологическом порядке при совершении операции лицом, ответственным за получение, выдачу и хранение бланков листков нетрудоспособности.

Корешки бланков листков нетрудоспособности хранятся в медицинских организациях в течение трех лет, после чего уничтожаются. При уничтожении составляется Акт об уничтожении корешков бланков листков нетрудоспособности, срок хранения которых истек. Форма акта приведена в Приложении N 4 к Инструкции N 18/29. Вместе с данным актом бюджетными учреждениями здравоохранения составляется Акт о списании бланков строгой отчетности.

Медицинские организации ведут учет испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности в книге учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности (Приложение N 5 к Инструкции N 18/29).

В конце года медицинские организации передают информацию об испорченных, утерянных и похищенных бланках листков нетрудоспособности в региональное отделение ФСС РФ. Испорченные бланки листков нетрудоспособности хранятся в медицинских организациях в отдельной папке с описью, в которой указываются фамилия, имя, отчество лечащего врача, дата сдачи, номера и серии испорченных бланков. Уничтожение испорченных бланков листков нетрудоспособности производится в медицинских организациях по истечении трех лет комиссией, созданной по приказу руководителя медицинской организации, по Акту об уничтожении испорченных бланков листков нетрудоспособности (Приложение N 6 к Инструкции N 18/29). Ответственность за получение, хранение и распределение бланков, а также за учет и отчетность по ним несут руководители и главные бухгалтеры региональных отделений фонда, медицинских организаций. В свою очередь, лечащие врачи, а также работники медицинской организации, оформляющие листки нетрудоспособности централизованно на основании приказа руководителя медицинской организации, несут личную ответственность за сохранность полученных бланков.

Порядок выдачи листков нетрудоспособности определен Инструкцией N 206 <*>. В соответствии с п. 1.3. Инструкции N 206 право на выдачу листков нетрудоспособности физическим лицам имеют лечащие врачи государственной, муниципальной и частной системы здравоохранения на основании лицензии на проведение экспертизы временной нетрудоспособности.

<*> Инструкция о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденная Приказом Минздравмедпрома России от 19.10.1994 N 206 и Постановлением ФСС РФ от 19.10.1994 N 21.

Листки нетрудоспособности выдаются лечащим врачом в день установления нетрудоспособности, включая праздничные и выходные дни при предъявлении физическим лицом - пациентом документа, удостоверяющего его личность. Не допускается выдача листка нетрудоспособности за прошедшие дни, когда больной не был освидетельствован врачом.

Согласно п. 1.5. Инструкции N 206 не имеют права на выдачу документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность, медицинские работники станций (отделений) скорой медицинской помощи, переливания крови, учреждений судебно-медицинской экспертизы, бальнеогрязелечебниц и городских курортных водогрязелечебниц, домов отдыха, туристических баз, учреждений санэпиднадзора.

В случае заболевания студентов и учащихся средних и высших учебных заведений для освобождения их от учебы выдается справка по установленной форме.

По беременности и родам листок нетрудоспособности выдается врачом - акушером-гинекологом, а при его отсутствии - врачом, ведущим общий прием.

Порядок оформления листка нетрудоспособности утвержден Приложением N 4 к Приказу Минздравмедпрома России N 5 <*> (далее - Приказ N 5).

<*> Приказ Минздравмедпрома России от 13.01.1995 N 5 "О мерах по совершенствованию экспертизы временной нетрудоспособности".

Листок нетрудоспособности является многофункциональным документом, служащим основанием для освобождения от работы в случае временной нетрудоспособности и начисления по нему пособия.

Лицевая сторона бланка листка нетрудоспособности заполняется лечащим врачом. Обратная сторона - администрацией учреждения, в котором работает пациент.

Записи в листке нетрудоспособности (справке) производятся синими, фиолетовыми или черными чернилами на русском языке. Исправленный или зачеркнутый текст подтверждается записью "исправленному верить", подписью лечащего врача и печатью лечебно-профилактического учреждения.

Обратите внимание: на бланке допускается не более двух исправлений.

Листок нетрудоспособности не может быть закрыт по просьбе пациента или по требованию администрации с места его работы.

При утере листка нетрудоспособности дубликат выдается лечащим врачом при наличии справки с места работы о том, что пособие по данному листку нетрудоспособности не выплачено. В верхнем правом углу бланка делается запись - "дубликат", в разделе "освобождение от работы" одной строкой записывается весь период нетрудоспособности, заверяется лечащим врачом и заместителем руководителя лечебно-профилактического учреждения по клинико-экспертной работе. Одновременно делается соответствующая запись в медицинской документации и проставляется номер выданного листка нетрудоспособности.

Согласно Постановлению ФСС РФ N 25 <*> при оформлении документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, и других медицинских документов специальные печати или штампы учреждения (организации) используются без указания его профиля.

<*> Постановление ФСС РФ от 17.05.1995 N 25 "О печатях и штампах для оформления медицинских документов".

Номера бланков листков нетрудоспособности, даты их выдачи, продления или выписки на работу записываются в амбулаторной карте (истории болезни).

Порядок учета и хранения документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность, определен в Приложении N 5 к Приказу N 5. Органы управления здравоохранением и лечебно-профилактические учреждения должны вести точный количественный учет прихода, наличия и расхода бланков. Для этих целей ведется книга учета бланков листков нетрудоспособности в лечебно-профилактических учреждениях. Записи в книге производятся в хронологическом порядке при совершении операций лицом, ответственным за получение и хранение бланков документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность.

Использование бланков листков нетрудоспособности внутри лечебно-профилактического учреждения фиксируется в книге регистрации распределения бланков.

Все документы о получении и расходовании бланков документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность, нумеруются в хронологическом порядке, сброшюровываются и хранятся в папках. Документы по приходу бланков хранятся отдельно от документов по их расходу. На документах должна быть отметка о записи в книгу.

Учет справок в связи с болезнью студентов, учащихся техникумов, профессионально-технических училищ, школ (ф. 095у) ведется отдельно.

Медицинские работники лечебно-профилактических учреждений получают бланки листков нетрудоспособности под расписку от лиц, ответственных за их хранение и распределение, уполномоченных главным врачом, отчитываются о расходовании документов, сдавая корешки ранее полученных бланков. За сохранность полученных бланков медицинские работники несут личную ответственность.

Учет бланков листков нетрудоспособности, выдаваемых врачами (фельдшерами), производится в журналах регистрации (ф. 036у).

Бюджетный учет листков нетрудоспособности как бланков строгой отчетности ведется на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности". Для более четкого учета рекомендуется в учетной политике учреждения ввести дополнительные субсчета: 03/1 "Бланки строгой отчетности у материально-ответственных лиц", 03/2 "Бланки строгой отчетности, выданные работнику". Кроме того, рекомендуем оформлять использование бланков медицинскими работниками авансовыми отчетами с приложением к ним корешков листков нетрудоспособности.

Пример 2. В июне 2006 г. поликлиникой N 2 получено от вышестоящей организации централизованно 10 000 бланков листков нетрудоспособности. Полученные материально-ответственным лицом бланки хранятся в сейфе в специальном помещении. В июле 2006 г. выдано под расписку терапевту 20 листков нетрудоспособности. В учетной политике учреждения отмечено, что отчет медицинскими работниками по используемым листкам нетрудоспособности производится в последний день месяца. В течение июля 2006 г. терапевт выписал 11 листков нетрудоспособности, что подтвердил авансовым отчетом от 31.07.2006 N 1563 с приложенными к нему корешками листков нетрудоспособности. 31.07.2006 составлен Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).

В учете учреждения бухгалтером будут сделаны следующие записи:

За июль 2006 г. сформирован журнал по прочим операциям по счету 03 "Бланки строгой отчетности". Все первичные документы, подтверждающие поступление и выбытие бланков строгой отчетности, подшиты к журналу.

От редакции. В продолжение темы будет рассмотрен учет в регистрах бюджетного учета, а также порядок хранения, заполнения и выдачи БСО, оформляемых при:

- приеме, хранении и выдаче вещей, денег, денежных документов и ценностей, принадлежащих больным, находящимся в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения;

- заготовке и переработке крови в учреждениях здравоохранения и др.

Окончание см. "Бюджетные учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 10

Подписано в печать

Ассоциация содействует в оказании услуги в продаже лесоматериалов: отделка гипсокартоном бруса по выгодным ценам на постоянной основе. Лесопродукция отличного качества.